تعتبر السياسات والإجراءات جزءًا حيويًا من إدارة الأعمال لأنها تمنع كل موظف من إعادة اختراع العجلة وتوفر معيارًا يمكن من خلاله تقييم الأداء الفردي.
ما الفرق بين السياسة والإجراء؟
في أبسط العبارات ، تحدد السياسة النتيجة ، بينما يحدد الإجراء الوسائل حتى النهاية. على سبيل المثال ، قد تكون سياسة الشركة هي أن يتم شحن جميع مشتريات الموظفين من قبل موظف آخر ، في حين قد يكون الإجراء لتحقيق ذلك هو أن الإيصالات يجب أن تتضمن كلا من اسم الموظف الذي قام بعملية الشراء واسم الموظف الذي قام بربطه. فوق.
كيف أقوم بتطوير سياسات الشركة؟
سيكون من اللطيف إذا كنت تستطيع إعداد مجموعة كاملة من سياسات الشركة عند فتح نشاطك التجاري لأول مرة ولن تضطر إلى إعادة زيارتها. ومع ذلك ، ينبغي اعتبار كتاب السياسة والإجراءات الخاص بك بمثابة وثيقة حية ، مع إضافة سياسات جديدة كلما دعت الحاجة إلى ذلك.
متى يجب تغيير السياسات والإجراءات؟
أحد أفضل الأمثلة على ضرورة تحديث السياسة هو عندما يتم تحويل نشاط تجاري من نظام يدوي إلى نظام يتم إدارته إلكترونياً.
إذا كان من الممكن تغيير السياسات والإجراءات ، فلماذا يجب كتابتها؟
الحفاظ على جميع السياسات والإجراءات في شكل مكتوب يحسن من فرص تطبيقها بشكل عادل ونزيه على كل موظف في الشركة. على سبيل المثال ، إذا قام أحد المديرين بتوظيف موظف بسبب تناول رقائق البطاطس من الحزام الناقل ، يمكن للموظف أن يدعي أنه جاهل بالسياسة إذا لم يتم إعطاؤه نسخة من دليل الموظف ينص على سياسة "عدم الأكل" مقدمًا.
كيف يمكن استخدام السياسات والإجراءات لتقييم الأداء؟
تعمل السياسات والإجراءات الواضحة على تمكين كل موظف من معرفة كيفية الحكم عليه ، ويمكن لكل مدير أن يقارن الأداء الفردي بموضوعية. على سبيل المثال ، إذا كانت السياسة هي أن يقوم كل موظف بإجراء خمس فحوصات للجودة في الساعة وتوثيق شيكاته في دفتر سجلات ، فمن السهل جدًا على المدير الجلوس في نهاية اليوم ومعرفة من الذي يفي بالمعيار ومن ليس.
كيف يجب على المدير استخدام سياسة ومعايير الأداء؟
على أساس يومي ، يمكن للمديرين الاستفادة من المعايير كحظات تدريب ، وإظهار الموظف الذي يحتاج إلى تحسين أدائه أو حيث يكون أدائه ممتازًا. في نهاية فترة زمنية معينة ، يمكن أن يظهر كل موظف متوسط أدائه مقارنة بالمعيار ، ويمكن اتخاذ قرارات مثل زيادة الجدارة أو الترقيات أو حتى الاحتفاظ بالموظفين على أساس موضوعي وعادل ونزيه.
