دفتر الأستاذ العام هو أداة محاسبة مهمة لأي عمل. عادة ما يتم إعدادها في نسق عمودين مع قائمة الحسابات والخصوم والائتمانات لتلك الحسابات ، يتم استخدامها داخل وخارج الشركة للحصول على صورة جزئية لحالة الشركة المالية.
تدفق الإيرادات
يقوم دفتر الأستاذ العام بتعقب مدفوعات وإيصالات الحساب. وباختصار لمخطط الحسابات الخاص بالجريدة العامة ، يقدم دفتر الأستاذ العام صورة للإيرادات مثل الدخل الناتج عن المبيعات والخدمات والنفقات مثل الرسوم القانونية والأجور ونفقات المكتب.
ملخصات قسم النفقات
يسمح بالوصول الفوري إلى أي حساب ضمن نظام التتبع المالي للشركة. على سبيل المثال ، إذا كان مدير التسويق بحاجة إلى الوصول إلى نفقات الإعلانات السنوية ، يمكنه جمع هذه المعلومات من نظرة سريعة إلى دفتر الأستاذ العام.
الشركة ورقة درب
إذا كان يتم الاحتفاظ بها بشكل صحيح وربطها بحسابات الإنشاء الخاصة بها ، فإن دفتر الأستاذ العام يعد جزءًا مهمًا من مسار الشركة. نظرًا لأن دفتر الأستاذ العام هو المكان الذي يحدث فيه ترحيل الحساب ، يتم الوصول إلى معلومات مثل مصدر المعاملة والتاريخ والوصف ورصيد الحساب من خلال دفتر الأستاذ العام. عند النظر إلى دفتر الأستاذ العام يجب أن يسمح لموظف الشركة بتتبع المعاملة إلى أمر شراء أو فاتورة أو ورقة زمنية.
التفاصيل المالية
إضافة فئات فرعية ، والمعروفة باسم subledgers ، إلى دفتر الأستاذ العام يعطي المسؤولين الماليين المزيد من التفاصيل والاتجاهات والأنماط داخل الشركة وتمكنهم من اتخاذ قرارات مالية سليمة. سيساعد فهم تقلبات المبيعات والنفقات داخل شركته في مساعدة المدير المالي عندما يقرر متى وكيف يتابع العقود أو يستثمر رأس المال.
درب التدقيق
يخلق درب التدقيق لجميع المعاملات المالية للشركة. بالإضافة إلى كونه أداة داخلية قيمة ، فإن دفتر الأستاذ العام سيتم الوصول إليه من قبل وكالات التدقيق الخارجية مثل IRS أو SEC.
الصحة المالية للشركة
وبما أنه يستمد معلوماته من مخطط حسابات الشركة ومعاملات دفتر الشيكات ، فإن دفتر الأستاذ العام يتابع الأصول والالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات.
القوائم المالية
يربط دفتر الأستاذ العام ضمن نظام محاسبة الشركة لإنشاء أكثر البيانات المالية أهمية للشركة: الميزانية العمومية وبيان الربح والخسارة.
وثائق للحصول على التمويل
دفتر الأستاذ العام هو جزء واحد من الوثائق الضرورية اللازمة للشركات للحصول على تمويل خارجي. وهو أيضا جزء من التقارير السنوية الصادرة لأصحاب الأسهم في الشركات المتداولة علنيا.
