عند إبلاغ موظف أو مورد أو حامل سياسة بعدم تجديد عقده ، فستحتاج إلى إرسال خطاب غير تجديد. كتابة هذه الرسالة ببراعة ومهنية يمكن أن تسهل الفصل الودي ، ناهيك عن توفير الوقت والحزن. هذه مناورة صعبة بعض الشيء. يجب أن تكون متوازنة على رسالة غير التجديد بين موقف المعلنة بحزم وحساسية لمشاعر المستلم.
بوضوح الدولة نيتك
اذكر بوضوح هدفك. الغموض يمكن أن يفتح الباب للارتباك في وقت لاحق. بعد ذكر اسم العمل أو المنظمة المعنية ، اشرح أن القارئ غير متجدد. لمزيد من الأمور الحساسة ، مثل موقف العمل ، يجب أن يتبع الخطاب مكالمة هاتفية أو اجتماعًا شخصيًا يشرح باختصار أسباب عدم التجديد.
مثال:
أنت تتلقى هذه الرسالة لأنك تزودنا حاليًا بخدمة قهوة شهرية لمكتبنا والتي يجب علينا إلغاؤها اعتبارًا من الشهر المقبل.
توفير باكريستوري
إعطاء سبب صادق لعدم التجديد. يستحق المستلم شرحًا صحيحًا للقرار. في العديد من الحالات ، يمكن أن يكون السبب بسيطًا مثل تغيير السياسة أو خفض الميزانية أو الإنهاء المنتظم للموقف. إذا كان القرار يعتمد على الأداء الضعيف ، فقل ذلك مع مثال. تجنب الدسم أو الإفراط في الاتهام البيانات ؛ بدلا من ذلك ، حافظ على الهدوء والمهنية. تأكد من أن لديك تقارير حوادث محددة لعمل نسخة احتياطية لأية بيانات عن سوء الأداء أو الأداء الضعيف إذا كان القرار موضع شك.
مثال:
أنت غير متجدد بسبب أدائك في القدرة على العمل ، خاصة فيما يتعلق بالمواعيد والالتزام بالعمل.
ناقش الخيارات المتاحة
اشرح الخيارات المتاحة للمتلقي. لتغيير السياسة ، قم بإعطاء بدائل وتاريخ محدد لإنهاء الخدمة. في حالة عدم تجديد العمل في مكان العمل أو المورد ، من الضروري عدم إعطاء إطار زمني فحسب ، بل أيضًا إرشادات تتعلق بوقت ومسؤوليات الإجازة المتبقية. هذه أيضًا فرصة ، إذا اخترت ، لإبلاغ المتلقي عن عملية استئناف عدم التجديد. قدّم معلومات الاتصال للشخص المسؤول عن هذه العملية أو رابطًا إلى موقع الويب المناسب لمزيد من المعلومات.
مثال:
يرجى ملاحظة أن خدمتك معنا ستنهي فعاليتها في 1 فبراير. في حين أننا لا نحتاج حاليًا إلى خدماتك ، فقد نقوم في المستقبل بتوسيع ميزانيتنا ، لذا يرجى التأكد من التحقق معنا في وقت لاحق من السنة حيث نقوم بإعادة تقييم يحتاج.
تأدب التهم
كن مهذب. في كثير من الحالات ، يكون عدم التجديد بمثابة مفاجأة للمستلم ، ويمكن أن يكون حرفًا صعبًا للقراءة لأنه يمثل غالبًا تغييرًا كبيرًا في الحياة أو الإيرادات. أشكر الموظف أو صاحب السياسة أو المورد على وقتهم ومساهماتهم في العمل ، وأتمنى لهم ، عند الاقتضاء ، حظًا في مساعيهم المستقبلية. ومع ذلك ، لا تلمح إلى أي شكوك أو شكوك بشأن القرار ، لأن هذا قد يوحي للمتلقي أنه يجب عليه الطعن في القرار ، أو حتى تقديمه إلى المحكمة.
مثال:
نشكرك على المساهمة القيمة التي قدمتها في أعمالنا. نتمنى لك التوفيق في المساعي المستقبلية.
الشكل الصحيح
التوقيع على الرسالة مع اسمك والموقف. قدّم عنوانك ومعلومات الاتصال بك حتى يفهم المستلم سلطتك في القرار وسيكون قادرًا على الوصول إليك بأسئلة. إذا كنت تقوم ببساطة بالإبلاغ عن تغيير في السياسة ، فأضف أن عدم التجديد يتوافق مع تلك السياسة ، وأرفقه كمرجع.
تأكد من قراءة الطباعة الصغيرة
إذا كان لديك عقد مكتوب مع الشخص أو الخدمة التي اخترت عدم تجديدها ، تأكد من قراءة غرامة. قد تكون هناك بعض التفاصيل حول كيف ومتى يمكنك إنهاء العقد الذي يجب عليك اتباعه حتى لا تتعرض إلى خرق للعقد. إذا كان عقد تجديد تلقائي ، مثل ذلك بالنسبة للخدمة الشهرية ، فعليك كتابة طلبك بإنهاء وإرساله إلى الإدارة المختصة. تأكد من تضمين التاريخ الذي ترغب في إنهاء الخدمة. الأمر متروك لك إذا كنت ترغب في تضمين السبب. إذا لم تقم بالإلغاء قبل فترة التجديد ، فقد تكون عالقًا مع رسوم الإنهاء ، لذا دوّن أي مواعيد نهائية للإلغاء عند إبرام عقد تجديد تلقائي.
