إن عملية دمج الحسابات المستحقة الدفع هي عملية تجميع الفواتير الواجب دفعها في مجموعات ، أو دفعات ، وإدخال إدخال واحد في السجلات المحاسبية لمجموعة الفواتير بالكامل ، بدلاً من إدخالات دفتر اليومية الفردية لكل مستفيد. يعتبر التجميع تقنية شائعة تستخدم لتقليل إدخالات دفتر اليومية ، ويساعد نظام المعلومات المحاسبية في العمل بشكل أكثر كفاءة. ومع ذلك ، فإن إجراءات الخلط لها عيوب كذلك.
تخفيض المعاملات
الفائدة الأساسية في معاملات الحسابات الدائنة هي تخفيض الإدخالات في النظام المحاسبي. يمكن للشركات التي لديها أعداد كبيرة من المعاملات ذات القيمة المنخفضة بالدولار أن تشاهد الآلاف من الدائنين والائتمانات بسرعة في حسابات النفقات. هذا المستوى من التفاصيل في دفتر الحسابات الدائنة غير ضروري ويخلق عبء معالجة لنظام المحاسبة المحوسب. عن طريق إجراء المعاملات على أساس يومي أو أسبوعي ، يتم تخفيف هذا العبء.
إنشاء مسار التدقيق
عندما يتم تجميع المعاملات على أساس يومي ويتم السداد عن طريق السلك ، فمن السهل للمحاسبين للمحاسبة تسوية المبالغ النقدية اليومية للتدفقات النقدية الصادرة من كشف الحساب البنكي ، حيث أن القوائم المصرفية تدرج في كثير من الأحيان إجمالي المعاملات اليومية. علاوة على ذلك ، يمكن عمل اختيارات عشوائية للفواتير المدفوعة وتحويلها إلى دفعات والبيان المصرفي للتأكد من دقة المبالغ المسجلة.
تحليل سريع
يسمح إجراء المعاملات اليومية والأسبوعية للمحاسبين بتحليل سريع لمقاييس المبالغ الشائعة في اليوم. تمثل كل دفعة دفعة نفس الوحدة الزمنية ؛ يتم رصد القيم المتطرفة بسهولة عن طريق إدراج مجاميع الدُفعات اليومية والتحقق من الكميات المرتفعة أو المنخفضة. ومع ذلك ، يجعل الخلط أكثر صعوبة للكشف عن التدفقات النقدية غير الطبيعية بشكل فردي. إذا كانت الشركة تشعر بالقلق إزاء المدفوعات النقدية الكبيرة التي تتم بدون ترخيص ، يمكن للمشرفين وضع سياسات لتشمل توقيعات مزدوجة على مبالغ كبيرة.
صعوبة في المصالحة
يمكن أن يكون العيب المحتمل في تجميع الحسابات المستحقة القبض صعوبة في المصالحة. إذا لم يكن محاسبو الشركة مجتهدين في تسجيل المعاملات التي تشكل كل دفعة ، فيمكن أن يكون تسوية المدفوعات صعبة ، إن لم تكن مستحيلة. إذا كان هذا الضعف موجودًا ، فيمكن أن يكون من السهل على الموظفين ارتكاب الغش أو البائعين الاعتراض على تلقيهم للدفع.
