مراقبة الجودة وضمان الجودة مهمان لنجاح عملك. كما يوحي اسمها ، تم تصميم ضمان الجودة ، أو ضمان الجودة ، للحفاظ على المستوى المطلوب من الجودة في منتج أو خدمة. كما أنها تمكن المؤسسات من صياغة أهدافها بوضوح ، وتحديد نقاط القوة والضعف في عملها ، وتقييم أدائها واتخاذ الخطوات اللازمة لتحقيق نتائج أفضل. يمكن أن تساعدك هذه الممارسة على تجنب الأخطاء المكلفة والتخفيف من المخاطر.
دور ضمان الجودة
يجب على أي عمل ، كبير أو صغير ، اتباع إجراءات محددة وضمان إدارة مشاريعها بشكل فعال. لنفترض أنك تخطط لإطلاق منتج جديد. لا يمكنك ببساطة إنشاء المنتج ووضعه على رفوف المتجر.
أولاً ، من المهم التأكد من استيفائها لمعايير جودة معينة وتوفير قيمة للمستخدم النهائي. لهذا السبب تحتاج إلى خطة لضمان الجودة ، أو QAP. ويتمثل دورها في ضمان أن جودة الإنتاج تلبي متطلبات العملاء وتلتزم بمعايير الصناعة. في الوقت نفسه ، يساعد على تقليل الأخطاء ويحدد مجالات التحسين.
تتناول عملية التخطيط لضمان الجودة كل جانب من جوانب تطوير المنتج أو المشروع ، من أدائه العام إلى الحفاظ على الوظائف الأساسية. هيكلها يعتمد على متطلبات المنظمة. على سبيل المثال ، يمكن للشركات الناشئة أو الشركات الصغيرة استخدام خطة ضمان الجودة لتسريع نموها وزيادة رضا العملاء.
يجب أن تتضمن وثيقة QAP أهدافًا ومهام ومسؤوليات واضحة للجودة لكل عضو من أعضاء الفريق ، والمعالم ، والعمليات ، وتقييم بيانات المشروع ، وطرق التحقق والتحقق ، وإجراءات الاستجابة والمزيد. تختلف عملية التخطيط لضمان الجودة من منظمة إلى أخرى. اتبع هذه الخطوات لإنشاء خطة لضمان الجودة.
تحديد أهداف الجودة
ابدأ بتحديد أهداف الجودة لمشروعك. صف كل هدف بعبارات قابلة للقياس. النظر في أي لوائح ذات الصلة الاتحادية والولائية التي قد تنطبق. اكتب كل شيء في وثيقة QAP.
يجب أن تكون أهدافك محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق ومحددة زمنياً. استخدم صيغة SMART (محددة وقابلة للقياس ومناسبة وواقعية وفي الوقت المناسب) لتحديد أهدافك بوضوح. تحديد عدد العيوب المقبولة والبحث عن طرق لعلاجها على المدى الطويل. تأكد أيضًا من توافق أهداف الجودة لشركتك مع توقعات العملاء.
تعيين الأدوار والمسؤوليات
بشكل عام ، لدى المنظمات الكبيرة فرق ضمان الجودة الخاصة بها. الشركات الصغيرة ، من ناحية أخرى ، إما الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهمة أو تعيين أدوار ومسؤوليات محددة لموظفيها.
إذا كنت شركة ناشئة أو شركة صغيرة ، ففكر في تدريب موظفيك على ضمان الجودة. قم بتعيين مهام محددة بناءً على مهاراتهم. سيتمكن فريق ضمان الجودة الجيد من اكتشاف المشكلات المحتملة وإصلاحها في المراحل الأولى ، ومنع الأخطاء في المنتجات المصنعة والمساعدة في تلبية متطلبات العملاء.
بصفتك مديرًا ، تقع على عاتقك مسؤولية إنشاء العمليات والقواعد التي يجب على الجميع اتباعها والتأكد من وضع متطلبات كل مشروع بشكل واضح. أنت أيضًا بحاجة إلى تشجيع فريقك باستمرار ، ومراقبة أدائه وتقديم تعليقات مفيدة. النظر في سيناريوهات مختلفة قد تحدث وتحديد مجموعة من الإجراءات ليتم تنفيذها من قبل كل قسم.
تنفيذ خطة ضمان الجودة
تحديد الأدوات والموارد التي ستكون مطلوبة من خلال عملية التخطيط لضمان الجودة. تأكد أيضًا من أن خطة ضمان الجودة تتوافق مع خطة قياس الشركة وخطة التوثيق وخطة إدارة المخاطر وعمليات الدعم الأخرى. يجب أن يكون الجميع في مؤسستك على نفس الصفحة.
ستوفر وثيقة QAP إرشادات واضحة حول كيفية تنفيذ عملية تخطيط ضمان الجودة وستوضح كيف تتماشى مع مهمة الشركة. يجب أن يكون من السهل فهم وتغطية كل خطوة من العملية. استعراضه كل بضعة أشهر وإجراء أي تغييرات قد تكون هناك حاجة إليها. تضمين أنواع مختلفة من مراجعات التحكم ، مثل مراجعات الوثائق ، مراجعات قابلة للتنفيذ ، مراجعات النظراء والمزيد.
قياس النتائج
وأخيرًا ، قم بتقييم التقدم والتحسينات الناتجة عن الإجراءات ثم قم بتعديل خطة ضمان الجودة وفقًا لذلك. ضع الأهداف الأولية في الاعتبار وحدد ما إذا كانت هذه الأهداف قد تم الوفاء بها أم لا. قم بتوصيل النتائج لفريقك ومكافأة جهودهم. قم بتحديث وثيقة QAP مع إرشادات وسياسات جديدة إذا لزم الأمر.
يعد إعداد خطة ضمان الجودة جهدًا جماعيًا. لهذا من المهم أن يشارك الجميع. يلعب كل قسم في مؤسستك ، من التسويق والمبيعات إلى خدمة العملاء ، دورًا في هذه العملية. عند القيام بذلك بشكل صحيح ، يمكن أن يوفر لك تخطيط ضمان الجودة الوقت والمال ، وزيادة ثقة العملاء وتعزيز أداء وكفاءة شركتك.
