ويساعد تجميع دقائق الاجتماع بدقة على ضمان أن يظل المشاركون يركزون على المهام المخصصة ، ويقلل من سوء التواصل ويحسن كفاءة الاجتماعات اللاحقة. تعني فوائد محاضر الاجتماعات الواضحة والشاملة أن أي صاحب عمل أو مسؤول تنفيذي أو قائد آخر يعقد اجتماعات بانتظام يجب أن يضع إرشادات لأخذ الدقائق. يجب أن تغطي هذه الإرشادات ما يحدث قبل الاجتماع وخلاله وبعده.
قبل الاجتماع
تحديد من يأخذ دقائق
في حين أن مهمة الاجتماع تبدو ضيقة ، إلا أن تسجيل محضر الاجتماع يتطلب اهتماما كبيرا بالتفاصيل. ونتيجة لذلك ، ينبغي أن يكون لمقدمي الدقائق أدنى مشاركة في الاجتماع. يسمح هذا بتركيز معظم طاقتك على تسجيل النقاط الأساسية للاجتماع.
نصائح
-
غالباً ما تستخدم الشركات مساعدين تنفيذيين أو موظفي استقبال يستغرقون دقائق لأن هؤلاء الموظفين غالباً ما لا يكون لهم دور نشط في الاجتماع نفسه.
استخدم نموذج قياسي
قم بإنشاء نموذج دقيقة للاجتماع القياسي الخاص بك لاستخدامه أثناء الاجتماع. يساعد التوحيد المعيّن للمدرب في معرفة مكان وضع المعلومات ويساعد الحاضرين على قراءة المستند لاحقًا. يجب أن تتضمن المعلومات الأساسية ما يلي:
- قائمة الحضور.
- تاريخ.
- قائمة المواضيع للمناقشة.
- قررت خطة العمل على كل موضوع.
- المسؤولون عن تنفيذ تلك الأعمال.
خلال الاجتماع
املأ المعلومات الأساسية
قبل أن يبدأ الاجتماع رسميًا ، املأ المعلومات الأساسية مثل الحضور والتاريخ. هذا يمنع مضيعة غير ضرورية للوقت أثناء الاجتماع الفعلي.
سجل المعلومات الهامة فقط
يجب ألا يقوم محضر الاجتماع بنسخ اجتماع بأكمله. على العكس ، تسجل محاضر الاجتماع المهام والتوجيهات المهمة في تنسيق مبسط. وبالتالي ، يجب عليك تسجيل معلومات مثل تفويض الواجبات ، تواريخ الاستحقاق ، تلك المكلفين بهذه الواجبات وأي معلومات أخرى تبدو ذات صلة. يجب ألا يحتوي محضر الاجتماع على مناقشات عامة أو معلومات عرضية.
اسال للتوضيح
يجب أن يعكس المحضر بدقة النقاط البارزة للاجتماع. اطلب توضيحًا إذا كانت المعلومات التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع غير واضحة. لا تخمن أبدًا ، أو تخاطر بعدم دقة المعلومات أو الإغفالات. عند طلب التوضيح ، مع ذلك ، اتبع دائمًا بروتوكولات الاجتماع. تأخذ بعض الاجتماعات مقاربة غير رسمية ، في حين يعتمد البعض الآخر قواعد روبرت المنظمة للنظام.
الرجوع إلى الدقائق الماضية
قد يشير الدقائق الحالية التي تقوم بتجميعها إلى دقائق الاجتماع السابقة. وهذا يتطلب أن تقوم بإحضار محضر الاجتماع السابق إلى الاجتماع الجديد بحيث تكون المعلومات متاحة لجميع الحاضرين.
بعد الاجتماع
مراجعة دقيقة
تحقق من محضر الاجتماع لمعرفة الأخطاء المطبعية أو أي جمل غير واضحة. أصلح هذه قبل الانتهاء من الدقائق. أي أخطاء يمكن أن تسبب الارتباك فيما يتعلق بالمهام الهامة.
ارسل الى الحاضرين
أرسل محضر الاجتماع لحضور الاجتماع للموافقة عليه. هذا يعطي الحضور فرصة لطرح الأسئلة أو إصلاح الأخطاء. إبلاغ جميع الحاضرين في حالة حدوث أي تغييرات.
وضع الصيغة النهائية والملف
بمجرد موافقة جميع الحاضرين على المحضر ، قم بتوقيع وثيقة الدقيقة مع تاريخ الموافقة المشار إليه بجوار التوقيع. بعد ذلك ، قم بتدوين الدقائق على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو في مجلد مع دقائق الاجتماع الأخرى. احتفظ بكل محاضر الاجتماع معًا ، مما يتيح سهولة النقل للاجتماعات المستقبلية ويوفر موقعًا مركزيًا إذا احتاج أي شخص إلى الرجوع إلى المستندات.
