النقد هو أكثر من مجرد عملات معدنية وعملات في عالم الأعمال. ويشمل أيضا الشيكات ومعاملات بطاقات الائتمان والحوالات المالية. باستخدام أساليب أفضل الممارسات للتعامل مع النقد ، فإنك تساعد في الحد من الأخطاء وضمان المساءلة ، حتى لو كان المبلغ النقدي الذي تتعامل به منخفضًا. من خلال إنشاء عناصر تحكم التعامل مع التدفقات النقدية وتطبيقها ، يمكنك إنشاء عملية فعالة لإدارة المدفوعات والمال الخارجين التي تتلقاها.
المساءلة النقدية
تتبع الأفراد الذين يمكنهم الوصول إلى أموال الشركة ولاحظوا مسؤوليات التعامل النقدية لكل شخص. يجب أن تعرف مصدر أموال شركتك في جميع الأوقات وأن تكون قادرًا على تتبع المخالفات لأفراد محددين. يمكنك تحقيق ذلك عن طريق التأكد من أن كل دفعة لها إيصال نقدي صادر ومُسجل ، مع منح كل عميل إيصال وتوثيق أي تحويلات. يجب أن يوافق المشرف دائمًا على المعاملات التي تم رفضها أو ردها والتحقق من الودائع النقدية.
فصل واجب
عندما يتحمل واحد أو اثنين مسؤولية التعامل مع النقد ، يكون هناك خطر أكبر من الاحتيال. من خلال فصل رسوم التعامل النقدي بين عدة أفراد ، لا يمكن لشخص واحد التحكم في عملية تداول النقد. اطلب من الأفراد المختلفين تسجيل المدفوعات النقدية لسجلات الدفاتر ، وتلقي الأموال ، وإيداع الأموال ، والتوفيق بين المدفوعات النقدية في دفاتر دفاتر سجلات الدفاتر وتسلم شيكات الرواتب. عندما تفصل رسوم التعامل النقدي ، يكون كل فرد مسؤولاً أمام الآخرين في عملية معالجة النقد.
المصالحة النقدية
عندما يكون لديك ممارسات تسوية نقدية في مكان ، يمكنك التأكد من أن الموظفين قاموا بتسجيل المعاملات النقدية بشكل صحيح ولديهم نظام من الضوابط والتوازنات. على الأقل ، يجب عليك التحقق من كشف حسابك المصرفي مقابل إيصالاتك النقدية وإيداعاتك على أساس شهري. بالإضافة إلى تسجيل المدفوعات النقدية بمجرد استلامها ، قم بإحصاء وموازنة إيصالاتك النقدية كل يوم وقم بمقارنة جميع الإيصالات مع قسائم الإيداع. بالإضافة إلى التسوية النقدية الشهرية المجدولة ، إجراء فحص مفاجئ لسجلات مسك الدفاتر كل شهر.
الأمان
كلما كان العمل التجاري يعالج النقد ، من المهم الحفاظ على المال والموظفين في مأمن. لحماية الأصول المالية الخاصة بك ، دائما إجراء فحوصات الخلفية على الموظفين المحتملين قبل تمديد عروض العمل. احرص دائمًا على الاحتفاظ بالنقود في مكان آمن وتفصيل سياستك الخاصة بالتعامل النقدي في دليل الموظف. الحد من عدد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى النقد بأقل عدد ممكن ، وإعطاء كلمات المرور والمجموعات فقط للموظفين المعتمدين. كل عام ، أو كلما كان الموظف الذي يتعامل مع النقد يترك الشركة ، قم بتغيير كل المجموعات وكلمات المرور. عندما يكون الموظف مسؤولًا عن المال ، يجب عليه القيام بذلك في مكان لا يستطيع الجمهور أو العملاء رؤيته. عند أخذ نقود من مكان إلى آخر ، مثل إجراء إيداع أو إذا كان نشاطك التجاري يحتوي على حرم جامعي كبير ، فاستخدم نظام الأصدقاء. احرص دائمًا على تقليل مبلغ النقد في عملك بين ليلة وضحاها ، حتى لا تتكبد خسارة كبيرة في حالة نشوب حريق أو سرقة.
