كتابة خطابات رفض العرض هي جزء شائع ، لكنه غير محبوب في إدارة الأعمال. يتم كتابة خطاب رفض العرض من قبل شركة لإعلام شركة أخرى بأن المزايدة التي وضعتها الشركة لم يتم قبولها. عند كتابة هذا النوع من الرسائل ، ضع في اعتبارك أن رسالتك يجب أن تكون مهذبة ومباشرة. يجب أن تشرح أسباب رفض العرض ، كما يجب أن توضح أن المناقصات المستقبلية من هذه الشركة سوف يتم النظر فيها بكل سرور.
قم بتحضير عنوان الرسالة. قم بتضمين التاريخ واسم الشركة واسم جهة الاتصال وعنوان الشركة التي تم رفض عرض التسعير الخاص بها.
خطاب الرسالة بشكل مناسب وباحترام. يجب معالجة الرسالة باستخدام كلمة "عزيزي" ، ويجب إدراج اسم جهة الاتصال بعد ذلك.
ابدأ الرسالة بشكر الشركة على العرض. يجب أن يكون خطاب رفض العرض مؤدبًا وأن يشكر الشركة على وجه التحديد لتقديم العرض. ويمكن أن يشمل أيضًا التاريخ والوظيفة التي تمت المزايدة عليها.إن أمكن ، قم بتضمين جملة تفيد بإعجابك بتفاصيل معينة من العطاء وإدراجها.
رفض عرض الشركة. ونذكر بأدب أن العرض الذي قدمته هذه الشركة لم يتم قبوله وأن عرضًا من شركة أخرى قد تم قبوله.
عرض أسباب الرفض. بعد التصريح بأن العرض قد تم رفضه ، أعط الشركة سببًا أو اثنين بشأن تفاصيل سبب اتخاذ هذا القرار. قد يكون ذلك بسبب أسعار أو سلع ذات جودة أقل ، أو لأن هذه الشركة بعينها ليست ثابتة. وهذا يوفر فرصة لشركة العطاءات لمعرفة المشكلة وإتاحة الفرصة لتصحيحها في قرارات العمل المستقبلية.
شجّع الشركة على المزايدة مرة أخرى في المستقبل. أغلق الرسالة عن طريق ترك الباب مفتوحًا أمام الفرص المستقبلية. وهذا يتيح للشركة التي تقدم العطاءات معرفة أن عروض الأسعار المستقبلية موضع ترحيب وأن هناك دائمًا إمكانية للنظر في عرض مستقبلي وربما قبوله.
التوقيع على الرسالة. استخدم الكلمة "مع خالص التقدير" عند إغلاق الرسالة وتوقيع اسمك. أرفق بطاقة أعمال مع الرسالة ، مما شجع الشركة المناقصة على مواصلة المزايدة على المشاريع المستقبلية.
