يعد تطوير إجراءات التشغيل القياسية السمة المميزة لأي عمل جيد. يؤدي القيام بذلك إلى إنشاء نوع من التناسق الذي لا يقدر بثمن عند التعامل مع العملاء والحفاظ على سجلات جيدة. إن فهم الإجراءات التي يجب توحيدها هي سمة مميزة للمدير الجيد.
توحيد الإجراءات
تضع الشركات إجراءات التشغيل لشرح كيفية إنجاز المهام. من أجل تحديد المهام التي يجب أن تكون موحدة ، قم بقضاء أسبوع واحد في تدوين كل الإجراءات المتخذة لتلبية احتياجات الأعمال اليومية. هناك مشكلات معينة ، مثل العميل الذي كان غير راضٍ عن منتج / خدمة ، يتم التعامل معه بشكل عام من قبل الإدارة فقط ، وعند النظر في نشاط تجاري أصغر وأحدث من قبل المالك نفسه. يجب أن تكون إجراءات التشغيل الموحدة في البداية هي تلك التي يكون الموظف مسؤولاً عن أدائها بشكل مستقل ؛ غيرها ، يمكن إضافة المزيد من الإجراءات الإدارية في وقت لاحق.
المميزات
يجب أن توضح الإجراءات نفسها الإجراء بوضوح ، من البداية إلى النهاية. هذا يعني أنه حتى أكثر الأعمال بساطة (مثل تشغيل الكمبيوتر) يجب أن يتم سردها. الفكرة وراء الإجراء هي أنه ينبغي أن يكون الموظف قادراً على اتباع الإجراء خطوة بخطوة ، وعدم إجراء افتراضات ، وإكمال المهمة بدقة وتلبية معيار الأداء المطلوب. على الرغم من أن إدراج المزيد من الإجراءات البدائية قد يبدو زائدا ، أو مضيعة للوقت ، فإن القيام بذلك له أسبابه الخاصة.
المهام
يعمل توحيد إجراءات التشغيل كمنفعة لكل من الموظف والمدير / المالك. يمكن للمدير / المالك توفير الوقت والطاقة في شرح الإجراءات. يتلقى الموظف فوائد وجود توقعات واضحة. الموظفون أسعد عندما يكون المطلوب منهم وكيف يتم إنجاز مهامهم اليومية مكتوبة باللونين الأبيض والأسود. حتى أن التعليمات البسيطة يمكن أن تكون مهدّئة إلى حد ما عندما يكون الموظف في وضع يجب فيه إنجاز مهمة بدقة ، ولكن بسرعة (على سبيل المثال: مجموعة طويلة من العملاء).
فوائد
الفائدة الأساسية من توحيد إجراءات التشغيل في العثور على أكبر الاتساق التي تجلبها على الوظائف الداخلية والخارجية للنشاط التجاري. وبمجرد توحيد الإجراءات التشغيلية ، وبطبيعة الحال ، ستظهر فوائد عديدة. أولاً ، سيكون تصور العملاء من شركة محترفة بشكل جيد ، وبالتالي زيادة صورة العلامة التجارية. وقد ينتقل هذا التصور إلى مستثمرين / موظفي إقراض محتملين حيث يطلب عادة نسخة من إجراءات الشركة عند النظر في التمويل / الاستثمار. وكثيرا ما تكون هناك حاجة لنسخة من إجراءات الشركة للحصول على التأمين. ثانياً ، سوف يتم تسجيل الحسابات ، وهي منطقة لا يرغب فيها الاتساق فقط ، ولكن أيضاً في العديد من الحالات التي يتطلبها القانون.
الاعتبارات
توحيد الإجراءات التشغيلية لا ينبغي الاستخفاف به ؛ الخصوصية هي المفتاح. سوف تشكل الإجراءات الموحدة أساسًا يتم من خلاله تدريب الموظفين وترقيتهم وتنظيمهم ، ومن خلاله يتم التعامل مع احتياجات العملاء ومعالجة المعاملات والكتب. قضاء الوقت الاضافي لتوحيد بدقة الإجراءات المطلوبة لعمليات الشركة الجيدة.
