بغض النظر عن مجال عملك ، فإن فهم كيفية كتابة رسالة عمل أساسية أمر لا بد منه لجميع رجال الأعمال. على الرغم من أن المراسلات التجارية الأساسية شائعة جدًا ، إلا أن هناك عدة أنواع من رسائل الأعمال في الكتابة الفنية. تختلف الأحرف التجارية حسب الجمهور والغرض والمؤلف والشكل المحدد.
استئناف رسالة الغلاف
يستخدم رجال الأعمال خطاب تغطية السيرة الذاتية في عملية تقديم طلبات العمل من أجل "بيع" أنفسهم للمنظمة التي يحاولون الانضمام إليها. إن خطاب المقدمة هو أول انطباع تقوم به كما يقوم باحث عن عمل على صاحب العمل المحتمل ، وكثيراً ما يستخدم أصحاب العمل خطاب المقدمة كاختبار حاسم لتحديد ما إذا كانت السيرة الذاتية تستحق القراءة. وفقًا لمختبر الكتابة على الإنترنت من بوردو ، يجب أن تكتب خطاب تغطية سيرتك الذاتية بصوت سردي ، مع إبراز التجارب والمهارات التي أعددت لك الوظيفة التي تبحث عنها. يقترح مركز الكتابة في جامعة نورث كارولينا في تشابل هيل الكتابة بنبرة تقع بين المحادثة الفائقة والرسمية للغاية. استخدم أفعال الإجراء بشكل متكرر عند كتابة خطاب التغطية ، واستخدم إعلان المساعدة المطلوب أو وصف الوظيفة للعثور على الكلمات الأساسية ، مثل "التفصيل الموجه ،" التي يجب تضمينها في رسالتك.
رسالة عمل مقنعة
إذا كنت تكتب رسالة عمل مقنعة ، فأنت تحاول إقناع المتلقي باتخاذ الإجراءات التي توصي بها. يمكنك كتابة هذا النوع من خطاب الأعمال إلى موظف أو مشرف أو عميل أو زميل ، أو لأطراف أخرى داخل مؤسستك أو خارجها. يجب أن يشير خطاب العمل المقنع إلى الغرض (للإقناع) في الجمل القليلة الأولى ، وفقًا لـ EnglishClub. الكتابة التجارية موجزة لأن رجال الأعمال مشغولون نمطياً. من المهم جدًا أن تصل رسالتك إلى النقطة بسرعة وأن لا تضيع وقتك في التقديم غير الضروري أو التنشئة الاجتماعية أو التفاصيل. حدد مسار العمل الذي ترغب في أن يأخذه القارئ في غضون الأسطر القليلة الأولى وأنفق جسم الرسالة التي توضح مزايا الإجراء أو تشرح أسباب اتخاذها. تأكد من تضمين أي تفاصيل ضرورية بوضوح. يقترح EnglishClub أيضًا أن تحدد بوضوح ما إذا كنت تحتاج إلى رد.
عندما تكتب رسالة عمل مقنعة ، قم بتحليل جمهورك. من الذي تكتب إليه سيحدد المعلومات التي قمت بتضمينها. على سبيل المثال ، يمكنك فقط إضافة مقدمة إذا كان الشخص الذي تكتب إليه لا يعرفك. بالإضافة إلى ذلك ، سيجد المدير فوائد مختلفة في مجرى العمل أكثر من العميل.
خطابات الاعتذار
على الرغم من كونها واحدة من أكثر أنواع خطابات الأعمال شيوعًا ، إلا أن خطابات الاعتذار تعد أيضًا من أصعب أنواع الكتابة. يجب عليك الكتابة إلى "حفظ الوجه" ، مما يسمح لشركتك بالاحتفاظ بالنزاهة مع تقديم اعتذار مخلص عن الاستهتار. مثل الاتصالات التجارية الأخرى ، انتقل مباشرة إلى النقطة. اكتب نية الرسالة - للاعتذار - وما الذي تعتذر عنه في الفقرة الأولى. وفقًا لـ ABusinessResource ، يجب أن تطلب الفقرة التالية من الطرف المظلوم أن يغفر الخطأ ويشرح كيفية ارتكاب الخطأ ، بالإضافة إلى أي شيء يتم تنفيذه للتأكد من عدم حدوثه مرة أخرى. وأخيرًا ، يجب إعادة تقديم اعتذارك وعرضك للتعويض عن الخطأ بخصم أو بضاعة مجانية أو بطريقة أخرى مناسبة. في خطاب اعتذار ، لا يبدو أبدًا دفاعًا ، وقدم دائمًا معلومات الاتصال بشخص يمكنه التعامل مع المشكلة على نحو أفضل.
