خطاب الالتزام هو اتفاق رسمي لتقديم دعم مادي لمؤسسة أعمال أو منظمة غير ربحية أو بحثية. عادة ما تحدد خطابات الالتزام في عالم الأعمال وعودًا بتقديم التمويل أو القروض ، بينما تحدد تلك الالتزامات للمنظمات غير الربحية بشكل عام التزامات التعاون أو الشراكات أو أشكال الدعم المادي الأخرى. سواء أكنت ملتزمًا بتمويل نشاط تجاري أو دعم مجموعة مجتمعية غير ربحية ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن خطاب الالتزام - مثل أي مراسلات تجارية جادة - هو موجز ودقيق ودبلوماسي.
مراجعة المعلومات الخاصة بك. سوف يحدد خطاب الالتزام الخاص بك كافة التفاصيل المتفق عليها مسبقًا لدعمك (مثل المبالغ المالية التي سيتم إقراضها والجداول الزمنية وخطط الطوارئ) ، لذا تأكد من أن جميع معلوماتك ذات الصلة حديثة. يجب أن تحدد رسالتك فقط الشروط التي وافق عليها الطرفان بالفعل. لا تستخدم الرسالة لإضافة أو مراجعة الشروط أو الشروط.
حدد الشروط الأساسية لاتفاقيتك. يجب أن يحدد لك فتح رسالتك جميع الأطراف المشاركة في الاتفاقية ، بالإضافة إلى الشروط والأهداف الأساسية لالتزامك. إذا كنت ملتزمًا بمشروع أو نشاط تجاري ، فحدد المبالغ. إذا كنت ملتزمًا بنوع آخر من الدعم أو التعاون ، فأشرح باختصار نوع الدعم الذي ستقدمه.
حدد الأدوار والمسؤوليات الخاصة بك في الاتفاق. كن دقيقا. قل بالضبط ما هو دورك ووصف مجموعتك من المسؤوليات. إذا كنت تقدم الأموال ، فصف جداول الدفع بالإضافة إلى خطط الطوارئ في حالة عدم قدرتك على الوفاء بالتزامك. إذا كنت بصدد إتمام الالتزام بمشاركة غير ربحية أو بحثية ، فعليك بوصف مسؤولياتك الدقيقة (مثل الخدمات أو التسهيلات التي تخطط لتقديمها) والدور الذي تلعبه أنت أو مؤسستك في التعاون.
اجعل رسالتك واضحة وموجزة. تشير بعض المصادر إلى أن خطابات النوايا التجارية تقتصر على صفحة واحدة. في بعض الحالات ، يمكن أن تكون الأحرف الفعالة قصيرة مثل فقرة واحدة.
كن وديا. إذا كنت تكتب خطاب التزام إلى منظمة غير ربحية ، فضع في اعتبارك أنه قد يتم النظر في رسالتك من قبل وكالات أخرى تدعم هذه المنظمة أو تراقبها ، لذا تأكد من توضيح أسباب رغبتك في العمل مع هذه المجموعة.أذكر أيضًا أي تعاون سابق أجريته مع المجموعة. سيؤدي ذلك إلى تعزيز صورتك ، وصور المتعاونين معك ، في نظر المؤيدين الآخرين للمنظمات غير الربحية ، مثل الكيانات التي تقدم المنح.
