تؤثر طريقة إدارة الشركة بشكل مباشر على النجاحات والإخفاقات التي قد تحدث. عندما يحدد فريق الإدارة أهدافًا طويلة المدى للمنظمة ، بالإضافة إلى طرق مبتكرة لتحقيقها ، فإن المنظمة ككل لديها الدافع والسعي للعمل نحو تحقيق هذه النتيجة.
تخيل العمل في منظمة فشل فيها فريق الإدارة العليا في الاعتراف بأي خطط نمو أو أهداف طويلة الأجل. ماذا سيحدث لتلك الشركة؟ قد يستمر هذا النظام لعدة أشهر ، لكن نقص التخطيط أو التدخل الاستراتيجي قد يؤدي إلى زواله. وبالمثل ، فإن عدم وجود أي توجيه من الإدارة العليا قد يؤدي إلى فقدان الموظفين الثقة في الشركة. التخطيط التنظيمي ، الذي يشمل استراتيجيات لجميع مستويات الشركة ، أمر ضروري لنجاح الأعمال.
التخطيط التنظيمي التعريف
يبدأ تخطيط المؤسسة عندما يحدد فريق الإدارة العليا أهداف الشركة على المدى القصير والطويل. بمجرد تحديد هذه الأهداف وصقلها حتى تكون واضحة ويمكن تحقيقها ، من الضروري صياغة استراتيجيات وخطط محددة لتحقيق تلك الأهداف. ويضمن التخطيط التنظيمي وجود رؤية للأعمال التجارية بحيث يعرف الموظفون ويفهمون كيف تساهم وظائفهم اليومية في الشركة ككل.
يجب أن تكون الأهداف التي تضعها الشركة واقعية بما يكفي للتنفيذ ضمن موارد المنظمة. من الجيد الوصول إلى النجوم ، ولكن في الوقت نفسه ، يجب تحقيق الأهداف أيضًا. عدم القدرة على ضرب الأهداف التي هي بعيدة المنال يمكن أن يؤدي إلى تراجع معنويات الشركة. يجب أن يكون الهدف الجيد قابلاً للقياس كمياً. وبهذه الطريقة ، يمكن للشركة تتبع تقدمها طوال العام المالي ، والتحقق من مدى قدومها ومقدار ما تبقى لديها. من المهم أيضًا تحديد إطار زمني لتحقيق الهدف ، على سبيل المثال خلال سنة مالية أو ربع سنة. بهذه الطريقة يمكن للشركة تحديد مواعيد نهائية للمشروع للحفاظ على الجميع على الطريق الصحيح.
بالإضافة إلى تحديد الأهداف ووضع الخطط لتحقيقها ، يغطي تخطيط المؤسسة التوظيف وتخصيص الموارد.يجب أن يتواجد الأشخاص المناسبون لأداء أدوارهم ، ويجب أن تكون الموارد الضرورية ، بما في ذلك الموارد المالية ، متاحة للمنظمة حتى يتمكنوا من تنفيذ الخطط بنجاح.
وبما أن كل مؤسسة فريدة من نوعها ، فلن يعمل أي هيكل أو طريقة توظيف لكل شركة. ومع ذلك ، ينبغي دائما النظر في بعض العوامل عند التخطيط لهيكل تنظيمي فعال. تحتاج الشركات إلى البحث وتقييم نقاط القوة والضعف في مختلف خيارات الهيكل التنظيمي ، مثل الهياكل الوظيفية أو الشُعبية أو المصفوفة ، والنظر في أي منها سيحققها لتحقيق أهدافها التنظيمية على أفضل وجه. ستحتاج الشركة أيضًا إلى توقع أنماط نموها ، وكيف تتلاءم مع خططها العامة. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج المؤسسة إلى معرفة الهيكل الذي سيحقق أكبر كفاءة تشغيلية ورضا عامل.
