إن إعداد وكتابة محاضر الاجتماعات الجيدة هي المهارات التي يمكن لأي شخص الحصول عليها مع القليل من الاستعداد والاهتمام بالتفاصيل. يعد السجل النزيه والصحيح للاجتماعات مطلبًا قانونيًا للعديد من الشركات. وسواء كنت تكتب دقائق لمؤسسة تجارية أو سياسية أو اجتماعية أو متطوعة ، فإن المحضر سيصبح جزءًا دائمًا من تاريخ المنظمة. في العديد من الحالات ، يتم الاحتفاظ بالدقائق لسنوات وعقود وأحيانًا قرون.
العناصر التي ستحتاجها
-
جدول أعمال
-
قائمة الحضور
-
مسجل
-
دفتر
الوصول إلى الاجتماع في وقت مبكر مع جدول أعمال الاجتماع ، قائمة الحضور والمعدات اللازمة لتسجيل المحضر. اختر مقعدًا بالقرب من ميسر الاجتماع. يسمح لك الجلوس بالقرب من ميسر الاجتماع بالاستماع إلى أفضل والاستفسار عن التوضيحات بسهولة.
اسأل ما إذا كان يمكنك استخدام مسجل شريط لتسجيل نسخة صوتية للاجتماع. إذا قمت بتدوين ملاحظات على جهاز كمبيوتر ، فتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح ، وأن يكون لديك دفتر ملاحظات مكتبيًا وأدوات الكتابة لاستخدامه كطريقة نسخ احتياطي في حالة فشل الكمبيوتر.
سجل التاريخ والوقت الذي يسمى الاجتماع بالطلب. سجل جوهر تقارير الضباط وتقارير اللجان. عادة ، يتم إرفاق التقارير الكاملة بمحضر الاجتماع. تسجيل الاقتراحات فور حدوثها. قم بتضمين من الذي قدم كل حركة ، الذي أعار الاقتراح وما إذا تمت الموافقة على الاقتراح ، والذي يُعرف بـ "يحمل" ، أو فشل. إذا تم تقديم بند جدول الأعمال - لم يتم التصرف به خلال الاجتماع ولكن تم التمسك به لفترة لاحقة ، فلاحظ من قدم الاقتراح لتدوين هذا البند ومن الذي أعار الاقتراح. إعلانات قياسية وتواريخ اجتماعات المتابعة.
البحث عن أو إنشاء قالب محاضر الاجتماع. قد يكون لدى مؤسستك نموذج محضر اجتماع بالفعل. إذا لم يحدث ذلك ، فيمكنك استخدام إحدى قوالب دقائق الاجتماع المتعددة المتاحة عبر الإنترنت أو إنشاء قالب خاص بك. يحتاج القالب إلى عنوان ونص وخط توقيع. يتضمن العنوان اسم المنظمة وتاريخ ووقت ومكان الاجتماع.
إنشاء نص القالب باستخدام جدول أعمال الاجتماع كدليل لك. قم بتضمين العناصر التالية في هذا الجزء: إحصائيات الحضور ، الموافقة على محضر الاجتماع الأخير ، تقارير الضباط و اللجان ، الأعمال القديمة ، الأعمال الجديدة ، الإعلانات و وقت التأجيل.
تأكد من أن القالب يتضمن خطوط التوقيع وخطوط التاريخ للسكرتارية وسلطة الموافقة.
قم بإعداد محضرك باستخدام القالب. القضاء على التفاصيل المفرطة. سجل ما تقرر ، من سيقوم بالإجراء ، عندما يكون مستحقًا وكيف ستعرف المنظمة عند اكتمال الإجراء. بعد الانتهاء من المسودة الأولى ، راجع النص الصوتي للاجتماع لضمان التقاط كل ما يلزم. ثم قم بتحرير دقائقك.
الدقائق هي سجل للإجراءات التي تتخذها المنظمة. إنه ليس سجلاً لكل ما يقال ، وهو نص. الحفاظ على محاضر دقيقة. لا تقم بتضمين رأيك أو حكمك أو تفسيرك. عبارات مثل "نقاش ساخن" و "تعليق ممتاز" ليس لها مكان في دقائق الاجتماع الاحترافي. لا تشمل أبدًا الحركات التي تم سحبها.
أرفق تقارير الضباط واللجان إلى الدقائق المكتملة. قم بعمل العدد المطلوب من النسخ. إذا كان ذلك ممكناً ، قم بتوزيع محضر الاجتماع قبل الاجتماع التالي بحيث يمكن إجراء الإضافات و / أو التصحيحات بسرعة.
نصائح
-
تحقق من الحضور في قائمتك عند وصولهم إلى الاجتماع. الإنجازات القياسية وكذلك المخاوف. يتم التحقق من صحة كتابة الأسماء بشكل صحيح. احتفظ بنسخة احتياطية من دقائقك. لا تخف من طلب التوضيح.
