يمكن للأنشطة التجارية الحديثة أن تقسم الرسائل لتستهدف مجموعات العملاء الصغيرة أو ترسل الأخبار على الفور لقوى العمل الكبيرة والمبعثرة. ومع ذلك ، فإن هذه الفرص لم تجعل الاتصالات التجارية أقل تحديا من ذي قبل. بينما تتعلم المنظمات بسرعة عواقب عدم التواصل مع العملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين بفعالية ، قد تكون الاتصالات الداخلية غير الفعالة أكثر تعقيدا حتى يفوت الأوان.
مشاكل تفضيل
قد يجد الموظفون صعوبة في التوفيق بين تفضيلات اتصالاتهم وتفضيلات زملائهم في العمل. قد يفضل العامل الأكبر سنًا التواصل عن طريق الهاتف ، على سبيل المثال ، بينما يعتمد زميله الأصغر على الاتصالات الإلكترونية. إذا استجاب العامل الأصغر لرسالة بريد صوتي عن طريق البريد الإلكتروني بدلاً من إعادة المكالمة ، فقد يشعر العامل الأكبر سنًا بعدم الاحترام ،
من الأفضل استخدام الطريقة التي تفضلها نظيرتك. إذا كان الاتصال الخاص بك في مجال تكنولوجيا المعلومات يستجيب دائمًا لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بسرعة ، ولكنه يستغرق وقتاً طويلاً لإرجاع مكالمة هاتفية ، فإن إرسال أسئلتك إلكترونياً هو الحل الأكثر فعالية.
التواصل سيئة الأخبار
إخبار رئيسك بأنك فقدت حسابًا رئيسيًا ليس سهلاً على الأغلب. كما أنه ليس من السهل نقل الأخبار إلى بائع قديم أنك تقوم بتحويل نشاطك التجاري إلى منافسها. ويشير روبرت بيس ، الأستاذ في كلية ماكدونو لإدارة الأعمال في جامعة جورجتاون ، إلى أن هذا غالباً ما يجعل الناس يتأخرون في إخبار الطرف الآخر عن الأخبار السيئة.
بدلا من ذلك ، يقترح Bies استراتيجية اتصالات متعددة الجوانب للتغلب على تلك التحديات. قم بإعداد أصحاب المصلحة للأخبار السيئة مقدمًا. قم بتوصيل الأخبار على الفور وبأمانة ، ثم قم بتخفيفها باستخدام الحلول الممكنة وأي بطانة فضية واضحة. قد تقول ، على سبيل المثال ، أن لديك عدة خيوط في ذهنك لتحل محل العمل الضائع الذي يتطلب أقل السفر لقوة المبيعات الخاصة بك
نصائح
-
قد يشعر بعض الموظفين بعدم الارتياح للتواصل بصراحة مع رؤسائهم بسبب موقعهم داخل الشركة أو خلفيتهم. قد تواجه النساء على وجه الخصوص صعوبات في هذا ، وفقا لخبيرة علم اللغويات ديبورا تانين.
أكثر من اللازم أو لا يكفي
يمثل مقدار المعلومات التي يتم نشرها للموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين تحديًا دائمًا للمديرين. والأخبار المخيفة ، مثل إعادة التنظيم ، يمكن أن تؤدي إلى ردود فعل قوية إذا ما بدا أنها تخرج من اللون الأزرق. يمكن أن يسمح تنبيه الأفراد في الاجتماعات الفردية أو الصغيرة للقادة بمعرفة من سيعترض على الأخبار ، وما هي أسبابهم.
من ناحية أخرى ، يمكن للمدير أيضا تقديم الكثير من المعلومات إذا كان استنتاج الرسالة غامضًا أو مفتوحًا. الإعلان عن تسريح العمال قد في المستقبل القريب ، على سبيل المثال ، يؤدي إلى القلق وقد يتسبب في محاولة الموظفين الرئيسيين لأداء وظائف أخرى. كما يمكن أن تقلل من إنتاجية المكاتب إذا قضى الموظفون وقتهم في النميمة والعمل على سيرهم الذاتية.
يمكن للاتصالات غير رسمية تثبت مكلفة
على عكس الثرثرة في مكان العمل ، تترك الاتصالات الإلكترونية سجلاً مكتوبًا لما حدث. يمكن لبريد إلكتروني سريع تلخيص محادثة وتقديم تأكيد قيّم في حالة وجود أسئلة لاحقًا. ومع ذلك، الاحتفاظ بسجلات لحركة البريد الإلكتروني وبرامج الدردشة وغيرها من محادثات العمل الإلكترونية غير الرسمية يمكن أن يكون مصدر إزعاج لأولئك في تكنولوجيا المعلومات - ناهيك عن الفريق القانوني. يمكن أن تبدو المحادثات المرتدة مكلفة للغاية. على سبيل المثال ، استخدمت وزارة العدل الأمريكية تعليقات غرفة الدردشة للمساعدة في جعل قضية التلاعب في عملتها ضد البنوك الكبرى مثل UBS و Citigroup و J.P. Morgan Chase.
ادارة مشروع
ووجد تقرير عام 2013 لمعهد إدارة المشاريع أنه مقابل كل مليار دولار يتم إنفاقه على المشاريع ، فإن 75 مليون دولار معرض للخطر فقط كنتيجة لاتصالات غير فعالة. قد تحدث الفجوات عندما لا يكون لدى جميع أصحاب المصلحة نفس فهم فوائد المشروع ، أو عندما تكون اللغة المستخدمة لتسليم الرسائل غير واضحة. مؤشر مديري المشتريات يوحي لك تكييف اتصالاتك لتلبية احتياجات كل مجموعات أصحاب المصلحة. قد يركز اقتراح مشروع لإعادة تصميم موقع على شبكة الإنترنت ، على سبيل المثال ، على المنافع عالية المستوى عند اجتماعك مع كبار قادة الشركات. ستستخدم لغة تقنية وبيانات محددة أكثر عند تقديمها للأشخاص الذين سيتعين عليهم القيام بالعمل.
