يمكن للمؤسسات التي لديها عملية إدارة العقود أن توفر الوقت والمال وبالتالي تتمتع بميزة في السوق. إن جوهر عملية إدارة العقود الصحية هو موقع مركزي حيث يسهل الوصول إلى جميع لغات العقد.
تحليل العقد
مراجعة العقد للتأكد من أنه يحتوي على جميع المعلومات ذات الصلة. يحدد العقد المتين بوضوح أدوار ومسؤوليات المنظمات والأفراد. وينبغي أن تفصّل جميع الأطر الزمنية والمواعيد النهائية ، وأن تحدد كيف ستقاس التسليمات وأن تضع ترتيبات الدفع بوضوح.
فهم الخلفية
أخذ الوقت لمناقشة داخل المنظمة دور مقدم الخدمة والعلاقة التي وضعت سوف تساعد في تحديد شروط العقد. إذا لزم الأمر ، اجتمع مع مزود الخدمة لتحديد أي مشاكل معلقة. يمكن أن تساعد العلاقة القوية مع مقدم الخدمة في صياغة عقد مفيد للطرفين.
وضع بروتوكولات الرصد
تأكد من وجود أنظمة لجمع البيانات ومراقبة الجداول الزمنية وإعداد تقرير حول الأداء وترتيب مسك الدفاتر. إجراءات محددة جيدا توفر الوقت والمال.
الحصول على الوثائق اللازمة
من الضروري في بداية العقد تحديد جميع التراخيص والوثائق اللازمة ، والتأكد من أن جميع المعلومات حديثة ومشاركة هذه المعلومات مع مزود الخدمة.
إبلاغ جميع الأطراف
ينبغي إبلاغ أعضاء فريق إدارة العقود وغيرهم من أصحاب المصلحة في البداية بمسؤولياتهم في عملية التعاقد. ينبغي تحديد المسؤوليات طوال مدة العقد بوضوح حتى يفهم جميع أعضاء الفريق مسؤولياتهم.
إدارة القضايا
عندما يتم توقيع العقد ، ينبغي التعامل مع أي قضايا لم تحل حتى لا تسبب مشاكل خلال مدة العقد. يجب تدوين المشكلات التي لم يتم حلها في وقت توقيع العقد والحل والإطار الزمني المتفق عليهما. هذا هو أيضا الوقت المناسب لتحديد بنود العقد التي سيتم تركها للتنمية المستقبلية. يحتاج أي عنصر يتطلب تباينًا في العقد الأولي إلى تسجيله وإدارته بعناية.
تقييم التحول
ستكون هناك مرحلة انتقالية في بعض العقود. في نهاية هذه المرحلة ، ينبغي أن يجتمع الطرفان لتقييم الأداء العام للعقد. في بعض الحالات ، تكون الفترة الانتقالية عندما يتم التوصل إلى التفاصيل النهائية للعقد. في هذه الحالات ، يعد التقييم الشامل للفترة الانتقالية أمرًا بالغ الأهمية. هذا هو الوقت المناسب لتحديد ترتيبات العقد مثل الموارد التي ستكون مطلوبة.
تقييم الأداء
يجب أن تكون إدارة الأداء مستمرة طوال العقد. وسيساعد التقييم المستمر لبيانات الأداء ومواصلة العمل وتصحيح ما هو غير مفيد في إعادة صياغة شروط العقد التي تعود بالفائدة على جميع الأطراف.
إدارة الاختلافات
يجب أن تتضمن جميع العقود أحكامًا خاصة بالتغيرات ، والتي يجب السماح بها في حالات محددة فقط. يجب أن يتم تعريف اختلافات العقود كتابةً بتعديل رسمي. يجب أن تكون عملية إدارة التغيير القياسية في مكانها لجميع الاختلافات.
