إذا كنت موظفًا عاطفيًا وتلاحظ أن بعض الإجراءات في عملك يمكن تحسينها ، يمكنك التفكير في كتابة اقتراح لتقديم إجراءات جديدة. يمكن تصنيف هذا النوع من خطاب الاقتراح (أو البريد الإلكتروني) على أنه اقتراح داخلي. إن كتابة المقترحات الداخلية يختلف قليلاً عن كتابة المقترحات الخارجية. نظرًا لأنك تكتب للأشخاص الذين يعملون في نفس المؤسسة التي تعمل بها ، يمكنك استخدام المصطلحات الداخلية الخاصة بك وتكون أقل حساسية لاستخدام المعلومات السرية.
ضع خطة لاقتراحك. حدد الجمهور الذي ستقوم بتوجيه الاقتراح إليه. إذا كنت ترغب في أن تقوم منظمتك بتقديم نظام محاسبة جديد ، على سبيل المثال ، اتصل بقسم المحاسبة ، ربما مكتب كبير المحاسبين. أيضا ، تحديد الغرض من الاقتراح الخاص بك - تنفيذ نظام محاسبة معين ، على سبيل المثال. بالإضافة إلى ذلك ، ضع نفسك في حذاء القارئ. سيتيح لك ذلك فهم أفضل لكيفية إقناع الجمهور بقبول اقتراحك.
ابدأ بكتابة الاقتراح. في البداية ، صراحة ووضوح ذكر الغرض من رسالتك. على سبيل المثال ، يمكنك أن تكتب ، "أنا أكتب هذه الرسالة لأطلب من قسم المحاسبة النظر في تطبيق نظام المحاسبة ABC."
صف الإجراءات الحالية في مؤسستك. اظهار أي عدم كفاءة في الإجراءات الحالية. على سبيل المثال ، قد يستغرق النظام المحاسبي الحالي وقتًا طويلاً جدًا للتشغيل. بالإضافة إلى ذلك ، قد يؤدي إلى أخطاء مكلفة.
تقديم وصف موجز للإجراءات الجديدة. أوضح كيفية اختلافها عن القديمة. أولاً ، وصف اقتراحك في بضع جمل فقط. بعد ذلك ، أعط قدرًا من التفاصيل التي قد تكون ضرورية. ومع ذلك ، اجعل رسالة الاقتراح قصيرة وموجزة.
قم بتقديم الحجج التي تدعم تنفيذ الإجراءات الجديدة المقترحة. اذكر بوضوح الفوائد التي يمكن أن تجلبها الإجراءات الجديدة إلى المنظمة. ويمكن أن تشمل الفوائد المحتملة زيادة الإنتاجية ، وتحسين نوعية السلع أو الخدمات المنتجة ، وتحقيق وفورات أكبر في المواد الخام وتعزيز معنويات الموظفين.
قم بعمل نسخ احتياطي للمقترح مع أي مستندات ، إن أمكن. على سبيل المثال ، قد تم اختبار إجراءات جديدة في مكان آخر داخل مؤسستك أو في مجال عملك. وضع علامة على جميع الوثائق الداعمة بوضوح وتحديد معناها في نص خطاب الاقتراح.
تقديم تفاصيل حول كيفية تنفيذ الإجراءات المقترحة في مؤسستك. إذا كنت تقترح إدخال نظام محاسبة جديد ، يمكن أن يتم التنفيذ على مراحل. لبعض الوقت ، يمكن تشغيل الأنظمة الجديدة والقديمة في وقت واحد. بعد اختبار النظام الجديد ، يمكن إلغاء النظام القديم.
اطلب من شخص آخر قراءة خطاب الاقتراح قبل إرساله. اطلب النقد. مناقشة الاقتراح وتحديد النقاط التي يمكن تحسينها. تغيير بعض الجمل في الاقتراح لجعلها أكثر إقناعا.
تقديم الاقتراح الخاص بك.
نصائح
-
استخدم لغة بسيطة. إذا كنت بحاجة إلى استخدام مصطلحات معينة ، فقدم تعريفاتك ، ما لم تكن متأكدًا من أن الشخص الذي يقرأ الاقتراح على دراية بها. أيضا ، إعطاء الأفضلية لجمل قصيرة واضحة وإلى هذه النقطة.
