كيفية إنشاء وثيقة توزيع المصفوفة

تمنحك مصفوفة توزيع المستندات مرجعًا مرئيًا لتحديد كيفية التواصل مع مجموعة واسعة من الأشخاص. هذه المصفوفات مفيدة في الأعمال التجارية والمدرسة وأي منظمة أخرى تتصل من خلال المستندات المطبوعة أو المحوسبة. تعتبر أدوات جداول البيانات المحوسبة ، مثل Excel أو Numbers أو 1-2-3 أو Calc ، هي أفضل أدوات إنشاء مصفوفة توزيع المستندات ، ولكن يمكنك استخدام أي برنامج يتيح لك إنشاء الجداول. إذا كانت مؤسستك صغيرة ، فقد تتمكن من رسم المصفوفة الخاصة بك يدويًا.

قم بتشغيل مصنف جديد في برنامج جدول البيانات الخاص بك أو قم بإعداد جدول جديد في برنامج معالجة النصوص. يمكن لبرامج جداول البيانات معالجة بيانات أكثر من الجداول ، لذلك اختر هذا التنسيق إذا كان لديك الخيار.

أدرج كل نوع مستند تستخدمه لمؤسستك في الصف العلوي من جدول البيانات ، بدءًا من العمود الثاني. قد تشتمل أنواع المستندات الخاصة بالمصفوفة العامة على تقاويم ومحاضر اجتماعات وتقارير أرباح ونشرات خاصة. إذا كانت المصفوفة الخاصة بك لمشروع معين ، فقم بسرد المستندات الفردية المتعلقة بالمشروع بدلاً من فئات المستندات. على سبيل المثال ، قد تدرج مصفوفة وثيقة مشروع البناء عناصر مثل الرسومات الكهربائية والرسومات المعمارية والارتفاعات ونسخ التصاريح المحددة.

أدرج جميع أعضاء نشاطك التجاري أو مؤسستك أسفل العمود الأول في الجانب الأيمن من جدول البيانات ، بدءًا من الصف الثاني. كسر الناس إلى فئات ، إذا كان ذلك ممكنا. على سبيل المثال ، في مصفوفة الأعمال الصغيرة ، قد تكون الفئات هي "الإدارة" ، مع إدراج جميع موظفي الإدارة حسب الترتيب الأبجدي أسفل عنوان الفئة ، "الموظفين" مع تلك المذكورة أبجديا أدناه ، "العملاء" مع تلك المدرجة أبجديا و "التسويق" مع كل من جهات الاتصال التسويقية الخارجية المدرجة.

تحقق من صف وعمود رأس الصفحة للتأكد من اكتمال كلا القائمتين. إذا كان من السهل عرض المصفوفة ، فأضف تظليلًا إلى صفوف فئة الأعضاء حتى تحصل على فاصل بين أنواع الأشخاص الذين يتلقون وثائقك.

اعمل أسفل عمود المستند الأول ، الذي سيكون العمود B في معظم برامج جداول البيانات ، ووضع "e" في الخلية المجاورة لاسم أي شخص يجب أن يتلقى هذا المستند إلكترونيًا. ضع "p" في الخلية بجانب أي شخص يجب أن يحصل على نسخة ورقية من هذا المستند. إذا لم يستلم شخص ما هذه الوثيقة ، فاترك الزنزانة بجوار اسمه فارغًا. إذا كانت احتياجاتك أكثر تعقيدًا ، قم بتعديل الترميز ليناسب مؤسستك. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "2 نسخ ورقية" أو "p-2" للإشارة إلى نسخ متعددة. طالما أن كل شخص في مؤسستك يتفهم هذا الترميز ، فاستخدم أي طريقة تناسبك.

كرر العملية لكل عمود ، مع العمل أسفل القائمة لتحديد النسخ الورقية والإلكترونية. هذا يكمل مصفوفة توزيع المستند الخاص بك.

قم بإنشاء ارتباطات تشعبية من ورقة عمل مصفوفة توزيع المستندات الخاصة بك في قاعدة بيانات معلومات الاتصال الخاصة بك إن أمكن. سيسمح لك هذا بالنقر فوق اسم في المصفوفة لفتح معلومات الاتصال الخاصة بهذا الشخص حتى يمكنك بسهولة إرسال نسخ إلكترونية أو ورقية. تحقق من ملف "تعليمات" في برنامج جداول البيانات لمعرفة كيفية القيام بذلك.

نصائح

• يمكنك أيضًا استخدام مصفوفات توزيع المستندات لتسجيل مكان تخزين مستنداتك. في هذه الحالة ، قم بسرد مستنداتك في العمود الأول ومواقع التخزين الخاصة بك في الجزء العلوي ، مثل "خادم الويب" و "خزانة الملفات الرئيسية للمكتب 1" و "جهاز استقبال الكمبيوتر" وما إلى ذلك. ضع علامة "X" في الخلية حيث يلتقي صف عنوان المستند وعمود موقع التخزين.