يمكن أن يطبق التخطيط التنظيمي على أي حجم شركة ، سواء كان نشاطًا تجاريًا صغيرًا أو تكتلاً متعدد الجنسيات. في أي حالة ، من المهم أن يقوم فريق الإدارة بتحديد أهداف الشركة ووضع خطط لتحقيقها ، بالإضافة إلى الموارد التي ستلبيها لتحقيق هذه الأهداف.
أنواع التخطيط التنظيمي
هناك العديد من الطرق لتصنيف أنواع خطط المنظمة ، على الرغم من أن العديد منها يندرج ضمن أربع فئات رئيسية: مالية واستراتيجية وحالات طوارئ وخلافة. كل نوع من خطة المنظمة ينظر إلى العمل ككل ، ولكن من خلال عدسة منطقة معينة. بهذه الطريقة ، من السهل أن ترى كيف سيكون أداء العمل في العديد من السيناريوهات المختلفة.
يهدف التخطيط المالي في المنظمة إلى توليد دخل أكبر أو زيادة الحصة السوقية من العمل. أيضا ، يمكن للتخطيط المالي حل القضايا المالية التي يمكن التنبؤ بها قد تواجه الشركة في المستقبل. تعتمد الطريقة التي يتم بها هيكلة الخطة المالية على مستوى الشركة والأهداف التي ترغب في تحقيقها. عامل مهم في الخطة المالية هو أنه يجب أن يكون متجذرًا في الواقع. مثل التخطيط الفعال للأهداف ، يجب أن تأخذ الخطة المالية في الاعتبار الصورة المالية الحقيقية للشركة ، الآن وفي المستقبل. كما يجب أن تكون الخطة متطلعة إلى الأمام ، حتى تتمكن من التقاط أية مشكلات محتملة قد تحتاج الشركة إلى التغلب عليها.
خذ شركة صغيرة مثل وكالة التسويق الرقمي ، على سبيل المثال. مع وجود طاقم من خمسة أشخاص ، توقفت الشركة عند هضبة وليس لديها ما يكفي من الموارد البشرية لتنمية أعمالها. زيادة مبيعاتهم هي واحدة من أهدافهم التنظيمية. ومع ذلك ، إذا قام الموظفون بتوظيف موظف آخر ، فليس لديهم المال اللازم لدفع ثمنها. إن وجود خطة مالية واضحة لهذه المنظمة لن يساعدهم فقط على فهم كيفية جلب مورد إضافي ولكن أيضًا كيفية الدفع لهم. إلى جانب ذلك ، يمكن أن يساعد ذلك الموظف الجديد على تنمية مبيعاته وتحقيق هدفه التنظيمي.
نوع آخر من خطة المنظمة هو التخطيط الاستراتيجي ، الذي ينطوي على ترجمة رؤية الشركة إلى أهداف وأهداف ، مع خطوات لتحقيقها. لا ينظر التخطيط الاستراتيجي فقط إلى الداخل في الشركة نفسها بل يركز أيضًا على السوق والصناعة ، وكذلك على المنافسين. ويشمل هذا النوع من التخطيط تحليل الفرص المستقبلية للشركة والتهديدات المحتملة المحتملة. كما يتطلب معرفة نقاط القوة والضعف في المنظمة بشكل كامل. يتطلب التخطيط الاستراتيجي أيضًا أن يكون لديه فهم لمن يكون المنافسون في السوق ، وعلى وجه التحديد ما هي نقاط قوتهم وضعفهم مقارنة بالمنظمة. وجود رؤية واقعية للسوق العام والاقتصاد هو أمر حتمي أيضا.
في حالة وكالة التسويق الرقمي ، على سبيل المثال ، قد يكون جزءًا من رؤيتهم الإستراتيجية هو تقديم خدمة جديدة مثل كتابة مواد إنتاج الرصاص. إذا كان النشاط التجاري يركز في الغالب على تصميم الويب والإعلانات عبر الإنترنت حتى تلك اللحظة ، فسيلزمه إجراء بحث شامل في مجال كتابة الإعلانات لفهم كيفية وصوله إلى هذه الصناعة. إذا كان المنافسون يقدمون خدمات كتابة الإعلانات كخدمة ، فقد يكون من الحكمة لهم تقديمها أيضًا. قد يحتاجون أيضًا إلى طريقة للتمييز بين خدمات كتابة الإعلانات الخاصة بهم وبين منافسيهم.
