بصفتك أحد وكلاء التأمين ، سيكون عليك رفض بعض المطالبات. عندما تنكر أي مطالبة ، يجب عليك إرسال خطاب إلى العميل يوضح سبب إنكاره. قد يكون هذا أمرًا غريبًا ، ولكنه جزء من وظيفتك. اجعل رسالتك محترفة وموجزة لجعل التفاعل مباشرًا قدر الإمكان لك وللعميل.
نصائح
-
تأكد من تضمين تفاصيل محددة حول الرفض أو يجوز للعميل مقاضاة مقدم التأمين عن الأضرار من خلال مطالبة التأمين سوء نية.
ما الأسباب وراء رفض مطالبة العميل؟
بعض الأسباب الشائعة لرفض مطالبات التأمين هي:
- الضرر غير مشمول في سياسة العميل.
- لم يدفع العميل أقساط التأمين الخاصة به.
- لا توجد أدلة كافية لدعم المطالبة.
- لم يتم تقديم المطالبة في الوقت المناسب.
- قدم العميل معلومات غير صحيحة.
هذه القائمة ليست شاملة وقد تكون هناك أسباب أخرى لإنكار المطالبة. النقطة المهمة هي توضيح تلك الأسباب بوضوح. إذا كان العميل غير راض عن الأسباب التي قدمتها ، فقد يكون له الحق في تقديم شكوى.
ماذا يجب أن يكون في خطاب رفض المطالبة؟
يجب أن يتضمن خطاب رفضك ما يلي:
- اسمك وموقعك وشركتك.
- تاريخ تقديم الدعوى.
- تاريخ إنكارك.
- سبب الرفض.
- رقم سياسة العميل.
- رقم المطالبة.
ارجع إلى دليل ونماذج نمط شركتك للحصول على رسائل رفض في مجال عملك لمعرفة ما إذا كانت هناك أي معلومات إضافية تحتاج إلى تضمينها في رسالتك. على سبيل المثال ، قد تتم مطالبتك بالإشارة إلى قانون التأمين ضد السيارة الذي تتبعه الولاية إذا كنت تعيش في إحدى الحالات التي تتطلب من ضحايا حوادث السيارات تقديم مطالبات الحماية الشخصية ضد الإصابة (PIP).
كيف تقوم بتنسيق رسالة رفض المطالبة؟
يجب تنسيق خطاب رفض المطالبة مثل أي اتصالات أعمال أخرى. في ما يلي نموذج نموذج يجب اتباعه:
شركتك رقم تليفونك عنوان بريدك الإلكتروني
تم تنسيق اسم العميل ومعلومات جهة الاتصال بنفس الطريقة التي نسجت بها اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك أعلاه.
RE: المطالبة بالرفض DATE: تاريخ التقويم لرسالتك
عزيزي (اسم العميل)
جثة إلكتروني
بإخلاص،
اسمك
حدد عدد المرفقات الموجودة بين قوسين هنا.
كيف تكتب جسد الرسالة؟
في الفقرة الأولى ، أذكر أن الرسالة ردا على مطالبة العميل. اذكر رقم المطالبة ورقم سياسة العميل بالإضافة إلى تاريخ تقديم المطالبة. تقديم لمحة عامة موجزة عن طبيعة المطالبة. في الفقرة الثانية ، قم بتوضيح خطوات تحقيق شركتك في المطالبة. في الفقرة التالية ، نوضح بأدب ولكن بوضوح أن الشركة تنكر مطالبة العميل استناداً إلى النتائج التي توصل إليها من خلال التحقيق.
يجب أن تقدم فقرتك الختامية تعليمات إلى العميل للاتصال بك إذا كان لديه أي أسئلة أو تعليقات إضافية حول المطالبة أو الرفض. أشكر العميل على المطالبة وعمله. اذكر أنه على الرغم من أنه كان عليك رفض هذه المطالبة المحددة ، فإنك تأمل في مواصلة علاقتك المهنية مع العميل في المستقبل. إذا كان لديك أي مرفقات ، فلاحظها هنا.
