توفر تقارير إدارة المشروع تحديثًا للتقدم في مشروع معين. يتم كتابتها بشكل عام في مراحل المشروع ، ولكن قد يطلبها العميل أو المشرف في أي وقت. تعد تقارير إدارة المشروع مهمة لأنها تسمح لمدير المشروع بتقييم التقدم بمقارنته بالخطة الأصلية. هذا يسمح للمدير بالاتصال وشرح أي تغييرات وتأخيرات ومشاكل وإيجابيات لجميع أصحاب المصلحة. لا يلزم أن تكون تقارير إدارة المشاريع طويلة ، بل يجب أن تتناول جميع جوانب المشروع.
تقديم معلومات تعريف المشاريع: اسم المشروع ، ورقم المشروع (إذا كان هناك واحد) ، واسم العميل ، والاتصال بالأشخاص إذا كان العميل شركة أو مؤسسة ، وتاريخ بداية المشروع ، والعنوان الذي يتم فيه المشروع. يتم تنفيذه ، إن أمكن. اذكر اسم مدير المشروع (PM) ، واسم الشخص الذي يكتب التقرير إذا كان المؤلف هو شخص آخر غير PM ، والتاريخ الذي يتم فيه كتابة التقرير.
ضع قائمة بأسماء جميع الأطراف التي سيتم توزيع تقرير إدارة المشروع عليها. قم بتضمين جميع المقاولين أو الموظفين أو المشرفين أو جهات اتصال العملاء الذين سيحصلون على نسخة من التقرير. قم بتضمين "ملف" في أسفل القائمة للإشارة إلى وضع نسخة من التقرير في ملف المشروع.
تقييم نطاق المشروع الحالي مقارنة بنطاق المشروع الأصلي. لاحظ أي تغييرات تم إجراؤها وتضمّن اسم الطرف الذي طلب التغيير واسم الطرف الذي وافق على التغيير.
تقييم الجدول الزمني للمشروع الحالي ضد المخطط الزمني المخطط. اشرح أي تأخيرات أو مكاسب وحدد كيف تؤثر على الجدول الزمني العام. حدد ما إذا كان التأخير يتم حلها حاليًا أو لم يتم حلها. بالنسبة إلى التأخيرات التي لم يتم حلها ، اشرح خطة التغلب على المشكلة وحددها عندما تتوقع حل المشكلة. إذا تغير تاريخ الانتهاء ، فقم بتقديم تاريخ اكتمال جديد.
قارن الميزانية الحالية بالميزانية الأصلية. فكر في كل من التكلفة (المبلغ الذي يدفعه البائع في العمالة والمواد لاستكمال المشروع) والسعر (ما سيدفعه العميل عند الانتهاء من المشروع). تذكر تضمين التغييرات في التكلفة أو السعر الناتج عن تغييرات النطاق. إرفاق ميزانية المشروع المحدثة إن وجدت.
ﻗﺎرن ﺑﻴﺌﺔ اﻟﻤﺨﺎﻃﺮ اﻟﺤﺎﻟﻴﺔ إﻟﻰ ﻧﻤﻮذج ﺗﻘﻴﻴﻢ اﻟﻤﺨﺎﻃﺮ اﻷﺻﻠﻲ. الدولة التي تم القضاء على المخاطر والتي لا تزال موجودة. اذكر أي مخاطر جديدة نشأت مع ميزانيتها المحتملة وتأثيراتها الزمنية. تقديم خطة لتجنب المخاطر الجديدة أو الاستجابة لها.
التوقيع على الوثيقة. إذا كان المستند أكثر من صفحة واحدة ، فقم أولاً بتعبئة كل صفحة. تتطلب بعض إجراءات الشركة أيضًا قيام المشرف و / أو العميل بالتوقيع على جميع تقارير إدارة المشروع.
نصائح
-
لا تنس أن تشمل الأخبار الجيدة! تضمين جميع التوفير في التكلفة والوقت في التقرير.
توثيق أي أخطاء في المورد تؤثر على المخطط الزمني أو الميزانية. قد تكون قادرًا على إرجاع الموردين مقابل الوقت الضائع أو المال.