تقوم العديد من المنظمات أيضًا بإنشاء خطط طوارئ للنتائج التي تقع خارج نطاق الوضع الطبيعي. يساعد هذا النوع من التخطيط التنظيمي على تخفيف المخاطر المحتملة على الشركة ويمكن أن يساعدها على الأرجح في تجنب الأحداث التي قد تكون لها آثار كارثية. خطة طوارئ قوية تم بحثها بشكل جيد وتقدم سيناريوهات واقعية يمكن أن تحدث والتي قد يكون لها تداعيات سلبية على الشركة ، وتوفر حلًا خطوة بخطوة تستطيع الشركة تنفيذه في هذا السيناريو. يمكن أن يساعد التخطيط للطوارئ على إنقاذ المؤسسة من السقوط ويمكن أن يساعدها على النمو في أوقات التحول.
قد يكون السيناريو الكارثي المحتمل لوكالة التسويق الرقمي هو أن أكبر عميل لديهم ، والذي يقدم أكثر من 50 في المائة من عائداته ، يقرر التوقيع مع أحد منافسيه. في هذه الحالة ، ستفقد الشركة جزءًا كبيرًا من دخلها. إذا لم يتمكنوا من إيجاد طريقة لاستبدالها ، فقد يضطرون إلى إعلان الإفلاس. ومن شأن خطة طوارئ ، في حالتهم ، أن توفر حلولاً ممكنة لهذه المشكلة ، والتي قد تتضمن طرقًا لإعادة هذا العميل إلى الشركة ، وزيادة إيراداته من خلال قنوات أخرى أو حتى الحصول على قرض للإغاثة قصيرة الأجل. من خلال وجود خطة قائمة بالفعل في حال ترك أكبر عميل لها ، يمكن لوكالة التسويق الرقمي أن تحصل على الحق في العمل في محاولة لحل مشكلتها ، بدلاً من إضاعة الوقت في محاولة اكتشاف خطة أثناء وجودها في وضع الأزمات.
تخطيط التعاقب هو وسيلة فعالة أخرى للتخطيط التنظيمي. هذا ينطوي على وضع استراتيجية لوضعها عندما يترك لاعب رئيسي في المنظمة. إذا ترك شخص ما في دور إدارة القرار المنظمة لأي سبب كان ، مخطط له أو غير مخطط له ، يمكن تعيين الشركة ككل خارج المسار. قد لا يتمكنوا من تحقيق أهدافهم التنظيمية إذا لم يكن لديهم القيادة الصحيحة في المكان المناسب. يتضمن تخطيط التعاقب أكثر من مجرد تسمية خلف. يعني تدريب وتهيئة هذا الشخص لملء موقع القيادة قبل الحاجة. وبهذه الطريقة ، لا يوجد وقت متخلف لخلفه في الحصول على السرعة ، ويمكن للمنظمة الاستمرار في العمل كالمعتاد.
إذا ترك مطور الويب الرئيسي لوكالة التسويق الرقمي فجأة ، على سبيل المثال ، قد لا تتمكن الشركة من إكمال مشروعاتها الحالية أو أي مشروعات جديدة حتى يكون لها بديل في مكانها. بالنسبة إلى نشاط تجاري صغير ، قد يعني هذا أنه قد يتعين عليهم إغلاق أبوابهم. مع خطة الخلافة ، ربما كانوا يقومون بتدريب مطور مبتدئ لتولي هذا الدور. إذا كان هذا الشخص قد تم إعداده بالفعل من أجل منصب رئيسي لاتخاذ القرار ، فيمكن للوكالة الاستمرار في خدمة عملائها دون أي عوائق.
