معظم وظائف الأعمال التي لا توجهها السياسات والإجراءات تصبح فوضوية وغير منظمة. لا يعد الاحتفاظ بالسجلات من أكثر جوانب العمل إثارة ، ولكنه واحد من أكثر الأمور حيوية. يعمل نظام منظم لتخزين المستندات على التخلص من السجلات غير المفيدة وحماية الأعمال في حالة المراجعة. إن معرفة وقت الاحتفاظ بها ومتى يتم إلقائها هو خطوة حاسمة في تطوير عملية تجارية ناجحة.
جدول الاحتفاظ العالمي
يجب على جميع الشركات تطوير نظام للاحتفاظ بالسجلات العامة لجميع الأقسام. يحصل الجميع على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بتخزين السجلات. بحث القوانين والقوانين الأساسية لعملك وقطاع التشغيل. على سبيل المثال ، قد يكون لشركة المحاماة متطلبات مختلفة عن متاجر البقالة الصغيرة. إذا لزم الأمر ، استشر محاميًا لإنشاء هذا النظام. فهرسة الخطة على أساس الوظيفة والقسم. وضع جدول زمني وتعيين رموز التصنيف.
جرد السجلات
جرد السجلات هو خطوة حاسمة في إدارة الاحتفاظ. هذه قائمة دقيقة لجميع السجلات ، الإلكترونية والورقية ، داخل مؤسستك. يجب أن تفصّل القائمة عنوانًا لكل سجل ، مثل "دفتر الأستاذ العام" ، وموقع المستند. بالإضافة إلى ذلك ، تشمل تصنيف للسجلات. سيكون هذا هو المعيار الأساسي للاحتفاظ استنادًا إلى جدول شركتك. على سبيل المثال ، إنشاء جدول بيانات. سيكون العمود الأول عنوانًا ، "تقرير الشيخوخة المستحقة الدفع". سيكون رأس العمود الثاني عبارة عن تصنيف ، "الحسابات مستحقة الدفع". قد يكون العمود الثالث عبارة عن قسم ، "محاسبة". وقد يتضمن الجزء المتبقي من جدول البيانات الموقع ، "غرفة التخزين الشرقية ، مجلس الوزراء الرابع" ، ورمز الاحتفاظ ، "الجدول أ"
تقييم الوثائق
تستلزم عملية التقييم إجراء تحليل على مستوى الشركة للسجلات في الموقع لإزالة الوثائق التي تتجاوز فترة الاحتفاظ. هذا الشكل من تنظيف المنزل يلغي تراكم السجلات الزائدة. الاستفادة من قائمة جرد السجلات ، وتدمير الوثائق منتهية الصلاحية. بمجرد الانتهاء من المراجعة ، قم بمراجعة كل تخزين وتحديث قائمة الجرد. خلال هذا الوقت ، قم بفحص القوانين للتعرف على أي تغييرات تم تطبيقها منذ آخر مراجعة. جدولة الاستعراضات سنوياً أو فصلية أو شهرية.
