يجب على جميع الشركات الاحتفاظ بنوع من كتاب دفتر الأستاذ في حالة وجود جامع ضرائب أو وكيل IRS يطرق. يمكن الاحتفاظ بدفتر حساب في برنامج جداول البيانات مثل Microsoft Excel ، لكن جمال دفتر الأستاذ المادي هو قابلية نقله. يمكنك أخذ دفتر الأستاذ إلى المنزل كل ليلة أو حمله للمستثمرين لمنحهم صورة عن كيفية قيام الشركة بعمل مادي. من الحكمة أيضًا الاحتفاظ بدفتر كتاب عن النفقات الشخصية ، كنوع من سجل الشيكات الممجّد.
ارسم ستة خطوط عمودية أسفل الصفحة الأولى من دفتر الأستاذ ، تاركًا سبعة أعمدة. لاحظ أن بعض كتب دفتر الأستاذ قد تم إعدادها مسبقًا ، ولكن لا يزال من الممكن تغييرها بالقلم.
قم بتسمية الأعمدة السبعة "Date" و "Description" و "Credit" و "Debit" و "Balance" و "Check Number" و "Approval".
استخدم السطر الأول في دفتر الأستاذ لتسجيل رصيد البدء. ضمن الوصف ، اكتب "بداية الرصيد" (و "الرصيد إلى الأمام" في الصفحات التالية) وحدد مقدار البداية في عمود "الرصيد".
تسجيل جميع المبيعات أو الحسابات المستحقة القبض أو المدفوعات في عمود "الائتمان" ، مع سرد التاريخ والوصف في الأعمدة المناسبة التي توضح سبب استلام الأموال.
سجل جميع عمليات الشراء والحسابات المستحقة الدفع وصكوك الرواتب في عمود "الخصم" ، مع سرد التاريخ ووصفًا يوضح سبب تفريق الأموال. أدرج رقم الشيك في عمود "التحقق من الرقم". اطلب من المدير أو صاحب الحسابات البدء في عمود "الموافقة".
الحفاظ على الرصيد الحالي بعد كل معاملة ائتمان وخصم للحصول على صورة للمكان المالي للشركة والتأكد من استخدام أرقام التحقق التالية وعدم سرقة الشيكات.
حافظ على إيصالات لجميع المعاملات. حفظ الشيك كعب لدفع المدفوعات وفواتير للمدفوعات في. ضع هذه الإيصالات في مظروف مانيلا لمرافقة دفتر الأستاذ. قم بحفظ العناصر شهريًا مع نسخة من ملف دفتر الأستاذ لهذا الشهر.
نصائح
-
اكتب جميع المعاملات في وقت المعاملة. أنت لا تريد أن تبقى مع أيام من الاعتمادات والخصومات لتسجيل في نهاية الشهر.