لماذا تحتاج إلى استخدام التخطيط التنظيمي
يمكّن التخطيط التنظيمي السليم الشركة من تحقيق كامل إمكاناتها. باستخدام نهج منتظم ، يمكن للشركات تأسيس المكان الذي تريد الذهاب إليه ، ثم تنفيذ الخطوات التي يمكنهم استخدامها للوصول إلى هناك. إذا كانت المؤسسة مهتمة بالنمو ولا تعرف كيفية الوصول إلى هناك ، فإن تخطيط المؤسسة يمكن أن يساعد في تحديد الخطوات التي يجب اتخاذها ، لتحديد أهدافها والوصول إليها.
يساعد التخطيط التنظيمي الشركات على أن تكون استراتيجية في الطريقة التي تتخذ بها القرارات الرئيسية. عندما تكون هناك أهداف أكبر للشركة ، فمن الأسهل الوصول إلى قرارات معينة عند استخدام طريقة استراتيجية. وبالمثل ، يمكن أن يساعد التخطيط التنظيمي الشركات على البناء على نقاط قوتها. إذا كانت هناك مناطق محددة تتفوق فيها المنظمة ، فسيكون من الحكمة اللعب على تلك المجالات لتنمية الأعمال. على الطرف الآخر من الطيف ، يمكن تحسين نقاط الضعف في المنظمة باستخدام تخطيط المؤسسة. يمكن لعناصر التخطيط المالي والتخطيط للطوارئ أن تلعب دوراً هاماً في التغلب على نقاط الضعف في الأعمال التجارية.
يعد إعداد الشركة لتحقيق النجاح أحد الأسباب الرئيسية التي تجعلهم يستخدمون التخطيط التنظيمي. من خلال تطوير الخطط والعمليات ، يمكن للشركة العمل على تحسين الإجراءات التي يتم وضعها بشكل مستمر. إن تحسين الطريقة التي تعمل بها الشركة يساعد على منحها ميزة تنافسية أيضًا ، مما يمكن أيضًا من زيادة نشاطها التجاري.
كيفية تحسين التخطيط التنظيمي
لا توجد طريقة واحدة للتخطيط التنظيمي يعمل لشركة. في كثير من الأحيان ، يتعين على الشركة تطبيق طرق مختلفة لتخطيط المؤسسة للعثور على ما يناسبها. تحسين تخطيط المؤسسة هو عمل مستمر ، لأنه مع نمو الشركة وتغييرها ، تحتاج الطريقة التي تخطط الشركة إلى تغييرها للوفاء بالمتطلبات الجديدة.
الصدق والانفتاح جوانب مهمة في التخطيط التنظيمي. من المهم أن يكون لديك رؤية واضحة وموضوعية حول كيفية أداء المنظمة. بهذه الطريقة ، يصبح من الأسهل تحديد القضايا أو التهديدات المحتملة التي تواجهها المنظمة ، أو نقاط الضعف المحددة الظاهرة داخل الشركة. إزالة الموظفين الذين يواجهون حواجز داخلية تواجههم يساعدهم على التركيز على المهمة في متناول اليد. بمجرد إزالة الحواجز الداخلية ، مثل بعض الإجراءات أو السياسات ، يمكن للموظفين العمل على تحسين نقاط الضعف في المنظمة.
عند النظر إلى تحسين تخطيط المؤسسة ، من الضروري وجود مجموعة من المقاييس لقياس أداء الخطة. يمكن أن تقدم المقاييس قيمة كبيرة وتعمل كدليل لاتخاذ القرارات حول العناصر الأساسية للنشاط التجاري. يمكن للإدارة استخدام البيانات لتحديد المجالات التي تحتاج فيها المؤسسة إلى تركيز جهودها ومن ثم تطوير استراتيجيات لضبط العمليات ، مما يؤدي إلى تحسين أداء الشركة بشكل عام.
