يعد تطوير خطوات معالجة الطلبات أمرًا أساسيًا لنشاطك التجاري. بدون تدفق عمل معالجة الطلب الصحيح ، فإن معالجة الطلب داخل عملك ستكون فوضوية وغير موثوقة. خذ الوقت الكافي لتطوير إرشادات معالجة الطلبات المناسبة وستعمل شركتك بسلاسة أكبر وستحصل على رضا أكبر من العملاء.
استخدام نموذج موحد عند أخذ أوامر
سواء كانت شركتك تستخدم مندوب خدمة العملاء لتلقي الطلبات أو يقوم العميل بإدخال الطلبات مباشرة من خلال موقع الويب الخاص بك ، فمن الضروري أن يكون لديك نموذج موحد. يسمح ذلك للشخص بملء النموذج لمعرفة المعلومات المطلوبة ويضمن جمع كل المعلومات المطلوبة.
قد يحتوي كل عنصر من عناصر المخزون لديك على تفاصيل أمر مختلف قليلاً. على سبيل المثال ، إذا كنت تدير متجرًا للأثاث ، فقد يشتمل نموذج طلب الأريكة على نوع القماش بينما قد يتطلب نموذج الجدول نوعًا من اللمسات النهائية.
من المهم عدم قبول نماذج الطلبات غير الكاملة. إذا لم يكن نموذج الطلب يحتوي على المعلومات المطلوبة ، فيجب إعادته وإتمامه قبل أن تتم معالجته.
تأكد من الأمر
بعد تقديم نموذج الطلب ، يجب تأكيده مع العميل. يمكن تحقيق ذلك عن طريق إرسال بريد إلكتروني يحتوي على تفاصيل الطلب. لا يلزم مطالبة العميل بالتحقق من الطلب. بدلاً من ذلك ، أوضح أنه يجب على العميل الاتصال بشركتك إذا كانت هناك أية مشكلات في الطلب. تأكد من سهولة الوصول إلى معلومات الاتصال الخاصة بشركتك للعميل.
قم بتوزيع نموذج الطلب داخليا
بمجرد ملء نموذج الطلب ، يجب إعادة توجيهه إلى كل شخص يحتاج إلى تنفيذ إجراء يتعلق بتنفيذ الطلب. وهذا يشمل المستودع ، وقسم الحسابات المستحقة القبض ، والشركة المصنعة ، إذا تم تنفيذ الطلب من قبل طرف ثالث. يجب تحديد تاريخ التنفيذ المتوقع بوضوح حتى يعرف كل المعنيين الجدول الزمني.
التواصل مع العميل
من الضروري التواصل بوضوح مع العميل. أخبر العميل إذا كان هناك تأخير في تنفيذ الطلب. أن تكون صريحًا وصادقًا مع العميل عندما تكون هناك مشكلة أفضل بكثير من تجاهلها. أيضا ، إبلاغ العميل عند سفن النظام. أخبرها بالناقل ورقم التتبع وتاريخ التسليم المتوقع. اطلب التغذية الراجعة من العميل بعد استلام الطلب. اطلب اتصال ممثل خدمة العملاء للتأكد من رضا العميل عن الشراء أو استخدام استطلاع عبر الإنترنت للحصول على تعليقات. في كلتا الحالتين ، سوف تعطي ملاحظات العملاء نظرة مفيدة جدًا في عملية إنجاز الطلبات.
