في أبسط أشكالها ، تكون الرقابة الداخلية هي مجموع كل ما يفعله نشاطك التجاري لتحديد المخاطر وتقليلها ، وفقًا لما ذكرته الولايات المتحدة.إدارة الأعمال الصغيرة ، تستهلك في الغالب حوالي 5 في المائة من العائد السنوي لنشاط تجاري. على الرغم من أن الشركات بمختلف أحجامها تواجه مخاطر الاحتيال والسرقة وإساءة استخدام أصول الشركات ، إلا أن الشركات الصغيرة التي لديها إجراءات غير كافية للتوثيق تكون في الغالب أكثر عرضة للخطر. تساهم إجراءات التوثيق في الضوابط الداخلية القوية وهي جزء منها.
زيادة المساءلة
في حين أن إجراءات التوثيق المتطورة تعزز الضوابط الداخلية الوقائية والبيئية ، فإن عدم كفاية إجراءات التوثيق هي السبب الرئيسي وراء عدم اكتشاف بعض الشركات أن السرقة أو الاحتيال يحدث إلا بعد فوات الأوان ، حسبما تشير "جريدة المحاسبة". توفر إجراءات التوثيق الرسمية إرشادات لتنفيذ الضوابط ، وتزيد من المساءلة ، حيث يجب على موظفيك إثبات والتحقق ، بدلاً من مجرد القول ، أنهم تابعوا أو قاموا بإجراء الرقابة الداخلية.
قيمة الاثبات
تخلق إجراءات التوثيق أدلة يمكن عزوها ، بما في ذلك من كان ضالعًا في مهمة أو معاملة مالية ومتى وكيف شاركت. يمكنك إنشاء إجراءات مثل ختم التاريخ والوقت الذي يعمل خلف الكواليس بالإضافة إلى تعيين قواعد التوثيق لكي يتبعها الموظفون. كلاهما بنفس القدر من الأهمية لإعادة بناء الإجراءات عند تتبع المعاملات وإنشاء مسارات التدقيق. على سبيل المثال ، فإن قسائم القسيمة الموقَّعة ، ونسخ من شيكات تجديد المصروفات النثرية ، ومعرّف تسجيل الدخول للموظف ، وطوابع الوقت والتاريخ الخاصة بالكمبيوتر ، كلها توفر أدلة تدقيق الحسابات.
المزيد من إدارة المعلومات الآمنة
تعتبر المرفقات الفعلية أو الممسوحة ضوئيًا والحواشي في أحد التقارير المالية وسجّل تغيير معاملات الكمبيوتر أمثلة على إجراءات التوثيق التي تسهم في تعزيز ضوابط إدارة المعلومات. جميعها مفيدة لتوثيق أسباب تصحيح أو تعديل السجلات الورقية أو الإلكترونية ، مما يساعدك في النهاية على منع الاحتيال وسرقة الموظف والكشف عنه. ويعزز طابع التاريخ والوقت المقابل للموافقة المسبقة ، مثل الأحرف الأولى من مدير الإدارة ، ضوابط إدارة المعلومات إلى أبعد من ذلك.
مراقبة جودة أفضل
بالإضافة إلى منع كل من الاحتيال الداخلي والخارجي ، يمكن لإجراءات توثيق المستودع وإدارة المخزون دعم عناصر التحكم في الجودة. وتشمل هذه متطلبات موظفي المستودعات لحساب وفحص وتوثيق البضائع الواردة والصادرة التالفة. تشمل إجراءات منع الاحتيال والسرقات التي تساهم في التحكم الداخلي الجيد قاعدة وثائق تتطلب من الموظفين ملء ورقة اختيار وتوقيعها وإرسالها لكل طلب عميل واجراءات وضع علامات صادرة تقوم بتسجيل وتسجل عناصر المخزون ، بما في ذلك الأوصاف وأرقام الأجزاء ووحدات قياس وكميات.
