يقوم التخطيط المؤسسي بإنشاء إستراتيجية لتحقيق أهداف العمل وتحسين أعمالك. تعد خطة الشركة بمثابة خريطة طريق تحدد خطة عمل نشاطك التجاري. من الضروري كتابة الأهداف والتخطيط لكيفية تحقيقها. بدون تخطيط ، يمكن أن تكون العمليات التجارية عشوائية ، ونادراً ما يكون الموظفون على نفس الصفحة. عندما تركز على تخطيط الشركة ، فإنك تضع أهدافًا قابلة للتحقيق وتجلب عملك خطوةً أقرب للنجاح.
تعريف التخطيط المؤسسي
التخطيط المؤسسي هو عملية إنشاء خطة طويلة الأجل لتحسين عملك. تفحص خطة الشركة القدرات الداخلية للشركة وتضع استراتيجيات لكيفية استخدام هذه القدرات لتحسين الشركة وتحقيق الأهداف. فكّر في خطة الشركة كخريطة طريق توضّح كل ما تحتاج إليه لتحقيق أهدافك المستقبلية والوصول إلى مستويات جديدة من النجاح. تنظر الخطة إلى كل قطاع من قطاعات الأعمال وتتأكد من أن جميع الأجزاء متناسقة وتعمل على تحقيق أهداف مماثلة. غالبًا ما يتم النظر إلى تخطيط الشركات من خلال تحليل SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات). علاوة على ذلك ، فإنه عادة ما يبدأ بأهداف واسعة ويعمل في طريقه نحو تحليل أكثر تفصيلاً ، وتحديد كيفية الوصول إلى الأهداف بدقة. تميل العناصر التالية إلى أن تكون في خطة الشركة:
- بيان الرؤية: يحدد بيان رؤية شركتك بشكل واسع الأهداف التي تعمل لتحقيقها. هذا البيان هو المكان الذي تركز فيه على تركيز نشاطك التجاري وما تريد تحقيقه خلال السنوات الثلاث إلى الخمس المقبلة. فكر بشكل كبير ، لكن تذكر أنه سيتعين عليك وضع خطة إستراتيجية لدعم هذه الأهداف. لذلك تأكد دائمًا من أن أهدافك يمكن تعريفها بأهداف SMART (إستراتيجية وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية وقائمة على الوقت).
- بيان المهمة: بيان مهمة جيدة يحدد كيف ستحقق بيان الرؤية الخاص بك في بضع جمل. يجب أن يوضح ما تخطط لعرضه أو بيعه ، والسوق الذي تتواجد فيه ، وما الذي يجعل شركتك فريدة من نوعها. بيان المهمة هو مثل الملعب المصعد لاستراتيجيتك بأكملها. إنه يتصل بشكل فعال بمن تكون وماذا تريد أن تفعل في بضعة أسطر.
- الموارد والنطاق: جزء من التخطيط المؤسسي يقيّم كل ما تقوم به حاليًا في مؤسستك. سوف تنظر إلى الأنظمة والمنتجات والموظفين والأصول والبرامج والأقسام والمحاسبة والمالية وأي شيء آخر مهم للغاية لتحقيق رؤيتك. يشبه هذا الجزء تقريبًا إنشاء خريطة لمؤسستك الحالية. فهو يمنحك نظرة عامة عن كل ما تقوم به شركتك ، مما يساعدك على وضع خطة للتحرك نحو المستقبل.
- الأهداف: بعد ذلك ، تحتاج إلى وضع أهداف عملك وكيف تخطط لقياس النجاح. يعد هذا وقتًا مناسبًا للتركيز على خطة SMART لضمان أن تكون أهدافك استراتيجية وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وواقعية وقائمة على أساس الوقت. إن الهدف الغامض مثل "تحسين سمعة العلامة التجارية" لا معنى له دون وجود مقياس ثابت للنجاح في مكانه. وبدلاً من ذلك ، سيكون هدف SMART "تحسين سمعة العلامة التجارية من خلال وضع المنتج في خمس قصص إعلامية إيجابية بنهاية الربع الأول".
- استراتيجيات: الآن ، حان الوقت لتوضيح الاستراتيجيات التي تخطط لاستخدامها لتحقيق أهداف شركتك. يمكن أن تكون هذه الاستراتيجيات أي شيء من إدخال منتجات جديدة لتقليل تكاليف العمالة بنسبة 25 بالمائة ، اعتمادًا على الهدف. يجب أن تتناول استراتيجياتك بشكل مباشر الأهداف التي حددتها في خطة شركتك ، وتتضمن خطة عمل لكيفية تنفيذها. هذه هي تفاصيل الخطة الدقيقة.
أمثلة التخطيط المؤسسي
تختلف احتياجات تخطيط شركتك حسب نشاطك التجاري وصناعتك. على سبيل المثال ، بالنسبة إلى شركة جنرال موتورز العملاقة للسيارات ، شملت استراتيجية الإدارة التنفيذية لشركة ماري بارا العديد من الأهداف. وشملت أهم هذه المنتجات أن تصبح شركة رائدة في مجال المنتجات والتقنيات ، حيث نمت العلامة التجارية Cadillac ، واستمرت في تطوير علامة GM التجارية في الصين ، واستمرت في تحسين مالية جنرال موتورز لتصبح أكثر كفاءة من الناحية التشغيلية. تم تصميم هذه الأهداف خصيصًا لتلائم الاحتياجات المحددة لشركة GM كشركة.
