كيفية التوقيع على مشروع كما انتهى

بصفتك مدير مشروع ، بمجرد انتهاء مشروعك ، عليك التأكد من أن نتائج المشروع تلبي التوقعات. بعد ذلك ، ستحتاج إلى إكمال بعض المستندات النهائية وإغلاق المشروع. تشمل الإجراءات النموذجية الحصول على الموافقات ونقل الملكية وإطلاق المنتج في الإنتاج. عادة ، تقوم بالتوقيع على مشروع ما بعد الانتهاء من إجراء الاختبار للتأكد من أن الفريق قد أكمل العمل وتحديث تقارير الحالة للإشارة إلى الانتهاء.

إجراء اختبار القبول. تشمل طرق القبول غير الرسمية إكمال التثبيت أو الحدث. تشمل طرق القبول الرسمية اختبار المستخدم مقابل معايير تم وضعها في مرحلة مبكرة من مرحلة تخطيط المشروع. على سبيل المثال ، تتضمن مشروعات تطوير التطبيقات البرمجية عادةً الاختبارات الوظيفية والنظامية والمستخدمية لإثبات أن المنتج يعمل على النحو المنشود. إذا اكتشف المستخدمون أن المنتج لا يلبي احتياجاتهم ، فإنهم يرفضون التسليم ويجب إجراء المراجعات قبل أن يتم الانتهاء من المشروع.

قم بإنشاء وثيقة تسجيل الخروج. تسرد اتفاقية القبول معايير نجاح المشروع. على سبيل المثال ، قم بإنشاء قائمة مرجعية لاختبار نظام الإبلاغ المصمم لتمكين تسجيل الوقت المستغرق في العمل التطوعي للموظفين. يجب على المستخدمين التأكيد على أنه يمكنهم استخدام نموذج يستند إلى الإنترانت لإرسال ومراجعة ساعاتهم فقط في أنشطة محددة. يجب أن يكون المديرون قادرين على مراجعة طلبات الموظفين تحت إشرافهم فقط. يجب أن يرسل التطبيق بريدًا إلكترونيًا إلى كل من المدير والموظف لإخطارهم بالتقديم. ينبغي أن يكون الموظفون قادرين على طلب إضافة أنشطة إضافية إلى نموذج التقديم.

الحصول على الموافقة النهائية على إنجاز المشروع من العملاء والرعاة وأصحاب المصلحة. يمكن لهؤلاء الأشخاص توقيع نسخ ورقية من اتفاقية القبول أو استخدام قوالب أو نماذج عبر الإنترنت ، مثل تلك التي يوفرها موقع Microsoft Office على ويب. على سبيل المثال ، استخدم نموذج InfoPath لعرض حالة المشروع بشكل مرئي عن طريق استخدام التنسيق الشرطي الذي يعرض ويخفي الصور بناءً على حالة المشروع.

نصائح

• بدلاً من إجراء تسجيل مستند إلى الورقة ، أرسل رسالة بريد إلكتروني. على سبيل المثال ، باستخدام Microsoft Outlook ، اضغط على المفاتيح "CTRL / N" لإنشاء رسالة جديدة. من قائمة "خيارات" ، انقر فوق زر تبديل "استخدام أزرار التصويت". حدد الخيار "الموافقة على رفض". في حقل "الموضوع:" ، اكتب وصفًا قصيرًا للمشروع الذي تريد أن يقوم مستلم البريد الإلكتروني بتسجيل الخروج عليه. يمكنك إدراج نص أو رسومات أو مستندات إضافية. انقر فوق "إرسال" زر. يتلقى المستلمون رسالة بريد تتضمن الأمر التوجيهي "التصويت بالنقر فوق تصويت في مجموعة استجابة أعلاه". انقر فوق الزر "تعقب" في رسالتك الأصلية لمعرفة من الذي قام بالموافقة ومن الذي رفض.