إن السياسات والإجراءات المحاسبية ليست واحدة ونفس الشيء ، على الرغم من أن العاملين في المكتب غالباً ما يخلطون بين الاثنين. تمثل السياسات المحاسبية المبادئ التوجيهية أو القواعد التي تحدد ما يتوقعه قسم المحاسبة في موقف معين. من خلال إنشاء السياسات ، يضمن قسم المحاسبة الحفاظ على قواعد الشركة ومعاييرها والالتزام بها بطريقة متسقة من جانب جميع المتضررين. يمثل هذا الإجراء جانب المعادلة من خلال تحديد الخطوات الفردية التي تضمن الحفاظ على السياسات المحاسبية للشركة ووضع الضوابط الداخلية موضع التنفيذ.
حدد السياسة
عند وضع دليل السياسات والإجراءات المحاسبية الذي يستخدمه المحاسبون وآخرون في الشركة ، يجب عليك أولاً تحديد كل قاعدة أو إرشادات كسياسة فردية تريد أن يتبعها الأشخاص. لا تخلط السياسات معًا ، نظرًا لأنها مربكة جدًا. تقوم دوائر المحاسبة بإنشاء سياسات التدفق النقدي ، وسياسات استرداد السفر ، وسياسات المصروفات النثرية ، وسياسات الدفع المستحقة الدفع ، أو سياسات الفوترة ، على سبيل المثال لا الحصر. يجب أن تحدد السياسة القاعدة - المعروفة باسم ما - وتتضمن من يجب أن يلتزم بها ولماذا يجب الالتزام بها. يتم الحفاظ على السياسات والإجراءات كوثائق منفصلة.
اكتب النظرة العامة
يجب أن تتضمن كل سياسة نظرة عامة أو ملخصًا للمبدأ التوجيهي أو القاعدة. تأتي النظرة العامة أولاً ، مع معلومات مفصلة تتضمن التفاصيل. على سبيل المثال ، قد يكون لدى قسم المحاسبة سياسة لصناديق المصروفات النثرية التي توضح مقدار المال الذي سيتم توفيره للمصروفات النثرية ، ونوع المشتريات التي يغطيها ، وعنوان الشخص المسؤول عن ضمان الحفاظ عليه بشكل صحيح. لا تسرد السياسة أسماء الأشخاص ، بل تحتل العنوان أو الموقع في الشركة المسؤولة عنه.
الخطوط العريضة للإجراءات
الإجراءات هي عملية خطوة بخطوة يتقيد بها الأفراد وفقًا لسياسة الشركة.على سبيل المثال ، قد يقوم قسم المحاسبة بوضع سياسة التدفق النقدي التي تحدد مقدار النقد التشغيلي الذي يجب أن يكون متاحًا في جميع الأوقات وما يجب أن يحدث إذا لم يكن متاحًا. ولكن لضمان الحفاظ على السياسة ، يجب على شخص ما في قسم المحاسبة إكمال تسويات الحسابات المصرفية. تتضمن عملية التسوية البنكية خطوات تفصيلية حول كيفية إجراء التسوية البنكية لضمان الالتزام بسياسة التدفق النقدي. لكتابة الإجراء ، قم بتحديد كل خطوة يجب تنفيذها ، بما في ذلك عناوين الأشخاص الذين يكملون كل خطوة وما يحدث في الخطوات اللاحقة.
رقم الخطوات
اكتب الإجراءات بترتيب حدوث الخطوات. على سبيل المثال ، باستخدام عملية التسوية البنكية ، ابدأ بالشيء الأول الذي يجب أن يحدث ، مثل: بيانات البنك يجب أن تعطى لمدير المحاسبة. قم بتضمين الخطوات التي يجب على مدير الحسابات تنفيذها قبل تمرير عمل التسوية الفعلي لشخص آخر في المحاسبة. يمكن أن يتضمن ذلك أشياء مثل مراجعة سريعة لعدم تناسق الشيكات وأسماء المدفوع لأمره وغير ذلك.
دليل السياسات والإجراءات
أدرج قائمة بالعناوين في قسم المحاسبة مع وصف موجز للواجبات التي يؤديها كل منصب في الشركة في مقدمة دليل السياسات والإجراءات. يساعد هذا في إنشاء ضوابط داخلية مع ضمان فصل المهام. اكتب سياسات على الصفحات الفردية ، وقم بإنشاء صفحة جديدة أو مجموعة من الصفحات لكل سياسة. وتتلقى كل سياسة عنوانها وعنوانها في جدول المحتويات لتسهيل عملية البحث عن الأشخاص. بعد السياسة ، قم بتضمين جميع الإجراءات الموجودة على صفحاتهم كنسخة احتياطية. قد يتضمن جدول المحتويات "سياسة التدفق النقدي" ، كعنوان رئيسي يحتوي على عناوين فرعية وصفحاتها الخاصة التي تتضمن "عمليات التوفيق البنكي" أو "تسوية حسابات بنك ليدجر العامة" أو أي إجراءات أخرى تنطبق على هذه السياسة المحددة.
