تعد أنظمة الاتصالات الفعالة جزءًا لا يتجزأ من الأعمال الناجحة. للحفاظ على القدرة التنافسية والإنتاجية ، يجب على الشركة تطوير نهج منظم وفعال للتواصل والتواصل مع موظفيها ، وكذلك مع العملاء والبائعين وغيرهم من المهنيين. لحسن الحظ ، تطورت الاتصالات التجارية مع الوقت وتضم أنواعًا متنوعة من الرسائل التجارية ، بدءًا من الرسائل البسيطة والمجرَّبة إلى المتطورة تقنياً.
رسائل هاتف العمل
إذا كان نشاطك التجاري يحتوي على أكثر من شخص واحد ، فسيتعين عليك في نهاية الأمر تحديد أفضل طريقة لتسجيل رسائل الهاتف الواردة وتوزيعها. تستخدم بعض الشركات شخصًا لفحص المكالمات الهاتفية وكتابة الرسائل من المتصلين وتوزيعها على الموظفين الذين يقصدونها. تستخدم الشركات الأخرى نظام البريد الصوتي الآلي حيث يترك المتصلون رسائلهم كتسجيلات صوتية. مع البريد الصوتي ، يكون كل موظف مسؤولاً عن متابعة رسائله الخاصة. تقوم بعض الشركات الصغيرة فقط بإعداد صناديق البريد الصوتي للإدارات المنفصلة التابعة للشركة ، بدلاً من الموظفين الفرديين.
المذكرات المكتبية
المذكرات (المذكرات) هي نوع من المراسلات التي يمكن للموظفين استخدامها للتواصل داخل إداراتهم أو بين إدارات الشركة نفسها. المذكرات عادة ما تكون مختصرة في طبيعتها وليس لديها تنسيق رسمي لمراسلات الأعمال المكتوبة الخارجية. ومع ذلك ، تحتوي المذكرات على تنسيق وبنية عامة. كل مذكرات تنسيقات الأعمال إلى تفضيلاتها الخاصة ، ولكن بشكل عام ، تُظهر المذكرات المستلم والمرسل والموضوع في الأعلى ، أحيانًا بلون غامق. نص الرسالة أقل من هذه المعلومات في typeset العادية. يمكن للموظفين تسليم المذكرات شخصيًا أو استخدام توزيع البريد المشترك بين المكاتب. في بعض المهن ، مثل المجالات القانونية والرعاية الصحية ، يستخدم الأشخاص المذكرات لإرسال رسائل قصيرة إلى محترفين آخرين ، وفي بعض الحالات ، عملاء. يمكن للأشخاص إرسال هذه الأنواع من المذكرات عن طريق البريد ، عن طريق البريد الإلكتروني والفاكس.
بريد العمل
اليوم ، تستخدم العديد من الشركات مراسلات البريد الإلكتروني كطريقة للتواصل داخل الشركة وكذلك مع العملاء والبائعين والشركات الأخرى. إذا كان لدى النشاط التجاري موقع ويب ، فقد يكون لدى الموظفين عناوين بريد إلكتروني باسم نطاق الشركة ، مثل "[email protected]". تميل المراسلات بالبريد الإلكتروني إلى أن تكون أقل رسمية من المراسلات المكتوبة بخط اليد ، وهي حقيقة لها مزاياها وعيوبها. العديد من الشركات التي تسمح لموظفيها باستخدام عناوين البريد الإلكتروني للشركة تجد أنه من المفيد إنشاء معيار موحد للبريد الإلكتروني للشركة. قد تحد الشركات من استخدام الموظفين لأغراض تجارية فقط وتنظم بدقة أنواع مرفقات البريد الإلكتروني التي قد يقوم الموظف بتنزيلها. إذا كان لدى الشركة اتفاقية سرية مع موظفيها ، فمن المحتمل أن تمتد هذه الاتفاقية لتشمل استخدام الموظفين لمراسلات البريد الإلكتروني للشركة. يقع النشاط التجاري ضمن حقوقه في أن يطلب من الموظف تمثيل الشركة في ضوء إيجابي أثناء المقابلة مع عنوان البريد الإلكتروني للشركة. قد تتطلب بعض الأنشطة التجارية من الموظفين الذين يستخدمون بريد إلكتروني للشركة لإضافة توقيعات تلقائية للبريد الإلكتروني إلى بريدهم الإلكتروني. قد يتضمن هذا التوقيع الاسم الكامل للعامل وعنوانه في الشركة ، بالإضافة إلى اسم النشاط التجاري ورقم الهاتف والموقع الإلكتروني والمعلومات الأخرى ذات الصلة.
المراسلات التجارية
المراسلات المهنية التجارية لها تاريخ طويل وشامل. غالباً ما تقوم الشركات بتفويض تصميم ترويسة تتم طباعة جميع المراسلات التجارية عليه. قد يتضمن تصميم ترويسة شعار الشركة بالإضافة إلى معلومات الاتصال العامة ، مثل العنوان البريدي للشركة وأرقام الهاتف والفاكس وعنوان موقع الويب. تقوم بعض الشركات بتخصيص قالب الخطاب الرئيسي للأفراد داخل الشركة ، مع إضافة الامتدادات الشخصية وعناوين البريد الإلكتروني الفردية إلى معلومات الاتصال. المراسلات التجارية المكتوبة لها هيكل رسمي. على الرغم من أن التنسيق الدقيق قد يختلف ، بشكل عام ، فإن التاريخ ينتقل إلى أعلى الرسالة ، ويكون اسم المستلم الكامل والعنوان والشركة والعنوان البريدي أقل من التاريخ. ليس من الضروري إضافة سطر موضوع أو تسميات حقل ، مثل "إلى:" بجوار اسم المستلم وعنوانه. تستخدم المراسلات التجارية المكتوبة التحية الافتتاحية ، مثل "عزيزي" في البداية ، يليها اسم المستلم ، وإغلاق التحية في النهاية ، مثل "مع خالص التقدير" ، مع اسم المرسل من الأسفل. قد يرغب المرسل في التوقيع على الرسالة يدويًا من أجل لمسة شخصية. إذا قام شخص آخر غير مرسل الرسالة بكتابته أو كتابته ، فيجب أن يشتمل الطابور على الأحرف الأولى للمرسل ونقطته وحروفها الخاصة تحت التوقيع. إذا تم إرسال نفس الرسالة إلى عدة مستلمين ، فيجب إرسالها إلى المستلم الرئيسي ، ثم يجب أن يتم إخطار جميع المستلمين الآخرين في أسفل البريد الإلكتروني بجوار الأحرف "CC" ، والتي تعني "نسخة كربونية".
