قد تكون كتابة تقرير المشروع مهمة شاقة إذا لم تبدأ بخطة تنظيمية. تحتوي تقارير المشاريع عادة على نفس العناصر الأساسية التي تزود القراء بالمعلومات المتعلقة بأهداف المشروع وخطة وميزانية ونواتج المشروع. باستخدام عدد قليل من تقنيات كتابة التقارير الأساسية ، يمكنك إنشاء وثيقة مشروع فعالة تظهر نظرائك الذين تم تنظيمهم وقادرين على تقديم معلومات مهمة.
حدد نوع تقرير المشروع الذي ستكتبه. تتضمن تقارير المشاريع المشتركة المقترحات ، وتوصيات نطاق العمل ، وتحديثات الحالة ، وتحليلات التباين ، والمراجعات والتوصيات النهائية. سيساعدك هذا على تقديم المعلومات الدقيقة التي يريدها أعضاء فريقك أو المشرف أو أصحاب المصلحة الآخرين.
اكتب مخططًا لتقريرك. تضمين صفحة الغلاف وصفحة المحتويات والملخص التنفيذي والهيئة الرئيسية والملحق. حدد فئات المعلومات التي ستتناولها. اعتمادًا على نوع التقرير الذي تكتبه ، يمكن أن يتضمن ذلك الأهداف ، ومنهجية المشروع ، والموظفين ، والموارد المطلوبة ، والمدة ، ومقاييس النجاح ، والميزانية ، والفروق ، والتسليمات ، والمواعيد النهائية ، والنتائج والتوصيات.
اجمع المعلومات اللازمة لاستكمال كل قسم. وقد يتطلب ذلك إجراء مقابلات مع أشخاص يطلبون المشروع ، وموظفين يعملون في المشروع وأصحاب مصلحة مستهدفين من المشروع ، مثل العملاء ، أو الموظفين الداخليين ، أو الموردين والموردين. احصل على بيانات تاريخية ، مثل أحجام المبيعات السابقة والميزانيات ومستويات المشاركة والبيانات الديموغرافية.
اكتب المسودة الأولى للموجز التنفيذي ، وهي نظرة عامة موجزة عن التقرير. يجب أن يتضمن ذلك سبب حصول القارئ على التقرير ، النقاط الأساسية في التقرير والتوصيات. لا تقم بتضمين التفاصيل الدقيقة في ملخص تنفيذي ، والذي يكون في الغالب نظرة عامة نصف صفحة. تقديم التفاصيل والدعم في متن تقرير المشروع.
اكتب كل قسم من التقرير باستخدام البيانات والمقابلات الخاصة بك. تنظيم المقاطع باستخدام ترتيب منطقي. على سبيل المثال ، لا تبدأ بالميزانية حتى تشرح المكونات اللازمة للمشروع. سيتيح لك ذلك تجنب الاضطرار إلى شرح كل نفقات ولماذا تحتاجها مرتين. لا تدرج أسماء الموظفين العاملين في المشروع حتى يتم إدراج مكونات المشروع. بالنسبة لقسم التباين ، قم بتضمين النتائج الأصلية المستثناة ثم النتائج الفعلية.
الانتهاء من التقرير مع ملخص وتوصيات بناء على النتائج التي توصلت إليها. استخدم البيانات لدعم استنتاجاتك وتوصياتك. قم بإحالة القراء إلى الملحق الخاص بورقتك ، والذي سيتضمن معلومات دعم تفصيلية ، مثل المعلومات التفصيلية والرسومات والرسوم البيانية والبيانات الفنية الأخرى.
راجع ملخصك التنفيذي لتحديد ما إذا كان يجب تغيير أي من مجموعتك الأولية استنادًا إلى المعلومات التي اكتشفتها أثناء كتابة تقريرك. اكتب النسخة النهائية من الملخص التنفيذي.
ترجمة المعلومات في الملحق الخاص بك ووضعها في ترتيب تظهر المعلومات في تقريرك. ارجع إلى تقريرك وقم بتضمين الحواشي السفلية أو أرقام الصفحات لتوجيه القراء إلى معلومات التذييل.
