ربما يكون التحدي الأكبر الذي ينطوي عليه إنشاء ملخص تنفيذي هو جعلها قصيرة عندما يكون هناك الكثير مما تريد قوله.لا تكمن الفكرة وراء الملخص في إرباك القارئ بالتفاصيل بل بيع مشروعك أو اقتراحك حتى قبل أن يبدأ بقراءة التقرير الأطول. هذا يضع أهمية كبيرة على وثيقة موجزة ، وفي بعض الأحيان يمكن أن يُعد الاستئناف المرئي قدر كلماتك الفعلية.
تقرير ما إذا كنت بحاجة إلى ملخص
قد لا يتطلب مشروعك ملخصًا تنفيذيًا على الإطلاق. إذا تمت دعوتك لتقديم اقتراح ، فقد يشير طلب الاقتراح إلى أن الملخص ليس ضروريًا. إذا طلب منك ملخصًا ، فيمكنه تفصيل ما يجب تضمينه وهذا سيجعل التنسيق والكتابة أسهل بكثير.
تحديد الطول
قبل البدء في الكتابة والتنسيق ، من المفيد أن يكون لديك فكرة عن عدد الصفحات المتاحة لك للحصول على نقاطك الرئيسية. تنصح جامعة ولاية كولورادو بأن لا يزيد الملخص عن 10 صفحات أو 10٪ من طول التقرير أو الاقتراح بالكامل. لكن جامعة تكساس A & M تنصح بعدم تجاوز 5 في المائة من اقتراحك أو تقريرك. وسيعتمد إلى حد ما على طبيعة مشروعك ، ولكن عليك أن ترصد إجمالي صفحات تقريرك وتخطط لتضمين ما بين 5 و 10 بالمائة من ذلك.
تنظيم المحتوى
إذا كان لديك أقل من 10 صفحات للعمل بها ، فإن تنظيم معلوماتك للحصول على أفضل تأثير هو أمر بالغ الأهمية. ابدأ بمقدمة ، واشرح الغرض من تقريرك أو اقتراحك. الانتقال من هناك إلى شرح هدفك أو حلك للقضايا المثارة في مقدمتك. خصص قسمًا لنتائج الأبحاث التي تدعم هدفك ، إذا كان ذلك مناسبًا. اشرح كيفية تنفيذ مشروعك. إذا كان ذلك يتضمن عدة خطوات ، فقم بتفكيكها باستخدام النقاط. ثم قدم اقتراحاتك وانتهى بملعب مبيعات موجز.
تنسيق المحتوى
على الرغم من أهمية طول ملخصك ، فتجنب إغراء وضع أكبر عدد ممكن من الكلمات في صفحاتك في محاولة لتحقيق هدف مشروعك. اترك مساحة بيضاء كافية حتى لا تطغى على قرائك عندما ينظر إلى الملخص في البداية - فالصفحات المكتظة بالكلمات يمكن أن تكون مرعبة. استخدم فقرات قصيرة مقسمة بواسطة رؤوس ونقاط. حاول عدم تضمين أكثر من فقرة واحدة في كل قسم. بجانب كل عنوان ، قد تتضمن مرجعًا إلى أي صفحات من تقريرك تحتوي على معلومات أكثر تفصيلاً حول ما يناقشه هذا القسم. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في النهاية - إذا أراد القارئ الوصول إليك على الفور ، فأنت لا تريد منه أن يبحث في تقريرك عن هذه المعلومات. قد تركز هذا حتى تبرز.
