غالباً ما تكون عمليات التحفظ على الائتمان ضرورية عندما يفشل العملاء في الدفع كما هو متفق عليه. يمنع التعليق العميل من شراء بضائع أو خدمات إضافية حتى تتلقى الدفع. ومع ذلك ، فإن الرسالة تتطلب دراسة متأنية بحيث تحقق هدف الجمع على الحساب مع الاحتفاظ بالعملاء كعميل. من الممكن أن يقوم بعض العملاء الذين يشعرون بالضيق بسبب خطاب احتجاز ائتمان الحساب بأخذ أعمالهم في مكان آخر. هذا هو السبب في أن الاحتمالات الأخرى للتجميع مهمة قبل إرسال الرسالة كحل أخير.
مراجعة سجل الدفع على الحساب. تأكد من أن العميل قد تلقى العديد من تذكيرات الدفع عن طريق البريد وعن طريق الهاتف.
اكتب الرسالة باستخدام تفاهم ولكن لهجة قوية أثناء إظهار التقدير للعميل مع الإصرار على الدفع. في الفقرة الأولى ، أشكر العميل على دعمه لنشاطك التجاري ، وأقر بأن الأوقات الاقتصادية الصعبة أو الأسباب الأخرى قد تتسبب في تخلف أي عميل عن الحساب.
أعلن عقد الائتمان مع الجملة الأولى في الفقرة الثانية بحيث تقف وحدها للتأكيد. اكتب ذلك ، "ومع ذلك ، يؤسفني أن نعلق رصيدك على الفور بسبب عدم الدفع". أو استخدم صياغة مختلفة تنقل نفس الرسالة.
حدد الرصيد المستحق في الفقرة الثالثة وأخبر ما يجب أن يحدث لرفع رصيد الائتمان. تقديم موعد نهائي للدفع وإخبار العميل أن التكليف لمجمع الديون ممكن.
قم بإنهاء الرسالة مرة أخرى وشكر العميل على ولائه. ضع رقم هاتفك المباشر في الرسالة وادعو العميل للاتصال لمناقشة ترتيبات الدفع.
