يساعدك تطوير نظام إدارة ملفات شامل لمطعمك في إدارة الموظفين والأعمال. أنظمة الإيداع المزدوجة فعالة ، خاصةً إذا كانت الملفات مخزنة عبر الإنترنت. قد يتم تخزين الملفات في موقع يسهل العثور عليه ، مثل خزانة الملفات المكتبية ، ويمكن حماية الموظفين الحساسين والملفات المالية. يجب اختيار نظام حفظ النسخ الثابت المادي بناءً على حجم المعلومات المقدمة ، في حين أن نظام الإيداع عبر الإنترنت لديه خيارات أكثر.
اختر نظام الايداع
يمكن تقسيم الملفات المخزنة عبر الإنترنت إلى فئات سرية ومفتوحة. كلمة المرور حماية المعلومات الحساسة مثل البيانات المالية أو ملفات الموظفين. يمكن تخزين الملفات التي تحتاج إلى الوصول إليها بشكل منتظم من قبل الموظفين في مجلد مشترك تحت عناوين معينة مثل الموردين والموردين والصيانة. يمكن ترتيب الملفات المخزنة في خزانة حسب الموضوع ، أو للملفات ذات الحجم الكبير ، حسب الموضوع مع قسم فرعي لكل فئة. على سبيل المثال ، قد يكون لملف المورد ملفات أبجدية فردية تحدد أسماء الموردين أو شركاتهم.
المالية
إن تطوير نظام حفظ ملفات يسمح بالوصول السهل إلى التقارير المالية أمر ضروري لعمليات التشغيل اليومية بالإضافة إلى التقارير المحاسبية الشهرية والفصلية والسنوية وإعدادات نهاية السنة والضرائب. يجب تخزين المعلومات المالية في مكان آمن مثل صندوق القفل أو في ملف كمبيوتر محمي بكلمة مرور. وتشمل المستندات الحسابات المستحقة الدفع والمبالغ المستحقة والمرتبات والقروض وخطوط الائتمان والمراجعات الداخلية والخارجية والسجلات الضريبية والإيصالات اليومية. يمكنك تصنيف الملفات في المخططات الزمنية بحيث تكون تلك التي تشير إليها بانتظام ، مثل سجلات المبيعات اليومية ، في متناول اليد ، وتلك التي تراجعها بشكل دوري ، مثل التقارير الفصلية ، في الجزء الخلفي من مجلس الوزراء.
توظيف
تنظيم طلبات التوظيف الفارغة والمكتملة ، ومواد التوجيه والتدريب ، وجداول العمل والحسابات المكتوبة لتقارير الموظفين ، والشكاوى أو التوبيخ. هذا الأخير مفيد إذا قام الموظف بتقديم شكوى فيما يتعلق بالانهاء أو التمييز أو المضايقة. إذا كانت ملفات الموظف تحتوي على سجلات صحية وأرقام ضمان اجتماعي ، فقم بتصنيف الملفات بترتيب رقمي وتخزين مفتاح الرقم في مكان مختلف.
الباعة
تقسيم ملفات البائعين إلى فئات إمدادات الأغذية والمشروبات والبيرة والخمور والمطاعم. تضمين ملفات فردية للبائعين الحاليين والبائعين المحتملين. يجب أن تتضمن الملفات نسخًا من العقود ونماذج الطلبات والإيصالات وهياكل التسعير وجداول التسليم وأسماء جهات الاتصال وأرقام الهواتف. يمكنك تخزين ملفات البائعين بالقرب من باب التسليم أو في مكتب المدير لتسهيل الرجوع إليها.
تأمين
يجب أن تحتوي ملفات التأمين على نسخ من السياسات واسم ومعلومات الاتصال الخاصة بوكيل التأمين الذي يمثل كل سياسة. قم بتضمين مخطط تجديد لتوضيح متى يجب مراجعة السياسات. تخزين نسخة من ملفات التأمين خارج الموقع في حالة الطوارئ.
البناء والصيانة
إذا كان مرفق المطعم مملوكًا أو مستأجرًا ، فاحتفظ بملف لسجلات الصيانة والإصلاح. وتشمل قائمة من التنظيف ، وإزالة القمامة ، وإعادة التدوير ، والصيانة العامة ، ومقدمي خدمات إصلاح السباكة الكهربائية. تخزين المعلومات لصيانة ألعاب الفيديو ، أو صناديق juch أو آلات البيع. مثل الكثير من ملفات البائع ، يجب أن تقع أرقام الصيانة وأرقام الاتصال في حالات الطوارئ في مكان يمكن لأي موظف الوصول إليه بسرعة ، مثل حامل مضيفة ، أو مكتب أمين الصندوق ، خلف البار أو في المطبخ.
الصحة و السلامة
الحفاظ على ملف مخصص لوثائق الصحة والسلامة. ويتضمن ذلك نسخة من تقارير واستشهادات الإدارة الصحية للمطعم وقواعد مكتوبة حول تدابير صحة الموظف مثل غسل اليدين واستخدام القفازات وشباك الشعر وتعليمات مفصلة لتعقيم المعدات. تشمل أيضًا توثيق الإجراءات المتعلقة بمعالجة الطعام وإعداده وتخزينه. قم بعمل نسخ من القواعد واللوائح ذات الصلة وقم بنشرها في الأماكن المناسبة التي يتأكد الموظفون من رؤيتها.
الاصابة والحدث
إنشاء ملف لتضمين تقارير عن إصابات الموظفين والعميل. قم بتوثيق الشهود لكل حدث وتقديم أكبر قدر ممكن من التفاصيل الداعمة ، بما في ذلك سبب الإصابة ، والإجراء الذي اتخذ بعد الإصابة والنتيجة. قم بتضمين نسخ من تقارير الشرطة إذا تم استدعاء السلطات إلى المطعم لأي سبب من الأسباب.
