في حين أن العصر الرقمي يخلق ورقة أقل ، فإن الطلب على التخزين الإلكتروني ينمو. المبادئ التوجيهية التي وضعها فريق إدارة المعلومات في المنظمة لإنشاء السجلات والوصول إليها وتخزينها وتدميرها في نهاية المطاف تملي شروط دورة حياة السجلات الإلكترونية. تتضمن دورة حياة السجلات الإلكترونية الإنشاء والاستخدام والتخزين والتصرف لمعظم المؤسسات والهيئات الحكومية. تقوم بعض المنظمات بوضع أرشفة لسجلات معينة تعتبر قيمة ، مثل المرحلة الأخيرة من دورة الحياة عندما لا يتم تدميرها.
خلق
يتمثل أحد أكبر التحديات لأي نظام إدارة إلكتروني في توثيق إنشاء سجلات جديدة بطريقة منطقية ومتسقة لاستخدامها واستعادتها وتخزينها في المستقبل. يتم تأسيس ما يشكل سجلا في دليل سياسة المنظمة الذي هو مكتوب مع القوانين الاتحادية والولائية في الاعتبار. إذا تم تحديدها بشكل صحيح في بداية دورة الحياة ، يمكن الوصول إلى السجل بسهولة حتى تنتهي صلاحية سجل السجل ويتم تدميره. اعتمادا على المنظمة ، يتم إنشاء بعض السجلات تلقائيا من قبل النظام عند إدخال بعض البيانات في الكمبيوتر. تتطلب الأنظمة الأخرى وجود فرد لإنشاء سجل يدويًا.
استعمال
بمجرد إنشاء سجل إلكتروني ، يتم توزيعه واستخدامه عادة كأداة معلومات لأغراض العمل أو الحكومة. ولهذا السبب ، يتم تخزين السجلات في مستودع للوصول بسهولة. بينما نشطة ، يتم تخزين معظم السجلات ، ولكن يتم الوصول إليها من خلال قاعدة بيانات مع تحديد المعلومات التي تسجل السجل.
التخزين والصيانة
بعد استخدام ملف ولم تعد هناك حاجة إليه بانتظام ، غالبًا ما يتم تخزين السجل باعتباره غير نشط. يجب تخزين السجلات للوصول قبل أن يتم تدميرها وفقًا للقواعد المنصوص عليها في السياسة التنظيمية. جزء من سبب هذا التركيز على التخزين المناسب يتعلق بمشكلات الخصوصية. ﺗﻌﺎﻟﺞ اﻟﺳﯾﺎﺳﺔ اﻟﺗﻧظﯾﻣﯾﺔ اﻟﺣذرة اﻷﻣن ﮐﺟزء رﺋﯾﺳﻲ ﻣن ﺻﯾﺎﻧﺔ اﻟﺳﺟﻼت اﻟﻣﺳؤوﻟﺔ
تغير
يجب أن تكون السجلات متاحة لعدد معين من السنوات للامتثال للقوانين الفدرالية وقوانين الولاية. تستخدم معظم السياسات التنظيمية حول الاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها القوانين الفيدرالية والولائية للحد الأدنى من متطلبات الاحتفاظ بالسجلات. تحتفظ الشركات بسجلات لأغراض التقاضي ، في حالة اضطرارها للدفاع عن إجراءات تجارية معينة تم اتخاذها في الماضي. كيف يتم التخلص من السجلات أمر بالغ الأهمية. نظرًا لأنه يمكن استعادة الملفات الإلكترونية في أيدي الخبراء ، فمن الأهمية بمكان أن يتم مسح الملفات الإلكترونية دون أي طريقة ممكنة لاسترداد المعلومات.
