يخضع تسديد الأميال في كاليفورنيا لكل من قانون العمل ، القسم 2802 ، وقانون كاليفورنيا للوائح ، العنوان 8 ، القسم 13700-13702. إذا طلب صاحب العمل في ولاية كاليفورنيا من أحد الموظفين القيادة في أعمال رسمية للشركة ، فعليه إما أن يقدم للموظف سيارة ، يتم تغطية جميع النفقات بها ، أو تعويض الموظف عن تكلفة القيادة. يوفر قانون ولاية كاليفورنيا بعض المرونة لأرباب العمل في تحديد كيفية تعويض الموظفين بالضبط عن الأميال والنفقات المتعلقة بالقيادة.
التعويض الأساسي بالأميال
بموجب قانون ولاية كاليفورنيا ، يتم تعريف استرداد الأميال كمبلغ يدفع للموظفين لجميع "التكاليف اللازمة المتكبدة في المركبات العاملة المقدمة من قبل الموظف للعمل." لا يقتصر تعويض الأميال على تكاليف الغاز ، ولكن يجب أن يعوض الموظف عن عوامل إضافية مثل استهلاك السيارة والإصلاحات ونفقات التأمين. تنقل الموظف العادي غير قابل للتعويض ، ما لم يضع صاحب العمل قيودًا على الموظف أثناء التنقل ، ويتطلب من الموظف أن يكون متاحًا للعمل أو يوجهه لأداء العمل في الرحلة. يتطلب قانون ولاية كاليفورنيا من صاحب العمل الاحتفاظ بسجلات يومية للمسافات المقطوعة ، كما ينص على أن يتم سداد المبالغ المستردة بحلول نهاية الشهر التالي للشهر الذي حدثت فيه القيادة أو عندما قدم الموظف المطالبة. في Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers، Inc (2007) ، وجدت المحكمة أن هناك ثلاث طرق مقبولة يمكن لرب عمل كاليفورنيا أن يسدد بها نفقات الأميال - طريقة "النفقات الفعلية" ، وطريقة "سداد الأميال" و "المبلغ المقطوع" " طريقة.
طريقة "النفقات الفعلية"
في طريقة حساب النفقات الفعلية ، يجب على الموظفين تقديم سجلات نفقات مفصلة لصاحب العمل. وستشمل هذه السجلات النفقات الفعلية لكل عنصر من العناصر القابلة للسداد لتشغيل مركبة وسيتعين أن تشمل نفقات مقسمة مثل الإطارات والزيت والتأمين والاستهلاك. سيحتاج الموظف إلى حساب الجزء من إجمالي وقت القيادة الذي كان ذا صلة بالعمل واستخدام تلك النسبة المئوية لحساب المبالغ الموزعة. الموظف أيضا سيوفر تكاليف الغاز. في حين أن هذه الطريقة هي على الأرجح الأكثر دقة ، إلا أنها تتطلب تقارير مفصلة من قبل الموظف ، وتقصي الحقائق من قبل صاحب العمل.
طريقة "تعويض الأميال"
لتخفيف عبء الإبلاغ إلى حد ما ، ولكن لا تزال توفر سداد عادل للموظفين ، يمكن لأصحاب العمل استخدام طريقة تعويض الأميال. وتنص هذه الطريقة على سداد مصاريف شهرية على أساس معدل استرداد الأميال الخاص بخدمة الإيرادات الداخلية ، وهو ما رأت وزارة إنفاذ معايير العمل في كاليفورنيا أنه معدل سداد معقول لجميع النفقات المتكبدة في السياقة. إذا لم يوافق الموظفون أو رب العمل على أن السعر مقبول ، فقد يختلف الدفع عن سعر مصلحة الضرائب الأمريكية - ولكن العبء يقع على الطرف المشتكي لإثبات سبب ذلك. تحت طريقة تسديد الأميال ، يجب الاحتفاظ بسجلات كل ميل مدفوعة ، وتاريخ القيادة.
طريقة "المبلغ المقطوع"
وتسمح طريقة السداد "للمبلغ الإجمالي" لصاحب العمل بتعويض الموظفين عن نفقات القيادة بزيادة التعويض الإجمالي. قد يكون هذا دفعة محددة - يشار إليها غالبًا باسم "بدل تلقائي" - أو زيادة في التعويض الأساسي. إذا زاد صاحب العمل من القاعدة أو العمولة ، يتحمل صاحب العمل مسؤولية تحديد مبلغ التعويض الذي يقصد به تعويض الموظف عن نفقات السيارة. قد يكون خيار المبلغ المقطوع مناسبًا حيث يقوم الموظفون في كثير من الأحيان بإجراء نفس الرحلات لأسباب تتعلق بالعمل.
