في حين أن رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية السريعة كافية للعديد من الأغراض التجارية ، لا تزال هناك بعض الأشياء التي تحتاج إلى التعامل معها باستمرار ورسالة مهنية. تتطلب المواقف المختلفة رسائل مختلفة ، وعلى الرغم من وجود العديد من الأسباب المختلفة التي قد تجد نفسك بحاجة إليها لكتابة رسالة مهنية ، فقد يكون من المفيد التعرف على بعض الأنواع الأكثر شيوعًا من رسائل الأعمال مسبقًا.
1. ترتيب خطابات التنسيب
كما يوحي الاسم ، يتم كتابة خطاب مكان الطلب لوضع طلب البضائع. هذه الأحرف شائعة جدًا ، ولكنها أيضًا رسمية جدًا ويجب كتابتها بطريقة دقيقة جدًا ومحددة ، ولذلك قد يكون من المفيد البحث عن قالب لهذه الأحرف قبل كتابة واحدة.
2. رسائل مبيعات تمهيدية
عندما تريد بيع منتجات لعميل جديد ، تحتاج إلى تقديم نفسك. هذا يشبه إلى حد بعيد الطريقة التي تقدم بها نفسك لشخص ما في حفلة ما حيث تريد أن تترك انطباعًا رائعًا في كلتا الحالتين. أنت تريد أن تعرض للعميل المستهدف المنتجات أو الخدمات التي تقدمها ، وكيف يمكن أن يساعدها ذلك وما يجعل أعمالك مختلفة عن الآخرين.
3. اعلانات التعميم
تم تسمية اسم دائري نظرًا لأنه يتم توزيعه على جمهور كبير. بعبارة أخرى ، بينما تكون معظم الرسائل عبارة عن مراسلات خاصة بين طرفين أو أكثر ، يتم توزيع تعميم على مجموعات ضخمة في وقت واحد. نظرًا لأنها مخصصة للعديد من القراء ، يجب كتابتها لعضو جمهورك المستهدف. تذكر أيضًا أن تبقيها عامة بما يكفي لمناشدة كل من يستلمها.
4. خطابات الإقرار
يتم إرسال هذه الرسائل لمجرد الاعتراف بأن شركتك تلقت مستند أو حزمة أعمال. أنها تعمل أساسا كإيصال ، وينبغي إرسالها بمجرد استلام هذا البند.
5. رسائل المتابعة
يمكن إرسال خطابات المتابعة بعد عدة أنواع من المراسلات. المتقدم لوظيفة قد يرسل متابعة بعد مقابلة. يجوز لمندوب المبيعات إرسال واحد في الأسبوع أو اثنين بعد إرسال خطاب مبيعات تمهيدي. قد يتم إرسالها بعد اجتماع لتكرار الاتفاقات التي أبرمها كلا الطرفين. وبشكل أساسي ، تعمل هذه ببساطة على تذكير المستلم بالتواصل المسبق وحث التقدم في الخطوة التالية للعلاقة أو المشروع.
6. رسائل اعتذار خدمة العملاء
في عالم الأعمال ، أحيانًا تسوء الأمور. سواء كان ذلك خطأ شركتك أم لا ، وما إذا كان من الممكن منعه أم لا ، فإن خطاب الاعتذار يمكن أن يقطع شوطا طويلا في إصلاح العلاقة مع عميل أخطأ. هذه الرسائل تمر في كثير من الأحيان من خلال الإدارة القانونية لضمان عدم تعريض الشركة نفسها للمسؤولية القانونية.
7. خطابات مهمة
في حين أن خطابات الاهتمام هي الأكثر استخدامًا من قبل الباحثين عن عمل الذين يبلغون أصحاب العمل عن اهتمامهم بمركز مع الشركة ، فيمكن استخدامهم أيضًا للتعبير عن أن شركتك مهتمة بالعمل في مشروع محدد مع شركة أخرى أو منظمة غير ربحية.
8. خطابات التعزية
سواء كان الحداد على خسارة موظف أو منافس أو شريك أو أي شخص آخر في دائرتك المهنية ، فإن خطابات التعزية ليس من السهل الكتابة ولكنها يمكن أن تكون لفتة مؤثرة لأولئك الأكثر تأثراً بالموت.
9. المذكرات الداخلية
وبينما تكون المذكرات غير رسمية في كثير من الأحيان ، فإن هذه الاتصالات الداخلية تشبه رسائل الأعمال من موظف إلى آخر. يمكن كتابة المذكرات في أي موضوع تقريبًا ، بدءًا من الإضافات الخاصة بالملابس إلى مخالفات الموظفين الجسيمة.
10. خطاب الثناء
على الرغم من أنه من الجيد دائماً أن نثني على الموظف الذي يذهب إلى أبعد الحدود ، إلا أنه يجب أن يكون محجوزًا على أعمال رائعة حقًا ، نظرًا لأنه في الغالب الأعم يتم توزيعها ، وكلما قلّت إلى أولئك الذين يتلقونها.
