تستخدم المنظمات على نطاق واسع مذكرة أعمال للتواصل مع المعلومات ذات الصلة بأعضائها بطريقة فعالة وفعالة. تعكس المعلومات التي يتم إرسالها تغييرات في السياسة ، أو طرح منتجات جديدة أو تطورات جديدة في حل مشاكل العمل الجديدة أو الحالية. قد تكون مذكرة الأعمال أيضًا دعوة للعمل لكل أعضاء الفريق للانخراط فيها. كتابة مذكرة الأعمال هي أداة رائعة لفرق القيادة ؛ فإنه يعلم الموظفين من الأخبار الهامة عندما لا يكون من المقرر عقد اجتماع للشركة.
املأ معلومات الرأس. حدد بوضوح من تكون المذكرة إلى ، من ، التاريخ ، وماذا يتعلق بالمذكرة. ابدأ مع السبب في تلقي المستلم المذكرة.
يجب أن تكون الفقرة الأولى عبارة عن عبارة يمكن أن تكون بسيطة مثل "الغرض من هذه المذكرة هو …"
قم بتضمين ملخص موجز للمشكلة أو تحتاج إلى الكتابة عنها. يجب توسيع نص المذكرة حول هذه الموضوعات.
حدد أي إجراءات تحتاج إلى قيام المتلقي بأدائها وعندما تحتاجها.
أغلق أي عناصر متابعة مطلوبة من المستلمين. أيضا ، تأكد من أن النهاية مهذبة ومحترمة للقراء. حتى لو كنت على اتصال بأخبار صعبة تذكر أن تفعل ذلك بطريقة مهذبة وكريمة.
نصائح
-
اجعلها قصيرة ، صفحة واحدة إن أمكن. تعد القوائم المضللة طريقة سهلة للقارئ لفهم النقاط الرئيسية للمذكرة على الفور.
مذكرة العمل أقل رسمية من الخطاب ؛ لكن التهجئة وعلامات الترقيم والقواعد لا تزال بحاجة إلى أن تصل إلى المستوى المطلوب.
