بالنسبة لمعظم الناس ، خيبة الأمل هي جزء من الحياة. والشعور شائع لدرجة أن الكثير من الناس يبتلعون العاطفة دون شكوى ، ويغذون ببطء مجموعة متنامية من الاستياء. قد يقدمون أعذارًا للطرف المخالف ، ويقولون "إنهم يبذلون أقصى ما في وسعهم". قد يكون ذلك صحيحًا ، لكن النقد البناء قليلاً لا يؤذي أحداً. سرعان ما تدرك الشركات والكيانات الأخرى التي تتلقى رسائل خيبة الأمل أنه من مصلحتها الفضلى توفير مجال للتحسين. كما يقول المثل ، "العجلة صارمة تحصل على الشحم."
تنظيم الحقائق الخاصة بك. الشخص أو الشركة التي تكتب بها رسالة خيبة الأمل لعدم قدرتها على تحسين نشاطها التجاري أو ممارساتها الشخصية إذا لم تشرح بوضوح كيفية إخفاقك في ذلك. قبل أن تكتب الرسالة ، لديك قائمة بالحالات التي شعرت فيها بخيبة أمل ، مرتبة حسب التسلسل الزمني. إذا كان لديك وثائق رسمية من مصادر أخرى ، فيمكنك أيضًا الاستفادة منها قبل أن تبدأ رسالتك.
قائمة مظالمك. اشرح بوضوح ما كانت توقعاتك وكيف لم يتم الوفاء بها. استخدم وثائق من مصادر أخرى إذا لزم الأمر.
اشرح كيف جعلتك المظالم تشعر. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب إلى إحدى شركات الوجبات السريعة حول خدمة العملاء المتعطشة بشكل متكرر ، فشرح أنها تجعلك تشعر كما لو أن أموالك ومكافآتك لا يتم تقييمها داخل مؤسستهم.
كن طيبا.تذكر أن الهدف من رسالتك هو مساعدة شخص أو مؤسسة على التحسين ، وليس تحطيمها. أنت ببساطة تشير إلى الطرق التي تشعر أنها يمكن أن تؤدي بشكل أفضل. عند كتابة خطاب خيبة أمل للشركة ، تذكر أن الشخص الذي يقرأ الرسالة لن يكون على الأرجح الشخص الذي لديك شكوى. لا تكن فظًا أو مقرفًا ؛ الحفاظ على نغمة خطاب نوع ، أو على الأقل ، المهنية.
تقديم اقتراحات للتحسين. الآن بعد أن أشرت إلى المشكلة ، ساعد في توجيههم نحو الحلول.
تقديم مطالبك. إذا كنت تشعر بأنك تستحق التعويض عن تجربتك ، فإن رسالة خيبة الأمل هي المكان المناسب لطلب ذلك. سواء أكنت تسأل عن استرداد مباشر أو خدمة مخفضة أو مجانية في المستقبل ، فاشهد أن تلبية مطالبك سيقطع شوطا طويلا نحو الاحتفاظ بك كعميل.
اكتب الرسالة. العرض التقديمي المحترف لإحباطك سيسمح للمتلقي بمعرفة أنك جاد.
قم بعمل نسخ من الرسالة. في حالة فقدان رسالتك ، تصبح قضية نزاع ، أو تصبح أول قضية في سلسلة طويلة من رسائل الإحباط ، يجب أن يكون لديك نسخة عن سجلاتك. إذا كنت تقوم بتضمين مستندات أخرى مع رسالتك ، فقم بعمل نسخ من تلك الوثائق وأرسل النسخ. احتفظ دائمًا بالمستندات الأصلية بنفسك.
