كيفية إعداد إجراءات التشغيل القياسية

وفقًا لوثيقة وكالة حماية البيئة الأمريكية (EPA) "إرشادات لإعداد إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)" ، "يعتبر تطوير واستخدام إجراءات التشغيل القياسية جزءًا لا يتجزأ من نظام الجودة الناجح لأنه يوفر للأفراد المعلومات اللازمة لأداء عمل ما. بشكل صحيح ويسهل التناسق في جودة وسلامة المنتج أو النتيجة النهائية. " وﺑﺎﻟﺗﺎﻟﻲ ، ﻓﺈن اﻹﻋداد اﻟﻣﻧﺎﺳب ﻹﺟراءات اﻟﺗﺷﻐﯾل اﻟﻘﯾﺎﺳﯾﺔ SOPs ھو ﻣﻔﺗﺎح إرﺳﺎء اﻷﺳﺎس ﻟﺗﺣﻘﯾق ﻋﻣﻟﯾﺎت ﻣﺗﺳﻘﺔ باتباع بعض الخطوات العامة ، يمكنك إعداد إجراءات التشغيل القياسية للاستخدام داخل مؤسستك.

حدد الإجراءات أو العمليات في مؤسستك التي تتطلب وثائق حتى يتم تنفيذها بطريقة متناسقة وأكثر الأشخاص تأهيلاً لتأليف إجراءات التشغيل القياسية المرتبطة بها. يمكن استخدام نهج الفريق لتحديد الحاجة إلى إجراء العمل الموحد وكتابة إجراء العمل الموحد.

حدد نظام الترقيم لضمان التحكم الكافي في المستندات الخاصة بإجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك. يجب أن يكون نظام الترقيم مرنًا بما يكفي للسماح بأي عدد من إجراءات التشغيل القياسية وأي عدد من المراجعات لإجراءات العمل الموحدة الفردية. احتفظ لنفسك أو شخصًا مخصصًا للتحكم في المستندات بقائمة رئيسية حتى لا يتم استخدام أي أرقام مكررة.

قم بتطوير قالب SOP الذي ستتبعه جميع إجراءات التشغيل القياسية التنظيمية باستخدام برنامج معالجة النصوص. بالنسبة للإجراءات الإدارية أو البرنامجية ، يجب أن يحتوي القالب ، على الأقل ، على صفحة عنوان وإجراءات (بما في ذلك الغرض والنطاق والملخص والتعريفات ومؤهلات الموظفين والإجراء نفسه وقوائم المراجعة وإدارة السجلات) ومراقبة الجودة والمراجع. بالنسبة للإجراءات الفنية أو المخبرية ، يجب أن يحتوي القالب ، كحد أدنى ، على جميع أقسام الإجراءات التشغيلية القياسية المذكورة أعلاه بالإضافة إلى معلومات السلامة ، والتحذيرات ، والتداخلات ، والمعدات واللوازم في قسم الإجراءات.

اكتب إجراءًا قياسيًا للتشغيل حول كيفية كتابة إجراءات التشغيل القياسية لمؤسستك ، والمعروف باسم "SOP على SOPs". استخدم النموذج المطور ووضعت توقعاتك حول كيفية إعداد جميع إجراءات التشغيل القياسية ، على سبيل المثال ، من يحدد الحاجة ، ومن يقوم بتعيين الرقم ، وما هي الصيغة المستخدمة ، وتوقعات لما يجب تضمينه في كل قسم.

قم بإعداد بقية إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك وفقًا للطريقة المنصوص عليها في إجراء العمل الموحد في إجراءات التشغيل القياسية ، وإجراء أية تنقيحات بسيطة لتحسين عملية التحضير من حيث الوقت وجودة المستندات الناتجة.