غالبًا ما تكون المعدات المكتبية واحدة من أكبر تكاليف أي عمل تجاري. وتتفاقم هذه التكلفة بحقيقة أن المعدات سوف تتآكل أو تنكسر. كتابة مقترح تفصيلي يحدد احتياجات الشركة وطلب رسمي أن يتم شراء المعدات من ميزانية الشركة هو أحد الطرق لاستبدال هذه العناصر. يسمح اقتراح خطي للعديد من الموظفين بالاطلاع على احتياجات الشركة واتخاذ القرارات بناء على معلومات هامة ، مثل تكلفة المعدات وفائدتها للشركة.
تقييم الحاجة. معظم الشركات لديها ميزانيات مفصلة بشكل نهائي حول ما يمكن شراؤه ، ومتى. تحديد احتياجات الشركة الحقيقية من خلال دراسة كل قطعة من المعدات والسؤال عما إذا كان من الممكن إصلاحها ، وما إذا كانت ستستمر من ستة أشهر إلى سنة أخرى ، أو ما إذا كانت أكثر تكلفة للإصلاح مقابل استبدالها. يجب وضع علامة على أي عنصر يمكن إصلاحه أو يستمر لفترة أطول من قائمة المعدات الجديدة المطلوبة.
تحديد مكاسب الشركة. ماذا ستوفر الشركة إذا تم استبدال المعدات الآن؟ ماذا ستكسب؟ إذا قمت باستبدال طابعة سطح مكتب بطابعة أعمال قائمة بذاتها يمكنها طباعة نسخ متعددة في جزء صغير من الوقت ، فقم بسردها على أنها مكسب ، لأن الوقت المحفوظة مفيد. كن واضحًا وموجزًا جدًا في شرح ما ستجلبه كل قطعة من المعدات إلى الشركة.
بحث معدات جديدة. تعرّف على الأسعار والمواصفات وأنواع النماذج وتجار التجزئة والمصنعين وأدرجها لكل قطعة من المعدات التي تطلبها. معرفة البائعين الذين لديهم سلع بأقل الأسعار وتكون قريبة من موقعك أو لديك شحن مجاني. تعرف أيضًا على أي عيوب أو مشاكل قد تكون مرتبطة عادة بالمعدات.
اكتب مسودتك التقريبية للمقترح ، بما في ذلك أقسام مقدمة أو ملخص تنفيذي ، أهداف أو أهداف ، احتياجات الشركة ، أرباح الشركة أو فوائدها ، والتكاليف. قد يكون من المفيد أيضًا وضع قائمة زمنية مجدية للشراء. ليس من الضروري شراء كل قطعة من المعدات على الفور.
اكتب اقتراحك ، مع الانتباه إلى التنسيق. تأكد من أن كل العناوين مظللة بخط مائل وأن تصطف بشكل أنيق. التدقيق الإملائي في عملك باستخدام كل من أداة التدقيق الإملائي للكمبيوتر وقراءة الاقتراح بنفسك. لضمان عدم تفويت أي شيء ، ضع اقتراحك جانباً لعدة ساعات أو أيام ، ثم أعد قراءته مرة أخرى.
تحذير
اجعل طلباتك معقولة - إذا كان عملك لا يحتاج إلى نموذج كبير من المعدات الصناعية ، فلا تدرجه.
كن صادقاً في تقييمك للمعدات الحالية. يجب أن يكون قرّاء الاقتراح قادرين على الوثوق بآرائكم.