فيما يلي بعض الأمثلة على أهداف التخطيط المؤسسي:
- الأهداف المالية: من المفترض ، ذهبت إلى العمل لكسب المال. الأهداف المالية للتخطيط للشركات الخاصة بك هي أهدافك الموجهة نحو المال. يمكن أن تشمل هذه الأهداف زيادة قيمة المساهمين ، وزيادة الأرباح وتوليد المزيد من الإيرادات ، على سبيل المثال لا الحصر. ومع ذلك ، لا تتعلق جميع الأهداف المالية بالإيرادات والأرباح. هناك أيضًا أهداف حول خفض التكاليف ، موازنة الميزانيات ، الحفاظ على نسب الميزانية المناسبة والمزيد. مثال آخر على الهدف المالي هو تنويع أو إنشاء تدفقات إيرادات جديدة.تعتمد أهدافك المحددة على الاحتياجات الفردية لشركتك ، ولكن معظم خطط الشركة تتضمن على الأقل بعض الأهداف المالية.
- أهداف العميل: تركز أهداف عملائك على ما تنوي فعله لعملائك. قد يكون الهدف الذي يركز على العميل هو إعطاء المستهلكين أفضل قيمة مقابل السعر الذي يدفعونه. أو ، قد تهدف إلى تحسين موثوقية المنتج. هدف آخر من العملاء هو زيادة حصتك في السوق أو تقديم أفضل خدمة عملاء ممكنة. تختلف هذه الأهداف ، ولكنها تركز جميعها على تلبية متطلبات العملاء.
- الأهداف الداخلية: من المهم مراعاة الأهداف الداخلية عند القيام بالتخطيط للشركة. وتشمل الأهداف الداخلية ثلاثة مجالات: الابتكار ، والعمليات وخدمة العملاء. قد تتضمن أهداف الابتكار تحسين منتج أو زيادة النسبة المئوية لمبيعات منتج معين. قد يكون هدف ابتكار آخر هو استثمار x دولار في ابتكار المنتجات. تركز أهداف العمليات على تقليل الفاقد ، والاستثمار في الجودة ، وتحسين السلامة في مكان العمل والحد من الأخطاء في التصنيع ، على سبيل المثال لا الحصر. هدف عمليات محتمل آخر هو التبسيط. وأخيراً ، تركز أهداف خدمة العملاء على تحسين خدمة العملاء والاحتفاظ بهم والرضا.
- أهداف التعلم والنمو: كل منظمة تحتاج إلى التعلم وأهداف النمو عند التخطيط المؤسسي. أهداف التعلم والنمو هي تلك التي تشمل الموظفين وثقافة شركتك والقدرة التنظيمية لمؤسستك. أحد الأمثلة الممكنة على هدف التعلم والنمو هو تعزيز ثقافة الشركة ، وزيادة الاحتفاظ بالموظفين وتحسين الإنتاجية.
لماذا تحتاج إلى التخطيط المؤسسي
كل عمل يحتاج إلى القيام بالتخطيط للشركات. إن وضع خطة إستراتيجية يمنحك أهداف شركتك وأهدافها القابلة للتنفيذ. بدون خطة ، كيف ستعرف أولوياتك أو أين تضع مواردك؟ يحقق النشاط التجاري بخطة نتائج أفضل من النتائج التي لا يتوفر لها أي اتجاه.
السبب الأول الذي تحتاج إليه في التخطيط للشركات هو أنه يوفر أهدافًا واضحة لمؤسستك. لن تغادر في رحلة على الطريق دون تخطيط مسارك. وبالمثل ، لا يُنصح بتشغيل نشاط تجاري دون تخطيط مسارك. يضع تخطيط الشركة على الورق التركيز الخاص بك ، ويسمح لك بالمضي قُدما. إذا كان نشاطك التجاري يعمل بدون خطة ، فلن تتمكن من تحقيق أهدافك. يجب كتابة الأهداف وكسرها إلى أجزاء لتحقيقها بكفاءة. علاوة على ذلك ، يجب أن يكون لديهم جداول زمنية واضحة وتسليمات. يساعدك التخطيط المؤسسي على إنشاء خريطة طريق للنجاح من خلال مطالبتك بالإجابة على ثلاثة أسئلة حاسمة:
- ما هو الغرض من هذا العمل؟ (مهمة)
- أين نريد الذهاب وماذا نأمل في تحقيقه؟ (رؤية)
- كيف سنحقق أهدافنا؟ (خطة)
السبب الآخر الذي تحتاج إليه في التخطيط للشركات هو أنه يمكن أن يساعدك في مواءمة منظمتك وقيمها. تعمل خطة الشركة أكثر من مجرد إبقاء موظفيك على جدول زمني للنجاح. كما يحدد أيضًا من أنت كشركة وما تمثله. وبالمثل ، عندما يكون للموظفين رأي في اتجاه النشاط التجاري وأهدافه ، فإن ثقافة شركتك ستتحسن. التخطيط للمستقبل يجلب الجميع إلى الطاولة ، ويعزز تبادل الأفكار ويخلق حلولاً فعالة للمشاكل التنظيمية. يضمن وضع خطة والتشبث بها أن يكون جميع الموجودين في المؤسسة على نفس الصفحة. سيجد مالكو الشركات الصغيرة على وجه التحديد أن التخطيط الاستراتيجي هو وسيلة رائعة للحصول على تعليقات من الموظفين وتحسين الثقافة العامة.
