لا تختلف واجبات إدارة الكتب عن الرعاية النهارية بشكل كلي عن واجبات أي موظف آخر في مجال الخدمات ، ولكن المسؤوليات أكبر من ذلك بكثير. بما أن محلات Daycares مطلوبة لإعطاء إيصالات العام الكلي لوالدي الأطفال لأغراض الضريبة ، يجب توخي الحذر الشديد لتسجيل المعاملات بدقة.
الالتزامات المتعلقة بالضرائب
بسبب الطبيعة الفريدة للعمل في مجال الرعاية النهارية ، وخاصة مع أولياء الأمور الذين يقومون بخصم المبلغ الذي يدفعونه نظير رعاية الأطفال من ضرائبهم في نهاية العام ، يجب على صاحب الحساب الحصول على المبالغ المدفوعة من قبل كل عميل صحيح. إذا كانت الرعاية النهارية تقدم قبل وبعد الرعاية المدرسية ، يجب الاحتفاظ بسجل لجميع المبالغ المدفوعة مقابل تلك الخدمة فقط ، ويتم إرسال الإيصالات.
التزامات المرتبات
عند الانتهاء من الأعمال الورقية ، يستخدم مؤمّنو خدمة الرعاية النهارية برمجيات المحاسبة المتوفرة أو جداول الضرائب الموجودة على مصلحة الضرائب والمواقع الإلكترونية للدولة. سيضطر صاحب الحساب إلى استخدام خدمة دافعي الضرائب الفيدراليين الإلكترونيين ، ولكل فترة دفع مبلغ 941 دفعة (وهذا مخصص لمساهمات الشركة في الضمان الاجتماعي ، والرعاية الطبية ، والاحتفاظ الفيدرالي بالإضافة إلى مساهمات الموظف أيضًا). ، www.eftps.com ويدخل رقم تعريف الشركة ورقم التعريف الشخصي.
على أساس ربع سنوي ، سيتعين على صاحب دفتر الرعاية النهارية تقديم نموذج 941 وإرساله بالبريد إلى مصلحة الضرائب. سيكون نموذج Form 941 ما مجموعه جميع المدفوعات 941 المحرز في كل فترة الرواتب ويجب توقيعه وإرساله بالبريد في كل ربع سنة. كما يجب على صاحب الحساب أن يقوم بإجراء المدفوعات المحسوبة من برنامج المحاسبة وإرسال الضريبة الفيدرالية للبطالة (FUTA) كل ثلاثة أشهر. بالإضافة إلى هذه المتطلبات ، يجب على كل ربع عام أن يقوم أيضاً بإكمال نموذج ضريبة البطالة في الولاية. (سوتا).
الالتزامات اليومية
يجب على كاتب الحسابات في الرعاية النهارية تتبع جميع حسابات القبض لضمان أن جميع العملاء يدفعون في الوقت المحدد وجميع الحسابات الدائنة لضمان أن تدفع للمبنى والمرافق وغيرها من الفواتير الشهرية في الوقت المحدد. في كل شهر ، يجب تسوية الحسابات المصرفية وحسابات بطاقات الائتمان من خلال مقارنة كشوف الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان مع برنامج المحاسبة والتأكد من توافق بيانات البطاقة المصرفية / بطاقة الائتمان مع برنامج المحاسبة.
يتم إيداع الشيكات الملغاة ، ونسخ الفواتير من البائعين والإيصالات من المصروفات على أساس أسبوعي للتأكد من توفر جميع النسخ المطبوعة للتفتيش والتدقيق.
المتطلبات القانونية
سوف يكمل محاسب الحسابات تحليلاً للدخل لكل طفل ، مع الأخذ في الاعتبار النسب القانونية للأطفال إلى المعلمين. تختلف النسب في كل ولاية وفقًا لقانون الولاية. يجب على صاحب الحساب استخدام هذه المعلومات لوضع خطة لتوظيف المزيد من المعلمين أو إجراء تحليل للتكلفة لكل فصل دراسي.
الالتزامات المالية
وتشمل المهام الإضافية تحصيل جميع الشيكات والمدفوعات النقدية ، وتسجيلها كذمم حسابات مستحقة القبض ، وملء قسائم الإيداع لمالك الرعاية النهارية ، الذي سيتحقق مرة أخرى من جميع المبالغ الإجمالية ، لتسليمها إلى البنك. ستتم طباعة إيصالات المدفوعات المقدمة لكل عميل على أساس شهري.
إن طباعة التقارير المالية الشهرية ، بما في ذلك بيان الربح والخسارة والميزانية العمومية وتدفقات التدفق النقدي ، والمحافظة على سجلات صندوق المصروفات النثرية وإبقاء المبالغ المستلمة لتعويض الصندوق عن جميع المصروفات المدفوعة هي جزء من هذه الوظيفة.
