الأحداث هي أدوات مهمة للشركات لأغراض مختلفة ؛ قد يكون بعضها داخليًا ويركز على الموظفين ، بينما يكون البعض الآخر للتسويق. وفي كلتا الحالتين ، يذهب نفس نوع التخطيط إلى الحدث ، ويجب أخذ نفس التفاصيل في الحسبان من أجل نجاح الحدث. تتطلب الأحداث التخطيط الدقيق والإعداد. يمكن أن يساعد اتباع نظام محدد على ضمان سير الحدث بسلاسة.
حدد هدفك لهذا الحدث. إذا كنت تخطط لندوة تسويق ، فستكون مسؤولياتك مختلفة عما إذا كنت تخطط لشواء للشركة. تأكد من حصولك على تعليمات مفصلة للغاية حول ما هو متوقع ؛ هناك مكونات عملية مثل عدد الأشخاص القادمين وعدد الأماكن التي يجب أن يكون عليها المكان ، والعوامل الموجهة للتسويق مثل ما إذا كان الحدث يهدف إلى كسب عملاء للشركة أو إذا كان ذلك مخصصًا للإدارة أو للموظفين الآخرين.
إنشاء ميزانية. يحتاج أحد الأشخاص إلى الدفع مقابل الحدث ، وستحتاج إلى موافقة قبل البدء. ضع في الاعتبار وقتك ، القاعة ، أي طعام أو زخارف ، مكبرات صوت أو أنشطة ، وأي اعتبارات أخرى تراها ضرورية. قم بإعداد كل شيء بتنسيق منظم والتزم به عند إجراء الترتيبات.
ضع جدول الأعمال. قم بإعداد جدول تفصيلي وتخصيص الوقت المناسب لكل نشاط. بناء في برنامج كامل من البداية إلى النهاية ، مع الملاحظات الافتتاحية والختامية إذا لزم الأمر.
التخطيط اللوجستي. يمكنك استئجار موقع وطلب طعام وتوظيف مكبِّر صوت ودعوات طباعة. قم بزيارة المكان للحصول على نظرة ملموسة على التصميم بحيث يمكنك تصور المكان الذي سيتم فيه إعداد الطعام وكيفية ترتيب المقاعد والطاولات. حاول أن تحتفظ بميزانيتك ، لكن قم بإجراء تعديلات عند الضرورة ، مع التحقق دائمًا من صلاحيات أعلى قبل القيام بأي التزامات.
نشر هذا الحدث. تعتمد كيفية إنجاز هذا إلى حد كبير على نوع الحدث الذي تخطط له. بالنسبة لحدث داخلي ، من المحتمل أن يكون البريد الإلكتروني للشركة أو بعض الملصقات المعلقة في الأماكن المناسبة كافية. سيتطلب الحدث التسويقي خطة تسويقية كاملة ، وربما مع الإعلانات وبعض التسويق المباشر كوسائل مساعدة.
نصائح
-
استخدم برنامجًا لتتبع خططك ؛ تخطيط حدث يتطلب مهارات تنظيمية ممتازة. امنح المشرف تحديثات يومية أو أسبوعية على تقدمك حتى يكون على دراية بما يحدث.
تحذير
لا تحاول أن تحشر في الاستعدادات الخاصة بك قريبة جدا من الحدث. امنح نفسك الوقت الذي تحتاجه لتحقيق النجاح.
