تحتاج الشركات أو المؤسسات أو الجامعات الراغبة في استضافة مؤتمرات منتظمة إلى تثبيت الأجهزة المناسبة للتعامل مع عدد المشاركين المتوقع في كل مرة. عند شراء أو شراء الأجهزة الضرورية ، ستحتاج أيضًا إلى تأمين البرنامج المناسب والتراخيص المصاحبة للحصول على أجهزة المؤتمرات عن بعد التي تعمل بشكل صحيح. يمكن لموظفي تكنولوجيا المعلومات (IT) في المنزل التعامل مع الإعداد المطلوب. يمكن للمؤسسات التي ليس لديها فريق من موظفي تقنية المعلومات الاستعانة بمستشار للمساعدة في الإعداد.
الخادم / المعالج
يحتاج أي إعداد يمكن الاعتماد عليه على المؤتمرات عن بعد أولاً إلى خوادم ذات أداء عالٍ أو أكثر موثوقية. يجب أن تكون وحدة المعالجة المركزية سريعة ، أكبر من 3 ميجاهرتز ، مع ذاكرة وصول عشوائي بسعة 1 غيغابايت على الأقل مع واجهة إيثرنت 100 ميجابايت كحد أدنى ، والتي يمكن أن تستوعب ما بين 50 إلى 100 متصل. إذا كان لديك مشاركين يتصلون من مواقع متعددة مثل المكاتب البعيدة الخاصة بهم ، يمكن للخوادم الخاصة بهم أو معدات الهاتف الخاصة بهم التعامل مع نهاية مؤتمرهم الخاص. ومع ذلك ، إذا كنت تقوم بإعداد إمكانات عقد المؤتمرات عن بعد في مواقع متعددة تابعة للشركة أو في حرم جامعي ، فقد ترغب في تثبيت خوادم موثوق بها في جميع المواقع التي سيكون لديك فيها أشخاص مشاركين في المؤتمر. لا يلزم بالضرورة أن تكون هذه الخوادم كبيرة الحجم مثل المكتب الرئيسي أو الحرم الجامعي الذي يستضيف المؤتمرات الهاتفية ما لم تكن هناك أعداد كبيرة من المشاركين في كل موقع.
اتصال الإنترنت
لتشغيل أو المشاركة في المؤتمرات عن بعد بشكل فعال ، ستحتاج إلى اتصال إنترنت عالي السرعة بحد أدنى 10 ميجابت في الثانية لكل 50 متصلاً تتوقعين مشاركتك في مكالمة معينة. يمكن للشركات الكبيرة أو الجامعات أو المؤسسات إنجاز ذلك باستخدام الشبكة المحلية فائقة السرعة الخاصة بها ؛ ومع ذلك ، فإن الطريقة الأكثر واعية للميزانية لتحقيق ذلك لمعظم المنظمات هو استئجار خادم للتعامل مع هذا الاتصال عن طريق مرفق التجميع.
الصوت عبر بروتوكول الإنترنت الأجهزة
يمكنك استضافة أنجح المؤتمرات عن بعد عبر اتصال الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) ، والذي يتم إنجازه باستخدام صندوق خادم VoIP. يتوفر هذا الجهاز إما من مزود الإنترنت الخاص بك أو من خلال مزود مزوّد الأجهزة التكنولوجي. ليس من الأهمية بمكان أن يكون لدى كل شخص يتصل في مؤتمر عبر الهاتف جهاز VoIP خاص به في مواقعه. مرة أخرى ، ستحتاج إلى تثبيت أجهزة وبرمجيات VoIP في جميع الجامعات التابعة للشركة أو الجامعة إذا تم إعداد عقد المؤتمرات عن بعد لمؤسسة متعددة المواقع مع العديد من المشاركين في كل موقع.
مكونات نظام الصوت
اعتمادا على الإعداد لمؤتمركم عن بعد ، قد تحتاج إلى نوع من نظام الصوت مع مكبرات الصوت. في حالة إجراء مؤتمر عبر الهاتف مع مجموعات من الأشخاص في أماكن مختلفة حيث سيكون هناك أشخاص متعددين في كل غرفة ، ستحتاج إلى نظام صوت لكل مكان بحيث يمكن لجميع المشاركين سماعهم. وسيشمل النظام الصوتي الفعال للاتصالات عن بعد منفذًا MIDI مزودًا بمُركب يتم التحكم فيه بواسطة MIDI ومدخلات صوت رقمية وتناظرية وخلاط صوت منخفض الضوضاء (يمكن التحكم فيه بواسطة البرامج) ومكبرات صوت.
سماعات (اختياري)
بالنسبة للمحادثات عن بعد التي يكون فيها كل مشارك في موقع منفصل على جهاز الكمبيوتر الخاص به ، سيحتاج كل مشارك يساهم في المؤتمر إلى سماعة رأس مزودة بميكروفون مدمج وقدرات كتم الصوت لمنع الضوضاء المحيطة حتى يصبح الشخص مستعدًا للتحدث. بالنسبة للمشاركين الذين يستمعون فقط إلى المؤتمرات عن بعد ، ستفعل سماعات رأس قياسية.
