تقوم معظم الشركات بإعداد خطة أعمال سنوية تتضمن توقعات مالية ، وتسمى أيضًا ميزانية الشركة. الخطة أو الميزانية هي أداة إدارة لتوفير التوجيه الاستراتيجي للشركة. ويوضح الخطوات المطلوبة لتنفيذ الاستراتيجيات التي تم اختيارها - ومقدار تكلفة هذه الخطوات أو الإجراءات - والتنبؤ بالإيرادات والأرباح التي يتوقع أن تنتج عن تنفيذها. عندما تصبح النتائج المالية الفعلية متاحة ، عادة في نهاية كل شهر ، تتم مقارنة هذه النتائج بالأرقام المدرجة في الميزانية في تقارير مقارنة الميزانية.
تجهيز
يتم إعداد النتائج المالية الفعلية من قبل قسم المحاسبة في الشركة. ويمكن إعداد الميزانيات من خلال المحاسبة كذلك ، أو قد يكون هناك قسم متخصص في التخطيط والتحليل المالي يكون مسؤولا عن إعداد الميزانية. تم تصميم الميزانيات لتكون بنفس تنسيق البيانات المحاسبية الشهرية ، لذلك تكون المقارنات بين النتائج الفعلية والميزانية أسهل. عادة ما تكون هذه الأنظمة تلقائية بمجرد أن يتم إدخال أرقام الميزانية ، يتم إنشاء تقارير المقارنة تلقائيًا بمجرد توفر معلومات المحاسبة.
القيمة
الفروق بين الأرقام المدرجة في الميزانية والأرقام الفعلية تكشف عن معلومات مهمة لإدارة الشركة حول كيفية أداء الأعمال. من الناحية المثالية تم إعداد الميزانية بعناية بحيث يمكن أن تكون دقيقة قدر الإمكان التنبؤ بما يمكن للشركة تحقيقه في السنة القادمة. عندما تظهر تقارير مقارنة الميزانية فروقًا كبيرة ، فهذا يعني أن الافتراضات المستخدمة في إعداد الميزانية كانت خاطئة ، أو تغيرت بيئة العمل عما كان متوقعًا. تسمح تقارير مقارنة الميزانية لفريق الإدارة بتحديد مكان حدوث المشكلات بسرعة.
التحليل والتفسير
في الشركات الكبيرة التي لديها العديد من الإدارات والأقسام المتعددة ، يمكن أن يكون حجم البيانات المحاسبية الضخمة ، مما يعني أن حجم تقارير مقارنة الميزانية كبير أيضًا. يأخذ موظفو المحاسبة أو المالية هذه البيانات ويعدون تقارير موجزة للإدارة العليا لمراجعتها. تتضمن هذه التقارير ، التي يتم إعدادها كل شهر ، مناقشة سردية للنتائج وتحليل أسباب الاختلافات الأكثر أهمية. يحتوي التقرير على رسوم بيانية ورسوم بيانية لتوضيح الاتجاهات الرئيسية التي تحتاج الإدارة العليا إلى مراجعتها ومناقشتها. في حالة ارتفاع المصروفات عن الميزانية ، يتعين على المحللين المكلفين بإعداد تقارير مقارنة الميزانية مرات عديدة العودة إلى إدخالات دفتر اليومية لهذه الفترة للكشف عن الأسباب المحددة للاختلافات. يتضمن تحليل فروق الإيرادات تحديد ما إذا كانت مبيعات الوحدات أقل من الميزانية أو كان متوسط السعر المتحقق لكل وحدة أقل من المتوقع.
اجراء تصحيحي
بعد مراجعة تقارير مقارنة الميزانية ، يجب على الإدارة العليا تحديد ما إذا كانت الفروق كبيرة بما يكفي لتبرير اتخاذ إجراءات تصحيحية. إحدى المسائل هي ما إذا كانت الفروق أحداث غير عادية لمرة واحدة أو جزءًا من نمط متكرر. إذا كانت المبيعات لمنتج واحد أقل من الميزانية لعدد من الأشهر ، فقد يتم إجراء تغيير في استراتيجية التسويق لإعادة المبيعات إلى المسار الصحيح. وبدلاً من ذلك ، قد يرجع عجز الإيرادات إلى عوامل تتجاوز قدرة الشركة على التحكم ، مثل الانكماش الاقتصادي العام. قد يكون الرد في هذه الحالة هو تقليص النفقات المدرجة في الميزانية لتضييق الفجوة بين الميزانية والنتائج الفعلية في الأشهر القادمة.وتعالج الإدارة العليا النفقات الأعلى في الميزانية عن طريق الاجتماع مع المديرين الذين كانت إداراتهم مسؤولة عن التباين وسؤالهم عن سبب حدوثها.
