من أجل دفع موظفيها مقابل الخدمات المقدمة ، يجب على أصحاب العمل وضع نظام الرواتب. من خلال هذا النظام يقوم صاحب العمل بتجهيز كشوف المرتبات ، والذي يجب أن يتم في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة لضمان أن يتلقى الموظفون رواتبهم وفقا لذلك. نوع نظام كشوف المرتبات المستخدمة هو تماما صاحب العمل.
دليل الرواتب
يتم إعداد نظام الرواتب يدويًا يدويًا. وهذا يعني أن جميع حسابات الأجور تتم على الورق ؛ ويشمل ذلك حساب الساعات والاستقطاعات القانونية (الضرائب) والاستقطاعات غير الطوعية (استحقاقات الصحة والمعاشات التقاعدية). من مزايا استخدام نظام الرواتب اليدوي أن تكاليفه قليلة جدًا. ومع ذلك ، فإنه يأخذ الكثير من الوقت والطاقة للقيام بتجهيز كشوف المرتبات اليدوية. بالإضافة إلى ذلك ، هناك مساحة أكبر للخطأ باستخدام هذه الطريقة. إن رواتب الموظفين و الإيداعات الضريبية معرضة لعدم دقة نتيجة لذلك. على وجه الخصوص ، يمكن أن تكون أخطاء الإيداع الضريبي مكلفة بسبب العقوبات من الحكومة.
رواتب محوسبة
نظام كشوف المرتبات المحوسب هو عندما يقوم صاحب العمل بشراء برنامج الرواتب ويستخدمه كوسيلة للتعامل مع كشوف المرتبات. هذه الطريقة أسرع بكثير من نظام الرواتب اليدوي. وتقوم بعض الشركات بتوظيف موظفي كشوف مرتبات داخليين لمعالجة كشوف مرتباتهم من خلال نظام كشوف المرتبات المحوسب. موظفو كشوف المرتبات مسؤولون عن إدخال جميع الأجور التي تدفع في النظام. يقوم النظام بحساب الأجور ، وتخزين معلومات كشوف المرتبات ، وفحوصات الطباعة. كما يمكن لموظف كشوف المرتبات الوصول إلى تقارير الرواتب ، مما يسمح له بالتحقق من الأخطاء وتصحيحها قبل أن يستلم الموظف شيك راتبه. كما تقلل جداول الرواتب المحوسبة من حجم الأوراق المطلوب تقديمها ، حيث يمكن تخزين معظم معلومات الرواتب في النظام.
كشوف المرتبات الخارجية
يفضل العديد من أصحاب العمل الاستعانة بمصادر خارجية للحصول على كشوف المرتبات لشركات مثل Paychex و ADP. تتيح هذه الخدمة الخارجية لصاحب العمل مزيدًا من الوقت للتركيز على مسائل الرواتب غير المتعلقة. تعتبر خدمة كشوف المرتبات الخارجية مسؤولة بشكل عام عن المعالجة الكاملة لكشوف رواتب عملائها ، بما في ذلك تسويات المرتبات والإيداعات الضريبية وإصدار W2. كل ما يتعين على صاحب العمل القيام به هو نقل البيانات التي يجب دفعها لكل تاريخ دفع لشركة كشوف المرتبات ؛ مقابل رسوم ، تفترض شركة المرتبات مسؤوليات الرواتب.
اختيار النظام
قد تستخدم الشركات الصغيرة جدًا (أقل من 10 موظفين) نظامًا يدويًا لجدول الرواتب إذا كانت ساعات العمل تبقى على حالها في فترة الدفع. ومع ذلك ، أصبح هذا النظام عتيقا جدا ، العديد من الشركات من هذا الحجم تختار نظامًا محوسبًا أو خدمة كشوف الرواتب الخارجية. تستخدم الشركات الكبرى بشكل عام موظفي الرواتب وتوظف نظام كشوف الرواتب في المنزل أو تستخدم خدمة كشوف الرواتب الخارجية.
تعقيد الرواتب
غالبا ما يحدد تعقيد كشوف المرتبات نوع نظام الرواتب الذي يحتاجه صاحب العمل. على سبيل المثال ، إذا كانت هناك معالجة متعددة الدول ، والعديد من الزينة وطلبات إعالة الطفل ، ومعدلات دفع مختلفة ودورات دفع ، فإن صاحب العمل يكون أفضل حالاً باستخدام نظام الرواتب المرتبط بالحاسوب مع موظفي كشوف المرتبات الداخلية أو تكليفه بكشوف المرتبات خدمة الرواتب الخارجية.
