على مدى قرون عديدة ، أصبحت العقود الطريقة العالمية لإنشاء اتفاق ملزم قانونا بين طرفين. تتضمن إدارة العقود إدارة العلاقات بين الكيانات ، مثل العملاء أو الشركاء أو الموردين أو الموظفين. تتضمن الإجراءات تفاصيل حول كيفية إجراء مفاوضات ، وتنفيذ ، وإنهاء ، وأنشطة التجديد.
عناصر الإجراءات
هدفك في إدارة العقود هو تعظيم الربح وتقليل المخاطر. تسهل الإجراءات المحددة بوضوح التنسيق بين الأطراف المعنية. تشمل العقود التجارية الفواتير وأوامر الشراء واتفاقيات الشراكة. تنفيذ إجراءات إدارة العقود باستخدام أنظمة برامج الكمبيوتر أو موثقة ببساطة كدليل.
يجب أن تحدد إجراءاتك كيفية تحديد متطلبات المنتجات أو الخدمات المقدمة. غالباً ما يشكل الالتزام بمواصفات العقد الأساس لتحديد الجودة. طلبات الأعمال المتنوعة تسبب تغيرات في العقود ، كما هو مسموح به في إجراءات إدارة العقود. ضع إجراءات شاملة لإدارة العقود بحيث إذا تم طرح مشاريع القوانين المتنازع عليها ومسائل الالتزام غير الملباة ، يتم حلها بسرعة أكبر لأن عقودك قوية.
تأكد من اتباع القوانين واللوائح التي تحكم لغة العقد وحقوق ومسؤوليات أولئك المعنيين. في حين كانت مجرد مصافحة بسيطة تعتبر ملزمة قانونيا ، تعتمد الشركات الحديثة الآن على سلسلة من الوثائق القانونية لممارسة الأعمال التجارية. توثيق كيفية إنشاء أربعة أنواع رئيسية من العقود: الاتفاقيات ذات الأسعار الثابتة ، والتكاليف القابلة للسداد ، والمحددة جزئيًا ، والخطابات. يجب أن توضح إجراءات تطوير العقود وإدارتها لكل نوع كيفية سرد السعر وتحديد النطاق وتحديد جدول التسليم وتقييم المخاطر لكل طرف ووصف أي علاقات عمل مستمرة (إذا كانت ذات صلة).
الاستعداد للتعامل مع سيناريوهات مختلفة. بالنسبة لعقود السعر الثابت ، يجب أن تحدد الإجراءات الإضافية الظروف المخففة مثل كيفية كتابة العقد إذا لم تكن الكمية المحددة من المواد معروفة أو أن النشاط يمتد على مدى فترة طويلة من الزمن. وتشمل بعض الصناعات ، مثل صناعة البناء ، حوافز في العقود لتحفيز الفعالية التشغيلية. تحدد الإجراءات المرتبطة بالعقود القابلة للسداد التكاليف كيفية تحديد الشروط بحيث يفترض المشترى المخاطر المالية من البائع عن طريق الموافقة على سعر يغطي (عادة) جميع التكاليف بالإضافة إلى رسوم. قواعد مراقبة هذه الأنواع من العقود (عادة ما تستخدمها الوكالات غير الربحية أو الشركاء التجاريون الذين لا يمثل الربح المالي الهدف الأساسي) يتضمن بيانات توقع واضحة. وضع إجراءات للعقود المحددة جزئيا واتفاقيات الرسائل أيضا. إن استثمار الوقت والجهد في تطوير إجراءات شاملة يضمنان تدفق عمليات شركتك بسلاسة.
