كيفية كتابة التعليمات بشكل واضح

كثير من الناس لا يقرأ التعليمات إلا كملاذ أخير. وبمجرد قراءتها لهم ، يكونون متعاونين فقط إذا كانت مكتوبة بلغة واضحة وموجزة. عندما تفهم جمهورك ، ستكون مستعدًا بشكل أفضل لتقديم مقدمة ، متبوعة بالتعليمات.

دراسة جمهورك

عادة ما تخبر التعليمات القارئ بكيفية عمل أو بناء أو تشغيل أو صيانة منتج أو إجراء. أولاً ، قم بتأهيل الجمهور المقصود لمعرفة مدى فهمهم للموضوع. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب تعليمات للتعيينات الجديدة ، فيجب كتابتها بلغة واضحة ، بينما قد تتضمن التعليمات للإدارة العليا مزيدًا من اللغات الصناعية. استخدم اللغة المناسبة للقراء ، وقم بتضمين أكبر قدر من التفاصيل عند الحاجة لتنفيذ المهمة.

خلق مقدمة

في كثير من الأحيان يتخطى القراء مقدمة سردية ويتحركوا مباشرة في التعليمات. إحدى الطرق لمساعدة القراء على الانتقال من خلال المقدمات هي كتابة تفسير أو سبب للتعليمات في قائمة ذات تعداد رقمي بدلاً من نموذج الفقرة. من المرجح أن يراجع القراء القائمة. قم بتضمين الغرض من التعليمات ، من يجب أن يقرأ المستند وما يتضمنه ، كل منها تحت عنوان منفصل. تقدم هذه المقدمة أيضًا للقراء فكرة حول ما لم يتم تغطيته.

استخدم الصوت النشط

الامتناع عن استخدام الصوت المنفعل ، مثل "يجب إدخال السلك الأبيض في القابس A." بدلاً من ذلك ، اكتب التعليمات كأوامر تتطلب صوتًا نشطًا ، مثل "أدخل السلك الأبيض في القابس A." سواء كنت تكتب قائمة أو سرد أو كتيب ، تفصل الجمل الطويلة مع خطوات متعددة في تعليمات موجزة مدرجة تحت عناوين. فصل الجمل التي تتضمن كلمة "و" إلى جمل منفصلة أقصر. بدلاً من الكتابة "يجب أن يتم ربط الكبل ووضعه في المخرج الأحمر" ، اكتب جملتين تبدأ بأفعالات العمل ، مثل "لصق الكبل". ضع الكبل المتقطع في المخرج الأحمر. "يمكن أن يشير العنوان الواضح الغامق إلى شيء مثل" Hook Up the Wires ".

إجراءات منفصلة من المعلومات التوضيحية

في كثير من الأحيان ، تحتاج التعليمات أيضًا إلى تفسيرات. اكتب تعليقات توضيحية بإحدى طريقتين. عريض الإرشادات الفعلية بحيث تبرز ، أو تقديم توضيحات في عمود منفصل كمرجع. يتمثل أحد التكتيكات في وضع الخطوات على أحد جانبي الوثيقة ، مع وجود التفسيرات في فقرة قصيرة في عمود جنباً إلى جنب. طريقة أخرى أكثر فعالية هي جريئة التعليمات الفعلية وإكمال الخطوة بكتابة التفسير. على سبيل المثال ، "اضغط على الزر الأحمر لمدة ثلاث ثوان (غامق). هذا سيسمح للضوء بالتنشيط."