تتطلب كتابة المطالبات ورسائل التعديل التحضير والتخطيط قبل البدء في الكتابة. اكتب من مخطط بسيط للحفاظ على تنظيمك. قرر ما تريد أن يفعله القارئ. على سبيل المثال ، هل تريد استعادة أموالك أو هل تريد استبدال المنتج؟ خطاب المطالبة هو طريقة لحل المشاكل المتعلقة بالأخطاء التي تم إجراؤها وقد تحتاج إلى تعديل. رسالة التعديل هي رد على خطاب المطالبة الذي تم تقديمه ضد عملك.
العناصر التي ستحتاجها
-
المبالغ المستلمة
-
فواتير
رسالة المطالبة
اكتب عن الحقائق ذات الصلة في الفقرة الأولى. ابدأ بالمشكلة. اشرح بالضبط ما حدث والسبب في أنك تكتب خطاب المطالبة.
توضيح السبب الذي يجعلك تعتقد أنه يجب منح مطالبتك في الفقرة الثانية. أخبر القارئ عن تفاصيل المطالبة والمسؤوليات القانونية والإنصاف. على سبيل المثال ، لم يعمل المنتج كما اقترح الإعلان.
ابدأ الفقرة الثالثة عن طريق طلب الإجراء. اطلب ما تتوقع من القارئ القيام به. قم بتضمين تاريخ تتوقع فيه الإجراء. لا تهدد ، ولكن اشرح الخطوات الإضافية التي يمكنك اتخاذها في حالة عدم تلبية طلبك. أغلق مع "بصدق" وتوقيعك فوق اسمك المطبوع.
رسالة التعديل
ابدأ فقرتك الأولى بعبارة موافقة. امنح العميل الأخبار الجيدة أولاً وأذعن لمطالب العميل.
بدء الفقرة الثانية عن طريق شرح الخطأ. اشرح سبب المشكلة. لا تحدد اللوم. ركز على جهودك المستمرة لتجنب الأخطاء والصعوبات.
أعرب عن تقديرك لعمل العميل في الفقرة الثالثة. اعتذر إذا شعرت أنه يجب عليك القيام بذلك. في حالة عدم التمكن من الالتزام بجميع عناصر التسوية المطلوبة ، اشرح السبب وأضف أي تفاصيل ضرورية عن كيفية استجابتك للطلب.
أغلق الرسالة مع "بصدق" ، وقم بطباعة وتوقيع اسمك.
تحقق من رسالتك للتأكد من أن النغمة ودية. حاول ألا يبدو تنازليا أو متوسطا.
نصائح
-
احتفظ بنسخة من رسالتك في سجلاتك.
تقديم كمرفقات المستندات مثل الفواتير أو المواد الإعلانية أو الإيصالات التي يمكنها إجراء نسخ احتياطي لما تكتبه.
