إذا كان هناك شيء واحد يميل الموظفين إلى إبداء إعجابهم بأقل من الاجتماعات ، فهذا هو الوقت الذي تغير فيه وقت الاجتماع ، مما اضطرهم إلى تغيير جداولهم وفقًا لذلك. مع ذلك ، من الأسوأ بكثير أن يكون موظفوك غير مطلعين. احتفظ بموظفيك في الحلقة من خلال كتابة مذكرة تنبههم إلى التغيير. قد لا تعجبهم الرسالة ، لكنهم سيقدرون أن مذكرتكم - مثل جميع أشكال التواصل الداخلي - قصيرة ومختصرة.
اكتب العنوان المعلوماتي لمذكرك. يسارًا يسارًا وعلى أربعة خطوط منفصلة متباعدة واحدة ، اكتب "التاريخ" ، "إلى" ، "من" و "الموضوع". كل يجب أن يتبعها القولون. بعد "من:" اكتب اسمك وعنوانك.
لا تكتب أكثر من ثلاث فقرات ذات مسافات فردية حول تغيير وقت الاجتماع ، والتباعد المزدوج بين الفقرات. في الفقرة الأولى ، أشر إلى الوقت السابق والوقت المجدول للاجتماع. حدد ما إذا كان موقع الاجتماع قد تغير أو بقي كما هو.
اشرح سبب تغير الوقت بطريقة إيجابية. قد يتساءل الموظفون عن سبب تغير وقت الاجتماع ، ولكن هناك احتمالية لتعريض المعلومات التنظيمية السرية للخطر. تناول القضية بإيجابية بالقول: "لقد تغير وقت الاجتماع ليتناسب بشكل أفضل مع احتياجات وجداول كل شخص مطلوب وجوده في الاجتماع".
اكتب فقرة ثالثة متفائلة. على سبيل المثال ، "شكرًا لك مقدمًا على تعاونك في استيعاب هذا التغيير في الجدول الزمني. أتطلع إلى رؤيتك في (وقت ومكان الاجتماع)."
اكتب الأحرف الأولى الخاصة بك بعد اسمك لجلسة إضافية من وجود ومصداقية. ليس عليك التوقيع على الجزء السفلي من المذكرة لأن اسمك مطبوع في الأعلى ، في العنوان.
تدقيق وتحرير المذكرة الخاصة بك قبل نشرها. لا تدع أي موظف يخطئ في أي من مواد الاتصال الخاصة بك.
نشر المذكرة بشكل صحيح ولأفضل التعرض. تذكر أنك لا تريد أن يتراجع الموظفون الغائبون عن خط المكتب الأسطوري ، "أعتقد أنني لم أحصل على المذكرة". غالبًا ما يتم نشر المذكرات على مستوى الشركة في غرف الطعام وغرف الاستراحة. لإضافة "تأمين" ، قم بعمل نسخة من المذكرة لكل موظف ووضعها في صندوق البريد الخاص به أو على مكتبه.
