يمكنك كتابة خطاب استفسار غير مرغوب لمجموعة متنوعة من الأسباب. على سبيل المثال ، قد تكتب رسالة إلى شركة تستفسر عن وظائف شاغرة ، أو إلى كاتب مقال أكاديمي يطلب منك مزيدًا من المعلومات أو الإذن لاستخدام الأقسام في عملك. رسائل الاستعلام غير المطلوبة ليست بالضرورة غير مرحب بها ، ولكن يجب أن تتبع الإجراءات العامة وقواعد آداب إجراء التحقيق لأنه يستغرق وقتًا من يوم المستلم للرد.
اضبط الهوامش على 1 بوصة على الجوانب الأربعة. هذا هو التنسيق القياسي للحروف التجارية. كونك محترفًا مهمًا لأن هذه الرسالة لم تكن مطلوبة ، وستحتاج إلى ترك انطباع أول جيد.
قم بتعيين تباعد الأسطر الخاص بك إلى 1.0 ، وهو تباعد مفرد. تحتوي العديد من برامج معالجة النصوص على تباعد أسطر افتراضي قدره 1.15.
غيّر الخط إلى Garamond أو Times New Roman أو Cambria أو محرف خطي مشابه. تحتوي الخطوط المضغوطة على "أقدام" أو أرصفة في الجزء العلوي والسفلي تساعد في توجيه العين عبر الصفحة المطبوعة. تم تصميم هذه الخطوط لاستخدامها في الطباعة وأنها تبدو أكثر مهنية في الرسالة.
اكتب عنوانك ، دون اسمك. ثم تخطي مسافة واكتب التاريخ. تخطي مساحة أخرى واكتب اسم المستلم ، والمسمى الوظيفي ، واسم الشركة والعنوان ، أو اكتب "الموارد البشرية" إذا كنت تجري استعلامًا غير مرغوب فيه عن وظيفة ولا تحمل اسم شخص الاتصال.
اكتب "عزيزي (اسم الشخص):". إذا كنت لا تعرف اسم الشخص ، كما في حالة مدير الموارد البشرية ، اكتب "عزيزي رئيس الموارد البشرية:" أو "سيدي أو سيدتي:". تخطي خط آخر.
قدم نفسك واشرح سبب كتابتك. كن محددًا حول المعلومات التي تريدها. سيتيح ذلك للمستلم الاستجابة بشكل أفضل لطلبك.
اكتب الأسئلة أو العناصر التي تحتاجها في تنسيق قائمة للتأكد من أن المتلقي لا يفوت أي من المعلومات.
قم بتضمين ظرف مختوم ذاتيًا إذا كنت ترسل استفسارًا عبر البريد. إذا كنت تطلب إرسال عناصر بالبريد ، فقم بعرض تعويض المستلم عن الطوابع البريدية أو اطلب إرسال الحزمة عبر الدفع نقدًا عند التسليم (COD) ، وفي هذه الحالة ستدفعها.
أشكر المتلقي على وقتها والمتاعب. قدّم للمتلقي حافزًا ، عند الاقتضاء ، مثل ذكر في مقالتك.
اكتب "مع خالص التقدير" ، وتخطي مساحات سطر ثلاثة. ثم اكتب اسمك بالكامل. قم بطباعة الحرف وتوقيعه فوق اسمك المكتوب بالحبر الأزرق أو الأسود.
نصائح
-
كلما كان ذلك ممكنا ، اتصل بقسم الموارد البشرية أو الإدارة الأخرى المعنية للحصول على اسم رئيس القسم. أنت تتمتع بفرصة أفضل للحصول على الرد إذا قمت بمعالجته إلى شخص معين بدلاً من عنوان وظيفي.