أخيرًا ، تساعد خطة الشركة على نقل رسالة علامتك التجارية إلى الموظفين والمساهمين والدائنين والشركاء والمستثمرين والعملاء. إن أخذ الوقت الكافي لصقل رؤيتك ورسالتك مهم للغاية بالنسبة للمراسلة ، والتي هي في الأساس توصيل ما أنت وما تريد أن تكون كشركة. عندما يتم غرس هدفك كشركة إلى عظامها وجعلها متاحة على نطاق واسع ، تلتصق الرسالة. الجميع يعرف على الفور ما هي العلامة التجارية الخاصة بك ومن يأمل في الخدمة. يمكن استخدام خطة الشركة القوية والواضحة لجذب المستثمرين والعملاء والموظفين.
كيف نفعل التخطيط المؤسسي
لا توجد قواعد صارمة لكيفية التخطيط للشركات. كل شركة لديها احتياجات فريدة عندما يتعلق الأمر بالتخطيط للمستقبل. ومع ذلك ، هناك بعض النصائح التي يجب أخذها في الاعتبار لنجاح تخطيط الشركة. أولا ، جمع مدخلات من الموظفين من جميع أقسام الشركة المختلفة للدخول في الخطة. يمكنك القيام بذلك من خلال منتدى مفتوح أو اجتماعات الموظفين.
بعد ذلك ، هناك خطوة مهمة للغاية تتمثل في جمع الأشخاص المناسبين معاً لكتابة الخطة. حتى إذا كنت تشارك العديد من الأشخاص في عملية العصف الذهني ، فيجب أن يشارك عدد قليل منهم في عملية الكتابة الفعلية. يمكن أن تصبح الصياغة شاقة عندما يشارك الكثير من الناس. بالنسبة للمشروع الأول للخطة ، من المهم عدم الاستحواذ على كل كلمة. سيأتي ذلك لاحقًا أثناء مراجعة المسودات وجذب المزيد من اللاعبين ، مثل أعضاء مجلس الإدارة. في البداية ، لا تهتم إلا بالحصول على الأفكار والأهداف الرئيسية.
بعد كتابة المسودة الأولى ، اعرض موظفيك ومجلس الإدارة والإدارة العليا في أقرب وقت ممكن. سيكون لديهم جميعًا معلومات قيّمة وملاحظات حول كيفية المضي قدمًا. في النهاية ، يجب أن يتضمن مشروع تخطيط الشركة الخاص بك:
- ملخص تنفيذي: هذه هي النسخة السريعة لما تتضمنه خطة شركتك. يجب أن يغطي الملخص التنفيذي بدقة قيم علامتك التجارية ورسالتك ورؤيتك وأهدافك واستراتيجياتك الأساسية.
- صفحة التوقيع: ستتضمن هذه الصفحة توقيعات أعضاء مجلس الإدارة ، تفيد بأنها تتفق مع أهدافك ورؤيتك وتلتزم بها.
- وصف الشركة: تضمين سيرة شركتك ، بما في ذلك تاريخها ومنتجاتها وأي إنجازات مهمة.
- بيانات المهمة والرؤية والقيمة: توضح هذه البيانات من هو شركتك ، ما تفعله وأين تخطط للذهاب في المستقبل. هذا هو المكان الذي تتحدث فيه عن أولوياتك الأكثر أهمية.
- التحليل الاستراتيجي لشركتك: هذا هو القسم الذي يغطي تحليل SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات) لشركتك وأقسامها. كما يحدد التحليل الاستراتيجي القضايا التي تخطط للتعامل معها في الأشهر والسنوات القادمة.
- استراتيجيات وتكتيكات: في هذا القسم ، ضع إستراتيجياتك وكيف تخطط لإنجازها بالضبط.
- خطة عمل: تحدد خطة العمل الخاصة بك المسؤوليات التي تنوي تنفيذها ، بالإضافة إلى جدول زمني لإنجازها.
- خطط الميزانية والعمليات: بالطبع ، لتحقيق أهداف شركتك ، ستحتاج إلى الحصول على أموال في الميزانية. وضع القوائم المالية وخطة محددة لعملياتك.
- رصد وتقييم: كيف تخطط لتقييم ما إذا كانت أهدافك مستوفاة؟ يوضح هذا القسم كيف ستقيس التقدم لأهدافك.
- التواصل من الخطة: وصف لكيفية توصيل خطة شركتك إلى الموظفين وأصحاب المصلحة والعملاء وأي أطراف مهمة أخرى.
