وثائق الموظفين مهمة لعدة أسباب. وثائق تبرر إجراءات التوظيف ، من التوظيف والاختيار إلى الاستقالة ، والتقاعد أو الإنهاء. التدريب والتطوير والتعويض والمزايا هي جزء من وثائق الموظف كذلك. إن الحفاظ على توثيق دقيق وكامل يدعم أهداف الموارد البشرية ، مثل تخطيط التعاقب والترقية من الداخل. تعد وثائق الموظفين ، عند إعدادها بعناية وسرية ووفقًا لسياسات الشركة ، بمثابة العمود الفقري لقسم الموارد البشرية.
التوظيف والاختيار
حتى إذا بدأت عملية التوظيف والاختيار الخاصة بك مع تقديم الطلب عبر الإنترنت من خلال نظام تتبع مقدم الطلب ، فإن الوثائق لا تزال تشكل عنصرا هاما في عملية التوظيف. في الحد الأدنى ، تشمل عملية التوظيف الفحوصات الهاتفية الأولية والمقابلات وجهاً لوجه وتقييمات المحاورين. تعد الوثائق ضرورية لهذه العملية - حيث إن تدوين الملاحظات أثناء المقابلات الشخصية يعد عمليا شرطًا للمساعدة في اتخاذ قرار توظيف حكيم. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت ترغب في تمرير مؤهلات المرشح إلى مدير توظيف آخر ، فإنه يساعدك على مشاركة ملاحظاتك في المقابلة. ملاحظات المقابلة تحتوي على تقييماتك الشخصية وآرائك. لذلك ، ما لم تكن الملاحظات من عملية التوظيف والمقابلة تحتوي على درجات اختبار أو تعيد ذكر حقائق معينة حول مجموعة مهارات المرشح ، فإن هذا النوع من الوثائق لا يصبح عادة جزءًا من ملف الموظفين. والأهم من ذلك ، أن وثائق الموظفين تثبت أهلية التوظيف.
تدريب وتطوير الموظفين
يعد توثيق أداء الموظفين أمرًا مهمًا للحفاظ على الرضا الوظيفي والإنتاجية والمشاركة. يتضمن نظام إدارة الأداء الخاص بك عددًا من المكونات ، مثل وصف الوظائف ، وردود الفعل غير الرسمية ، والتدريب ، والإجراءات التأديبية ، وتقييمات الأداء السنوية. تتطلب كل هذه المكونات وثائق لنظام إدارة الأداء الخاص بك للبقاء على المسار الصحيح. عدم وجود وثائق قريبة من عدم التواصل في هذا المجال. يعتمد الموظفون على التعليقات لإلهام التحفيز وزيادة معنويات الموظفين. بدون وثائق ، يفتقر الموظفون إلى الأدوات اللازمة لتلبية توقعات صاحب العمل.
التعويضات والفوائد
تعد وثائق الموظفين عنصراً أساسياً في هيكل التعويضات والمزايا. وبدون هذا النوع من الوثائق ، من المستحيل تتبع أجور الموظفين ، وزيادات الجدارة ، ومكافآت نهاية السنة ، والخصومات الإلزامية والطوعية. تحتفظ الوثائق أيضًا بحالة استحقاقات الموظفين ، مثل خيارات الرعاية الصحية والرعاية التابعة وحسابات الإنفاق المرنة. يسجل قسم كشوف المرتبات الكثير من وثائق الموظفين في هذا المجال ؛ ومع ذلك ، فإن مسؤول الخصوصية الخاص بك لديه حق الوصول الحصري إلى جميع الوثائق ذات الصلة الطبية للحفاظ على الطبيعة السرية لمعلومات الموظف.
نهاية التوظيف
عندما تنتهي فترة عمل الموظف مع الشركة ، يكون التوثيق بالغ الأهمية. بغض النظر عن السبب ، يجب عليك إعداد وتقديم الأوراق التي توثق هذا العمل التوظيف. إذا قمت بإنهاء موظف ، فستبرر الوثائق قرارك. يتطلّب تفريغ الموظّفين المرتبط بسوء الأداء أو انتهاكات السياسة أو سوء السلوك الجسيم وثائق لدعم الإنهاء غير الطوعي. إذا قرر الموظف تقديم شكوى بسبب التفريغ غير المشروع ، يمكن للوثائق أن تحمي أصول شركتك إذا تصاعدت الشكوى إلى دعوى قضائية. إذا تقاعد الموظف أو استقال ، فستكون الوثائق ضرورية لاستمرار مزايا الصحة والدخل.
