تقارير التسليم هي أداة أساسية يستخدمها الموظف المنتهية ولايته لإبلاغ توظيف جديد من العمل السابق وما يجب أن يحدث لضمان انتقال الموظف بسلاسة. يمكن استخدام هذا النوع من التقارير بعدة طرق مختلفة. يمكن أن يتضمن معلومات لتغيير بسيط أو لموظف بديل دائم. يجب أن يتضمن التقرير جميع المعلومات الأساسية التي يحتاجها الشخص الذي سيتولى مسئوليتك للتأكد من عدم وجود مشاكل غير متوقعة وغير متوقعة بعد ترك منصبك.
إعداد تقرير تسليم الموظف
قبل البدء في إنشاء مذكرة التسليم ، قم بعمل قائمة بكل المعلومات التي سيحتاج الموظف القادم إلى معرفتها. فكر في ما تقوم به على أساس يومي ، بالإضافة إلى الأشياء التي تقوم بها أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا. قم بتضمين معلومات غير مسؤولياتك وواجباتك الأساسية ، مثل جهات الاتصال الهامة والبروتوكول وتسلسل القيادة وكلمات المرور والمفاتيح والتواريخ الهامة وبرامج التدريب وأي معلومات أخرى خاصة بالوظيفة.
فكر في المواعيد النهائية والأولويات
عندما تشعر بأن قائمتك مكتملة ، ابدأ بكسر القائمة حسب الأولويات ، والتكرار ، ونوع المعلومات والتسلسل. اذكر المشاريع الحالية ، التواريخ أو الأوقات التي بدأت فيها ، وكيف يجب أن تتقدم وتاريخ أو وقت الانتهاء المتوقع. يحتاج الموظف الجديد إلى معرفة المهام التي سيحتاج إليها لتحديد الأولويات بعد التسليم.
تبدأ مع الأهداف الرئيسية
ابدأ بكتابة ملخص لأهداف الموقع - لك ولشركتك - حتى يعرف بديلك أين يجب أن يبدأ. ما يلي يعتمد على الغرض من التقرير. بالنسبة إلى تقرير تسليم تغيير النقل ، على سبيل المثال ، ستبدأ بما بدأ في نوبة العمل الخاصة بك وتحتاج إلى إكمالها في اليوم التالي. لاحظ أيضًا المهام المكتملة ، لذلك لا يكرر التغيير الوارد ما فعلته. بالنسبة لموظف جديد دائم ، اكتب قائمة بالمشاريع القصيرة والطويلة الأجل التي تعمل عليها حاليًا ، بالإضافة إلى المشاريع البارزة التي أنجزتها في الماضي. قم بتضمين جميع التواريخ والمواعيد النهائية التي يحتاج الشخص الجديد إلى معرفتها.
إضافة النصائح والموارد
من المفيد أيضًا تضمين نصائح لإكمال المهام المطلوبة بنجاح. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء دليل تفصيلي حول موقع المستندات والعناصر الخاصة بالوظيفة الخاصة بك ، بالإضافة إلى تحديد معلومات الاتصال الخاصة بالأشخاص ذوي الصلة بالعمل المطلوب. إن أمكن ، قم بتضمين طرق لتحسين الإنتاجية والأداء الوظيفي. سيعطي هذا بديلك الأدوات اللازمة لمواصلة ما بدأته دون مقاطعة في تدفق العملية ويزيد من احتمال التوصل إلى نتيجة ناجحة.
استخدم قالب
لتبسيط عملية إعداد تقرير تسليم الموظف ، قم بإنشاء تقريرك باستخدام برنامج كمبيوتر مكتبي. استخدم قالب تقرير تسليم موجود أو أنشئ قائمة خاصة بك استنادًا إلى عناصر خاصة بالوظيفة - يجب أن تؤدي كتابة "قالب تقرير التسليم" في محرك البحث إلى عرض الكثير من الأمثلة. ولا تنس أن تقوم بمراجعة تقرير التسليم قبل الخروج من منصبك للتأكد من أن جميع المعلومات ذات الصلة متاحة للموظف الجديد.
